Während des Migrationsprozesses werden viele Daten aus Winbiz eingelesen, in Cash 2.0 verarbeitet und nach Accounto migriert. Dieser Prozess dauert pro Mandanten meist über eine Stunde. Bitte berücksichten Sie, dass die Migration einige Zeit beansprucht.
Vorbereitung #
Alle Mitarbeiter, welche Mandanten von Winbiz nach Accounto migrieren sollen, sollten vorgängig die Einstellung tätigen, dass der Migrationsstatus angezeigt wird. Diese Einstellung kann in Cash 2.0 über das Zahnradsymbol am rechten oberen Rand der Applikation aktiviert werden:
Diese Einstellung führt dazu, dass in der Mandantentabelle drei Spalten sichtbar werden, welche den Status der Migration zeigen:
- Status der Migration: Zeigt, ob bis anhin keine Migration durchgeführt, die Migration gestartet, ein Fehler entstanden oder die Migration beendet werden konnte.
- Aktuelle Aktion der Migration: Informiert wie weit die Migration bereits fortgeschritten ist. Bzw. Zeigt am Schluss das Ergebnis der Migration an (d.h. ob die Migration erfolgreich durchgeführt werden konnte und ob allenfalls mögliche Fehlerquellen festgestellt wurden)
- Bericht: Ermöglicht am Ende der Migration einen Bericht aufzurufen, wo aufgezeigt wird, wenn Warnungen während des Prozesses festgestellt wurden. Weitere Informationen im Kapitel „Migrationsbericht aufrufen“.
Migrationsdialog #
Initialisierung #
Um die Migration von Winbiz nach Accounto zu starten, wurde in Cash 2.0 einen speziellen Assistenten entwickelt, welcher den Benutzer durch den Migrationsprozess führt. Dazu muss Cash 2.0 gestartet sein und der entsprechende Mandant in der Liste von Mandanten selektioniert (aber nicht zwingend ausgewählt) sein. Danach kann auf Migration –> Migration von Winbiz nach Accounto gedrückt werden:
Backup erstellen vor Migration #
Zuerst wird abgefragt, ob ein Cash 2.0-Backup des Mandanten erstellt werden soll bevor die Migration gestartet wird.
Es wird empfohlen bei jedem Mandanten ein solches Backup durchzuführen. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass jederzeit wieder der alte Stand wiederhergestellt werden kann, wenn im Migrationsprozess etwas schief gelaufen ist.
Die Migration löscht sämtliche Buchungen im angegebenen Zeitraum und importiert diese Buchungen aus Winbiz. Die Cash 2.0 Buchungen werden im Migrationsprozess unwiderruflich gelöscht, wenn kein Backup erstellt wurde.
Beginn des Migrationsassistenten #
Der Migrationsassistent startet unmittelbar nach dem Entscheid, ob ein Backup des Mandanten erstellt werden soll. Im Titel des Assistenten ist jederzeit ersichtlich, welcher Mandant migriert wird.
IBAN aus Standard Hausbank migrieren: Diese Einstellung definiert, ob die IBAN aus der Standardhausbank ebenfalls nach Accounto migriert werden soll oder ob KEINE IBAN nach Accounto migriert werden soll. Bestimmte Module in Accounto (wie z.B. die Fakturierung) benötigen eine IBAN, damit das entsprechende Modul in Accounto genutzt werden kann.
Winbiz Einstellungen #
Auswahl der zu migrierenden Winbiz-Daten #
Es kann aus folgenden Optionen ausgewählt werden, welche im Zuge der Migration ins Cash 2.0 übernommen und allenfalls nach Accounto migriert werden sollen:
- Buchungen: Sämtliche Buchungen aus Winbiz werden aus dem zu migrierenden Zeitraum eingelesen und zuerst in Cash 2.0 gespeichert. Im Anschluss werden diese Buchungsdaten nach Accounto migriert. WICHTIG: Sämtliche Buchungen bis zum Enddatum der Migration werden in Cash 2.0 gelöscht.
- Anlagen: Das Anlageinventar kann aus Winbiz eingelesen werden und steht danach im Anlageinventar des CashWeb zur Verfügung.
