Buchungsmaske #
Die Buchungsmaske dient zur Erfassung neuer Buchungen und zur Mutation bestehender Buchungen. Je nach Buchungstyp werden unter der Spalte „Typ“ unterschiedlich Symbole angezeigt. Dies hilft zu erkennen um welche Art von Buchungstyp es sich handelt.
Neue Buchungen #
Neue Buchungen können erfasst werden über:
- Eingabe direkt in der letzten freien Zeile.
- Das Feld „Neue Buchung“ oben links. Dann öffnet sich eine separate Erfassungsmaske.
Für die Erfassung einer Buchung müssen alle mit einem * markierten Felder erfasst werden. Wenn es sich um eine Abgrenzungsbuchung handelt, dann kann über den Schieberegler aktiviert werden.
Abgrenzungsbuchungen
- Erlauben eine periodengerechte Verbuchung von Jahresbeiträgen.
- Monatliche Aufteilung erfolgt automatisch nach Auswahl des Start- und Endjahres.
Buchung bearbeiten #
Anpassungen können durchgeführt werden über:
a) Klicken in ein Feld in der Übersichtstabelle Buchungen werden durch Enter oder drücken auf den Speicher Knopf direkt gespeichert.
b) Klicken auf das Stift-Symbol. Dann öffnet sich die Maske wie bei der Neuerfassung.
Mehrfachbearbeitung (Sammelkorrektur) #
Durch das Aktivieren mehrerer Checkboxen können die angewählten Buchungen gleichzeitig geändert werden.
Ganz links in der Titelzeile der Buchungsmaske steht ein Auswahlfeld, über das alle darunterliegenden Zeilen ausgewählt werden können:
Wurden mehrere Buchungen ausgewählt , dann werden die Schaltflächen oben für «Sammelkorrektur für ausgewählte Buchungen», «Ausgewählte Buchungen löschen» und «Auswahl zurücksetzen» aktiv. Rechts oben im Feld wird angezeigt, wie viele Buchungen ausgewählt sind und von der Veränderung betroffen sind.
Sammelkorrekturen #
Sammelkorrekturen sind dann hilfreich, wenn viele Buchungen angepasst werden müssen. Es können die alle Felder angepasst werden:
- Das Buchungsdatum
- Buchungstext
- Das Soll Konto
- Das Haben Konto
- Das Kostenkonto
Wird «Sammelkorrektur für ausgewählte Buchungen» angewählt, dann gibt es zwei Möglichkeiten diese anzupassen.
1. «Werte Korrigieren» bei der einzelne Felder angepast werden können.
2. «Konto xxxx umkontieren» damit diese auf ein anderes Konto umgebucht werden.
Hinweis: Wird als neues Konto ein Konto ausgewählt, welches in einer der Buchungen bereits als Gegenkonto verwendet wurde, dann gibt es eine rote Mitteilung, und die um Kontierung ist nicht möglich.
Ausgewählte Buchungen löschen #
Über «Ausgewählte Buchungen löschen» werden die Buchungen gelöscht.
Über «Auswahl zurücksetzen» werden die Häkchen der selektierten Buchungen gelöscht.
Buchungen suchen #
- Das Suchfeld filtert live nach Match in Textfeldern, Beträgen oder Kontoangaben.
- Die Pfeile (links/rechts) erlauben das Blättern durch Konten der gleichen Kontengruppe.
Durch einzelne Konten blättern #
Durch Klicken auf die Pfeil-Symbole rechts bzw. links der Felder kann durch die einzelnen Konto aufsteigen bzw. Absteigen geblättert werden.
Gefilterten Saldo anzeigen
Ist ein Konto (1) ausgewählt und wird unter Suchen (2) ein Begriff eingegeben, dann wird die Anzeige danach gefiltert und der gefilterte Saldo (3) wird rechts neben dem totalen Saldo des ausgewählten Kontos angezeigt.
Konto auswählen #
Durch einen Klick in das Feld selbst öffnet sich die Auswahl-Liste aller aktiven Konten des Mandanten.
Auswahl aufheben #
Über die Selektion des ersten Eintrags in der Liste mit dem «-» Strich wird die Auswahl aufgehoben und die Buchungen aller Konten wieder angezeigt.
Änderung der Anzeige – «Beträge einmal» vs. «Beträge Soll/Haben» #
Wenn über den Filter «Konto auswählen» ein Konto ausgewählt wurde, dann kann über die Schaltfläche oben rechts die Anzeige der Buchungen geändert werden.
«Beträge einmal»:
Der Betrag wird nur einmal angezeigt und dafür die komplette Kontierung mit Soll und Haben.
«Beträge Soll/Haben»:
Der Betrag wird jeweils in einer Soll und Haben Spalte angezeigt. Dafür wird nur das Gegenkonto, abhängig vom ausgewählten Konto angezeigt. Diese Option ist nur möglich, wenn über den Filter ein Konto ausgewählt wurde.
Kontoauszug drucken
Es besteht die Möglichkeit, dass man direkt aus der Maske heraus den Kontoauszug ausdrucken kann:
Buchungsdaten als Excel-Datei herunterzuladen
Buchungen aus der Buchungsmaske können als Excel-Datei heruntergeladen werden. Der Export berücksichtigt den eingestellten Filter in der Buchungsmaske. Ohne Filter, werden sämtliche Buchungsdaten des ausgewählten Mandanten und des eingestellten Geschäftsjahres heruntergeladen:
Wiederkehrende Buchungen #
Hier können die Vorlagen für jährlich wiederkehrende Buchungen erfasst werden.
