Verteilschlüssel #
Übersicht #
Verteilschlüssel ist ein Webtool, um die Kostenkonten zwischen 0000 – 0999 auf entsprechende andere Kostenkonten zu verteilen. Diese Verteilung kann aufgrund von Frankenbeträgen, Einheiten oder prozentualen Angaben auf die Kostenkonten verteilt werden.
Dieses Modul macht nur für diejenigen Mandanten Sinn, welche an der Kostenträgerrechnung teilnehmen und eine Betriebs Buchhaltung führen.
Diese Verteilung kann über Frankenbeträge, Einheiten oder prozentualen Angaben auf die Kostenkonten verteilt werden. Der Restwert wird automatisch nachgeführt.
Voraussetzungen #
Bevor die Funktion Verteilschlüssel sinnvoll genutzt werden kann, sollten die folgenden beiden Punkte erfüllt sein:
Anfangswert: Summe aller Inventare aus dem Vorjahr (Endinventar vom Vorjahr), welche auf die Konten 3060 (Saat- und Pflanzgut), 4020 (Mineraldünger), 4030 (Pflanzenschutzmittel) und den entsprechenden Kostenträger verweisen
Zukäufe: Alle Buchungen aus dem aktuellen Jahr, welche als Soll- oder Haben-Konto 3060, 4020, 4030,… und Kostenkonto 0100. 0200, 0300,… haben. Dabei werden sämtliche Inventarbuchungen ausgeschlossen. (Konto 1200 – 1299)
Endwert: Summe aller Inventare aus dem aktuellen Jahr (Anfangsbestand, Zukäufe und Verbrauch vom aktuellen Jahr), welche auf das Konto 3060, 4020, 4030,… und den Kostenträger 0100. 0200, 0300,… verweisen.
Zu verteilende Summen: Diese ergibt sich aus Anfangswert – Endwert + Zukäufe
Spalten ein- / ausblenden #
Wenn bestimmte Kostenkonten nicht verteilt werden sollen, gibt es die Möglichkeit diese auszublenden. Dazu muss wie folgt vorgegangen werden:
- Drücken auf „Spalten anzeigen / ausblenden“
- Über das Augensymbol können Spalten entsprechend ein- oder ausgeblendet werden
Klicken sie auf «Bestätigen» wenn die Anpassung gespeichert werden soll. Ansonsten auf «Abbrechen».
Mehrere Konten im gleichen Verteilschlüssel #
Wenn mehrere Konten für ein Verteilschlüssel verwendet werden, werden diese nebeneinander dargestellt.
Verteilen auf einzelne Kostenkonten #
Auswahl der Einheit für die Verteilung #
Über das Zahnradsymbol kann das Fenster «Definition der Einheiten per Verteilschlüssel» geöffnet werden:
Definition der Einheiten per Verteilschlüssel
Hier kann für jedes zu verteilende Kostenkonto eine Einheit und die Total zu verteilende Menge definiert werden:
- Einheit: Freier Text, welcher für jede beliebige Menge (z.B. Kg, dt, Liter, …) genutzt werden kann.
- Total zu verteilende Menge: Diese angegebene Menge entspricht 100% des zu verteilenden Betrags. Es hilft dabei eine „krumme“ Menge einfacher zu verteilen, ähnlich %.
Beispiel: Wir sollten den Betrag von CHF 2’300.- verteilen und definieren, dass dies 100 kg entspricht. Somit entspricht 1 kg = 23 CHF, die Verteilung wird nun aufgrund von diesem Schlüssel durchgeführt. - Konto: Es kann ein Transferkonto festgelegt werden, über welches die Verteilung durchgeführt werden soll. Standardmässig ist 1080 als Transferkonto hinterlegt, aber es kann jedes beliebige andere Konto verwendet werden.
Einheiten auswählen Standardmässig ist eine Verteilung in CHF dargestellt. Hier besteht nun die Möglichkeit die Einheit zu wählen, welche zuvor bestimmt wurden. Es gibt drei Möglichkeiten für die Verteilung. Diese Einstellung kann über das Auswahlmenü auf der linken Seite gemacht werden:
Frankenbeträge Eignet sich, wenn die exakte Verteilung bekannt ist.
Einheiten Verteilung über Mengenangaben (z.B. Kg, dt, Liter, …). Die Gesamtkostenbasis wird proportional umgerechnet.
Prozente Verteilung über Prozentangaben. Die Gesamtkostenbasis wird proportional umgerechnet.
Verteilung als Schweizer Franken (default): Für die Verteilung werden die Frankenbeträge angezeigt die vom entsprechenden Kostenkonten zu verteilen sind.