- Kontoplan, Kostenkontoplan, MWST-Codes: Der Kontoplan, Kostenkontoplan und die MWST-Codes können nochmals aus Winbiz eingelesen werden. Somit wird sichergestellt, dass ein aktueller Kontoplan in Cash 2.0 vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass der Kontoplan, Kostenkontoplan und MWST-Codes jeweils aus dem letzten zu migrierenden Geschäftsjahr eingelesen wird. Sämtliche Konten aus dem Kontoplan & Kostenkontoplan sowie die MWST-Codes werden ebenfalls nach Accounto migriert.
- Rückbuchungen im Folgejahr: Accounto verwendet ein anderes Konzept für die Rückbuchungen. Damit diese im Migrationsprozess dennoch nicht verloren gehen, können diese Rückbuchungen ebenfalls migriert werden. WICHTIG: Das Geschäftsjahr des Folgejahres muss eröffnet sein, weil in Winbiz ansonsten die Rückbuchungen nicht vorhanden sind.
Pfad Winbiz #
Der Pfad zu Winbiz wird hier nochmals dargestellt und könnte falls nötig auch angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils nur den Hauptordner des Winbiz-Mandanten auswählen (ohne Auswahl eines bestimmten Jahres).
1. Winbiz Prüfung #
Es wird überprüft, ob der Pfad zu Winbiz korrekt ist und ab diesem Winbiz-Ordner Daten gelesen werden können.
Angabe des Zeitraumes #
Die Angabe des Zeitraumes wird in zwei Bereiche unterteilt:
Winbiz-Import #
Der Zeitraum unter Winbiz-Import definiert, welche Buchungen aus Winbiz ins Cash 2.0 importiert werden sollen.
Dabei schlägt das Programm denjenigen Zeitraum vor, wo min. eine Buchung pro Geschäftsjahr vorhanden ist.
Beispiel: Oben sind Buchungen in den Geschäftsjahren 2018, 2019, 2020, 2021 und 2022 vorhanden (das aktuelle Geschäftsjahr wird nicht berücksichtigt)
WICHTIG: Es werden sämtliche Buchungen bis UND mit dem Enddatum von Winbiz gelöscht.
Beispiel: Oben werden sämtliche Buchungen bis und mit 31.12.2022 in Cash 2.0 gelöscht und neu aus Winbiz importiert.
Zeitraum für Accounto #
Es kann selbst definiert werden, welche Daten im Anschluss an den Winbiz-Import nach Accounto migriert werden sollen. Standardmässig schlägt das Programm vor, die letzten drei Jahre nach Accounto zu migrieren.
Bei grossen Mandanten wird empfohlen nicht mehr als drei Geschäftsjahre zu migrieren, da ansonsten die Migration sehr lange dauern kann.
2. Winbiz-Prüfung #
Nun prüft der Assistent folgende Bedingungen:
- Sind Buchungen in den ausgewählten Buchungsjahren vorhanden?
- Ist das Folgejahr eröffnet (sofern die Rückbuchungen aus dem Folgejahr übernommen werden soll)?
- Stimmt die Mandantennummer in Winbiz mit derjenigen in Cash 2.0 überein?
Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, bestätigt dies der Assistent mit einem entsprechenden Dialog:
Accounto Einstellungen #
Auswahl der Vorlage #
In der Migration nach Accounto werden immer in Accounto neue Mandanten erstellt. Damit der Mandant erstellt werden kann, muss eine entsprechende Vorlage (mit einem möglichst passenden Kontenplan) ausgewählt werden:
Accounto Prüfung #
Es wird geprüft, ob eine korrekte Vorlage ausgewählt wurde. Wenn dies der Fall ist, wird das ebenfalls mit einem Dialog bestätigt:
Start der Migration #
Nun sind wir am Ende des Assistenten angekommen und wir können die Migration entsprechend starten. Bitte bestätigen Sie den Start mit
„Migration starten„.
Die Migration findet danach im Hintergrund statt und Sie können entweder weitere Mandantenmigrationen starten oder wie gewohnt in Cash 2.0 weiterarbeiten.