1 Transitorische Buchungen

Mit der Funktion „transitorische Buchungen“ können Abgrenzungen im laufenden Finanzverkehr getätigt werden. Sowohl im CashBooking als auch im CashBanking können Buchungen als Abgrenzungen, welche danach automatisch ins Cash-Farmdata verbucht werden, markiert werden.

Markierte Buchungen mit der Abgrenzungsfunktion werden wie folgt verbucht:

  • Abgrenzungen im ersten Halbjahr werden als Vorschlag ins vergangene Geschäftsjahr verbucht, insofern das ver­gangene Geschäftsjahr noch nicht gesperrt ist.
  • Abgrenzungen im zweiten Halbjahr werden als Vorschlag ins zukünftige Geschäftsjahr verbucht.
  • Der erhaltene Abgrenzungsvorschlag kann manuell geändert und sogar anteilsmässig aufgeteilt werden.

2 Grundeinstellungen im Office Admin

Unter Office Admin (Treuhandstelle Administrator) kann mittels vordefinierten Abgrenzungstabellen für die Treuhand-stelle, Kundengruppen oder sogar pro Mandat, Abgrenzungsbereiche definiert werden. Das Ziel ist, dem Office Client User (Kunde) die Abgrenzung so einfach wie möglich zu machen und ihn nicht durch einen Dschungel von Abgrenzungs­konten zu schicken. Der Kunde braucht lediglich die Abgrenzung bei der entsprechenden Buchung zu aktivieren, nöti­genfalls den Abgrenzungszeitraumvorschlag abzuändern und alles andere soll automatisch erfolgen. Wird dennoch eine Abgrenzung aufs falsche Abgrenzungskonto verbucht, kann diese in CashFarmdata einfach mit „Drag und Drop“ auf das korrekte Konto gezogen werden. Der Office Admin hat nun die Möglichkeit, eine oder mehrere Abgrenzungsmatrixen zu erstellen und darin Abgrenzungsbereiche zu definieren.

1. Die Erfassung der Grundlagen kann man als Office Administrator durchführen. Sobald Cash 2.0 als Office Administrator gestartet ist, erscheint folgende Maske:

Die „Default“-Tabelle ist standardmässig vorhanden und sämtlichen Mandaten zugewiesen. Mit Markieren und [Be­arbeiten] kann diese angepasst werden. Mit der Funktion „Neu“ können eigene zusätzliche Tabellen erstellt werden.

2. Dort kann nun die Zuordnung zu den verschiedenen transitorischen Konten erfasst werden: Im Kopfbereich können die Standardkonten erfasst werden (grün umrandet):

Im unteren Teil können Ausnahmen definiert werden (rot umrandet). In dieser Tabelle können Bereiche definiert werden (Kontenbereich von/Kontenbereich bis).

Nicht benötigte Ausnahmen können gelöscht oder neue Zeilen hinzugefügt werden.

Für sämtliche Konten, wo keine Ausnahme definiert wurde, gelten die Standardkonten am Anfang der Maske. Wenn der Kunde eine Buchung als «Transitorische Buchung» markiert und diese in einem definierten Kontenbereich gebucht wird (z.B. 5000-5999), soll diese nicht aufs Konto 2000 sondern auf 2002 abgegrenzt werden.

3 Abgrenzungstabelle dem Mandat zuteilen als Office Profi User (Buch­halter)

Als Buchhalter eingeloggt, kann bei den entsprechenden Mandanten, dass entsprechende Set für die Verbuchung der transitorischen Buchungen zugeteilt werden.

• Mandat markieren und mit [Bearbeiten] gelangt man in die Mandatenmaske:

Als Standard wird bei jedem Mandat die Default-Tabelle verwendet. Es muss also nur etwas anders ausgewählt werden, wenn für einen Mandaten auf eine andere Tabelle verwiesen werden soll.

4 Abgrenzungen als Office Profi User (Buchhalter)/Office Client User(Kunde)

1. Nun können transitorische Buchungen erfasst werden. Dafür den Hacken bei [Transitorische Buchung] setzen. Evtl. noch Abgrenzungsvorschlag anpassen.

Markierte Buchungen mit der Abgrenzungsfunktion werden wie folgt verbucht:

• Abgrenzungen im ersten Halbjahr werden als Vorschlag ins vergangene Geschäftsjahr verbucht, insofern das ver­gangene Geschäftsjahr noch nicht gesperrt ist.

• Abgrenzungen im zweiten Halbjahr werden als Vorschlag ins zukünftige Geschäftsjahr verbucht.

  • Der erhaltene Abgrenzungsvorschlag kann manuell geändert und sogar anteilsmässig aufgeteilt werden.

 

WICHTIG: Die transitorischen Buchungen werden nur ins CashFarmdata geschrieben, wenn CashFarmdata eröff­net, aber noch nicht abgeschlossen ist.

2. Im CashFarmdata können die Buchungen nun angeschaut werden. Diese Buchungen können vom Buchhalter (Office Profi User) ebenfalls bearbeitet werden, wenn CashFarmdata für den Mandanten gesperrt wurde.

Werden Buchungen aufgeteilt, erscheint im CashFarmdata im Buchungstext in Klammern den Totalwert und die Aufteilung z.B. CHF 500.– verteilt in 2/10/0, damit die Aufteilung jederzeit ersichtlich ist. Die Werte 2/10/0 entspre­chen der Aufteilungstabelle bei der Abgrenzungsbuchung, also Vorjahr/Laufendes Jahr/Folgejahr.