WICHTIG: Neue Vorlagen können nur durch die Treuhandstelle mit dem Admin-Benutzer erstellt werden. Die so erstellten Vorlagen stehen dann allen Mandanten der Treuhandstelle zur Auswahl zur Verfügung. Ein Mandant kann eigene neue wiederkehrende Buchungen erstellen, oder bestehnde aus einer Vorlage importieren.
Wiederkehrende Buchungen aus Vorlage importieren #
Beim Import können zwei Varianten gewählt werden:
1. Vorlagen ergänzen
- Bestehende wiederkehrende Buchungen bleiben unverändert.
- Neue Vorlagen werden zusätzlich hinzugefügt.
- Keine bestehenden Datensätze gehen verloren.
Diese Option ist sinnvoll, wenn der Mandant bereits eigene Vorlagen besitzt oder neue Vorgaben von der Treuhandstelle hinzugekommen sind.
2. Vorlagen ersetzen
- Sämtliche existierenden wiederkehrenden Buchungen des Mandanten werden überschrieben.
- Nur Buchungsvorlagen, die im Import enthalten sind, bleiben bestehen.
Achtung: Hier ist Vorischt geboten, da es zu Datenverlust führen kann, falls ein Mandant bereits eigene Buchungen erstellt hatte.
Neue wiederkehrende Buchungen werden über die Schaltfläche «Neue Buchung erstellen» erstellt. Es öffnet sich dann die Maske wie unten gezeigt, welche sich je nach ausgewählter Art und Erfassungsart anpasst. Die auszufüllenden Felder sind selbsterklärend. Auf ein paar Punkte gehen wir unten näher ein.
Wiederkehrende Buchung erstellen #
Gruppierung: Bezeichnet einen optionalen Gruppennamen zum Gruppieren der Wiederkehrenden Buchungen. Das Eintragen eines Gruppennamens hat keinen Einfluss auf die resultierende Buchung, sondern nur auf die visuelle Darstellung, wie diese zusammengefasst gruppiert werden.
Art: Die Art steuert gewisse Einstellungen der Wiederkehrenden Buchungen:
«Privatanteil»: Es kann kein Transferkonto bebucht werden, sondern muss immer direkt in den Privatanteil gebucht werden.
«Interne Lieferung»: Es könnten nur Buchungen erstellt werden für die korrekte Kostenrechnung. Diese Buchungen fliessen nicht in die Finanzbuchhaltung ein, sondern werden separat als interne Lieferungen abgespeichert und fliessen nur in Kostenrechnung relevanten Berichte ein.
«Sonstiges»: Wenn keine der beiden oben genannten Arten zutrifft.
Erfassungsart:
«Pauschal»: Es kann ein fixer Betrag angegeben werden.
«Nach Einheiten»: Es wird eine Einheit & ein Preis pro Einheit erfasst. Danach berechnet CashWeb den Gesamtpreis
«In Prozent von berechnetem Kontensaldo»: Man kann ein Konto oder einen Kontenbereich angeben. Will man mehrere Kontenbereiche einfliessen lassen, müsste man mehrere Wiederkehrende Buchungen erstellen.
Kostenträger Soll/Haben:
Die beiden Felder «Kostenträger Soll» sowie «Kostenträger Haben» sind nur verfügbar, wenn das Soll bzw. Haben Konto ein Erfolgskonto ist.
Mehrstufige Buchung:
Wird eine wiederkehrende Buchung als Mehrstufig eingestellt, kann die Reihenfolge bei der Ausführung beeinflusst werden. Dies ist insbesondere bei Buchungen in Prozent wichtig, falls diese abhängig von anderen wiederkehrenden Buchungen ausgeführt werden sollen. Die Standardreihenfolge aller wiederkehrenden Buchungen ist 0. Je höher die Reihenfolge, desto später wird die Buchung ausgeführt. Buchungen mit derselben Reihenfolge sind gleichwertig und beeinflussen sich nicht.
Ein Beispiel für eine mehrstufige wiederkehrende Buchungen wäre die Berechnung des Privatanteils an den Autokosten unter vorheriger Berücksichtigung der Berufskosten.
Externe Buchungen importieren #
Über den Menüpunkt „Externe Buchungen importieren“ können CSV-Buchungsdaten aus Dritt-Systemen in CashWeb übernommen werden.
Über «Beispiel herunterladen» kann eine Beispieldatei heruntergeladen werden. Die benötigte Struktur der Daten ist unten ersichtlich. Nicht alle Spalten enthalten Pflichtfelder. Die zusammen mit der Beispieldatei heruntergeladene ReadMe_de.txt Datei enthält noch detailliertere Informationen, wie die Datei aufgebaut sein muss.
Typische Anwendungsfälle sind:
- CSV-Exporte aus eigenen Excel-Tools der THS.
- Andere Buchhaltungslösungen (via CSV/Excel/Standard-Export)
Der Import reduziert Aufwände bei der Datenerfassung und minimiert manuelle Tippfehler.
Hochgeladen wird die Datei, indem man auf das gestrichelt umrandete gründe Feld «Dateien auswählen» klickt. Dann öffnet sich ein Dateiexplorer mit dem die Datei ausgewählt werden kann.