Verteilung als Einheiten: Links neben den Frankenbeträgen, werden auch die im vorherigen Abschnitt definierte Menge der Einheiten angezeigt.
Verteilung in Prozent: Links neben den Frankenbeträgen, werden die prozentualen Angaben zur Verteilung angezeigt.
Suche und Anzeige der Kostenkonten #
Im Headerbereich befindet sich ein Suchfeld über das ein Kostenkonto gesucht werden kann. Daneben ist ein Schalter für die Anzeige der Kostenkonten, bei dem zwischen «Allen Kostenkonten» und «Nur bebuchte Kostenkonten» gewählt werden kann. Bei «Alle Kostenkonten» werden auch Kostenkonten angezeigt, welche für die Verteilung nicht primär in Frage kommen.
Grundsätzlich können alle Kostenkonten bebucht werden, welche im Laufe des aktuellen Geschäftsjahres in irgendeiner Weise bebucht wurden. Sollen trotzdem nicht alle benötigten Kostenkonten ersichtlich sein, können mittels Suche weitere Kostenkonten hinzugefügt werden:
Achtung: Bitte beachten Sie, dass das Suchfeld ebenfalls den Filter („Alle Kostenkonten“ oder „Nur bebuchte Kostenkonten„) berücksichtigt und nur Konten angezeigt werden, welche zum Auswahl passen.
Beträge auf Kostenkonten verteilen #
Die Verteilung kann durchgeführt werden, indem die entsprechenden Frankenbeträge, Einheiten oder Prozentualbeträge in den entsprechenden Kostenkonten eingetragen werden. Dabei ist zu beachten, dass der „Restwert zu verteilen“ am Ende 0.- CHF ergeben muss.
Wird nicht in Frankenbeträgen aufgeteilt, erscheint neben den Einheiten bzw. Prozentbeträge:
Die Beträge werden in den betreffenden Spalten eingetragen. Der Restwert der zu verteilenden Summen ist unten in der Spalte «Restwert zu verteilen» ersichtlich.
Verteilung speichern #
Zum Speichern des aktuellen Standes der Verteilungen kann auf den Button «Speichern» gedrückt werden. Diese Funktion speichert NUR die aktuelle Verteilung und führt keine Buchungen im Hintergrund durch.
So kann zu einem späteren Zeitpunkt durch den gleichen oder einen anderen Benutzer mit der Verteilung fortgefahren werden.
Die Funktion «Speichern» ist jederzeit verfügbar, wenn mindestens eine Verteilung auf ein Kostenkonto hinzugefügt oder verändert wurde.
Verteilung durchführen #
Die Funktion «Alles verteilen» führt die Verteilung aus und erstellt die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung. Dabei wird das Transferkonto aus den Einstellungen verwendet. Wenn das Transferkonto nicht existiert, dann gibt es eine Fehlermeldung (Details im nächsten Abschnitt).
Wichtig: Es müssen sämtliche Verteilschlüssel komplett verteilt sein bevor diese Funktion genutzt werden kann.
Automatische Überprüfung des Transferkontos #
Nach dem Anwählen von «Alles verteilen» wird überprüft, ob das Transferkonto existiert. Wenn nicht, dann erscheint unten rechts die Fehlermeldung, dass die Verbuchung nicht ausgeführt werden konnte und die Einstellungen kontrolliert werden sollen. Kurz darauf öffnet sich das Fenster «Definition der Einheiten per Verteilschlüssel» in dem die Konten aktualisiert werden können. Wenn ins oberste Feld das neue Konto erfasst wurde, dann wird über «Alle aktualisieren» das Konto auf alle anderen Einträge kopiert. Die Erfassung muss über «Bestätigen» abgeschlossen werden. Durch das erneute anwählen von «Alles verteilen» wird die Verteilung durchgeführt. Das Feld wechselt dann zu «Stornieren».
Transferkonto in den Einstellungen der Treuhandstelle im Cash 2.0 überprüfen/erfassen #
Melden Sie sich mit dem Administratorkonto der Treuhandstelle an. Wählen Sie im Menü „Client“ das Untermenü „Treuhandstellen“. Wählen sie ihre Treuhandstelle aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Das folgende Fenster mit Ihren Daten wird angezeigt. Das Standardkonto wird im Feld „Standard Transferkonto für Verteilschlüssel“ eingetragen.
Stornieren #
Wenn im Nachhinein noch ein Fehler korrigiert werden muss, kann die definitive Verteilung über das Feld «Stornieren» oben rechts wieder rückgängig gemacht werden, um die nötigen Anpassungen durchführen zu können.