1 Migration von A-TWIN.Cash-Linie in A-TWIN.Cash2.0
1.1 Erstellung eines Mandanten (Buchhaltung)
Die Eröffnung des Kunden findet im Programm AGRO-TWIN.Cash 2 statt:
- AGRO-TWIN.Cash 2 als Office Profi User (Buchhalter) öffnen. Anschliessend unter dem Reiter «Client» einen neuen Mandanten hinzufügen [Client/Mandanten/Neu]:
- Kundennummer, Kurzbezeichnung (Name Vorname), Adresse (Adresszeile, PLZ & Ort) und Einstellungen ausfüllen:
Nummer: Kundennummer
Kurzbezeichnung: Name Vorname
Benutzer: Der User (Benutzer), welcher den Mandanten eröffnet, ist automaisch dem Mandanten zugewiesen. Es können zusätzliche Mitarbeitende (User) hinzugefügt werden.
Berechtigte Gruppen: z.B. Treuhänder. Diese Gruppen müssen durch den Office Admin User (Treuhandstellenadministrator) angelegt werden. Der Office Profi User (Buchhalter) kann die vorhandenen Gruppen den gewünschten Mandanten zuteilen.
• Häkchen bei Benutzer oder Gruppe setzen oder Doppelklick:
• Neuer Mandant Speichern: [Speichern] anklicken:
1.2 Falls erwünscht: Import bestehender A-TWIN.Cash-Linie Daten
Der neu erfasste Kunde sollte nun als Mandant angezeigt werden (Seite ganz unten):
Zusätzlich Häkchen setzen – neuer Mandant auswählen:
- Häkchen setzen und [Auswählen] anklicken:
- Geschäftsjahr wählen, welches importiert werden soll:
• Häkchen nochmals setzen:
Buchhaltungsdaten aus A-TWIN.Cash-Linie importieren
Import der Daten des A-TWIN.Cash Mandanten:
- [Importieren] anklicken:
- Mandant aus A-TWIN.Cash übernehmen:
- Alte Cash-Datei im entsprechenden Laufwerk auswählen:
Beim Import kann ausgewählt werden, was importiert werden soll. Diese Funktion ist für den Fall, dass wenn Buchhaltungs-und Inventardaten in zwei separaten Datenbanken geführt wurden, diese mit zwei separaten Importvorgängen im Cash 2.0 zusammengeführt werden können (z.B. Cash_24000 und Inventar_24000).
Beim Importieren werden sämtliche vorhandenen Daten migriert. Es besteht die Möglichkeit, die Anzahl zu importierenden Jahre einzuschränken:
Nach erfolgreichem Import wird empfohlen, die importierten Daten in einen anderen Ordner zu verschieben oder umzubenennen, damit diese Dateien nicht aus Versehen weiterverwendet werden.
Datei unbenennen:
- Rechtsklick auf [Kundendatei] [umbenennen] auswählen:
- Kundendatei mit dem Zusatz «alt» ergänzen:
1.3 Importieren aus WinBIZ (Grundlagen)
• Der WinBIZ Mandant muss erstellt sein! Im Modul Client unter Mandanten den gewünschten Mandaten auswählen
- In der Fusszeile muss der Mandat angezeigt werden, sonst erscheint die Importfunktion nicht!
- [Importieren] und anschliessend [Grundlagen aus WinBIZ (Version 9] übernehmen] wählen:
In WinBIZ den entsprechenden Jahresordner des Mandanten auswählen:
• Mandant und Jahr auswählen und [OK]
• Import mit [OK] bestätigen:
Gewünschte Auswahl treffen und Importvorgang starten:
• Auswahl treffen [Importieren]
Nach erfolgreichem Import wird der Vorgang bestätigt:
• [OK] bestätigen
2 Benutzer/User (Kunde)
Soll der User/Kunde auf den Mandanten zugreifen können, muss ein Benutzer erstellt und seiner Buchhaltung (Mandanten) zugewiesen werden.
2.1 Benutzer erstellen
• Maske ausfüllen und [Speichern]:
Benutzername: z.B. Name.Vorname
Passwort: Passwort für Benutzer erstellen und dieses dem Kunden mitteilen, er kann das Passwort selber im Client wechseln.
Kundennummer: Buchhaltungskundennummer (optional)
Rolle: Kann zwischen Mandant und Datenerfassung ausgewählt werden. Datenerfassung hat weniger Rechte als der Mandant.
Lizenzen: Hier können die verschiedenen Module freigeschaltet werden.
2.2 Mandanten dem Benutzer zuordnen
Anschliessend in die Mandantenoberfläche wechseln, denn bevorzugten Mandant markieren (nicht doppelklicken) und unter Bearbeiten den Benutzer zuweisen (Kapitel 1.1).
3 Vorlage Abschlussdokumente in WinBIZ aktualisieren
Die Inventare werden in A-TWIN.Cash 2.0 über Datapool-Reports generiert. Aus diesem Grund müssen vor dem Inventardruck die Daten an den A-TWIN.Datapool gesendet werden. Zudem müssen die Abschlussdokumente in WinBIZ aktualisiert werden. Die Dossiers können als Vorlage in WinBIZ exportiert und in den anderen Mandanten importiert werden. Es ist aber auch möglich die Dossiers aus einem Mustermandanten zu importieren. In der Übergangsfrist empfiehlt es sich, für das alte und neue Cash separate Vorlagen zu erstellen. Nachfolgend wird der Import aus exportierten Daten gezeigt.
- Winbiz öffnen
- Mandant auswählen
- Unter dem Reiter [Buchhaltung] den Bericht [Abschlussdokumente] öffnen:
- Unter [Vorlagen]: [Verwaltung der Vorlagen] öffnen:
Alle Vorlagen Löschen:
• [Löschen] auswählen und mit [OK] bestätigen:
Diesen Vorgang wiederholen bis keine Vorlagen mehr vorhanden sind. Anschliessend das Fenster «Dokumentenvorlagen Jahresabschluss» Schliessen:
• Auf [Schliessen] klicken
Neue Vorlage importieren:
- Unter [Vorlagen]: [Aus einer Datei importieren] öffnen
- • Dieser PC / Laufwerk (S:) auswählen:
- • Ordner «winbiz» auswählen:
- Ordner «Abschlussdossier» auswählen:
• Ordner «Fibu» auswählen und mit [OK] bestätigen:
Alle Vorlagen importieren:
• Auf [Starten] klicken
Eine Vorlage anwenden:
- Unter [Vorlagen]: [Eine Vorlage anwenden] öffnen:
- Gewünschte Vorlage auswählen und mit [OK] bestätigen: