Auf der Übersicht der Investitionsbuchungen werden je Transferkonto alle noch zu bearbeitenden Buchungen angezeigt. Diese angezeigten Buchungen können verwendet werden, um entweder eine neue Anlage zu erstellen – oder Investitionen / De-Investitionen einer bestehenden Anlage zuzuweisen. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Situation mit zwei Buchungen im Transferkonto „1093 Investitionen / Verkäufe in Maschinen und Fahrzeugen“.
Einerseits kann durch ein Klick auf eine Buchungszeile die dahinterliegende Buchung angezeigt werden, andererseits kann die Buchung markiert werden, wonach oben rechts im Fenster angezeigt wird, wie viele Buchungen ausgewählt sind, um diese zu aktivieren.
Möglichkeiten für die Verarbeitung von Buchungen: #
- Wahl einer Investitionsbuchung für die Erstellung einer Anlage oder Zuweisung einer bestehenden Anlage.
- Wahl von mehreren Investitionsbuchungen für die Erstellung einer Anlage oder Zuweisung einer bestehenden Anlage.
Dabei wird in der Regel eine einzige Buchung auf das Aktivkonto gebucht. - Aufteilen einer Buchung, welche vom Betrag her nicht zur Aktivierung passt.
Zum Beispiel eine Rechnung für umfangreiche Reparaturen, die aktiviert werden darf, jedoch unterschiedliche Anlagen betrifft.
Punkt 1 und 2 Wahl einer (oder mehrerer) Investitionsbuchung für die Erstellung einer neuen Anlage, oder Zuweisung zu einer bestehenden Anlage:
Markieren Sie die Buchung(en) mittels eines Klicks auf den Button mit dem runden Symbol vor dem Buchungstext
Sobald diese markiert ist / sind wird oben rechts im Fenster angezeigt, wie viele Investitionsbuchung zum aktivieren markiert ist / sind. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche um fortzufahren.
Anschliessend öffnet sich der Dialog, wobei die zuvor ausgewählte Buchung(en) angezeigt und das Total ausgewiesen wird. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn im Schritt davor mehrerer Buchungen markiert wurden.
Nun besteht die Möglichkeit entweder eine neue Anlage zu erstellen, oder aus der Liste der bestehenden Anlagen eine Anlage auszuwählen, damit die Investition dieser zugewiesen werden kann. Dazu einfach die bestehende Anlage auswählen und auf den Button „Zuweisen klicken. Damit ist die Zuweisung / Zuschreibung abgeschlossen.
Neue Anlage erstellen #
Beim Erstellen einer neuen Anlage erscheint der Dialog zur Erfassung sämtlicher nötigen Daten für die Erstellung einer Anlage. Grundvoraussetzung dazu ist, dass mindestens eine Abschreibungsvorlage existiert.
Die Detailmaske für die Erstellung zeigt zunächst die Eingabefelder für die Bezeichnung (1), die Anlagenummer (2), den Standort (3) sowie das Datum der Buchung, welches ebenfalls als Erstellungsdatum übernommen wird.
Im unteren Bereich (4) werden sämtliche vorhandenen Abschreibungsvorlagen angezeigt. Für die Wahl der zu verwendenden Vorlage kann nach einem Text gesucht werden. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn viele Vorlagen zur Auswahl stehen. Zusammen mit der Vorlage sind enthaltenen Daten sichtbar wie z.B. Aktivkonto, Abschreibungskonto und Kostenkonto (sofern in der Vorlage ausgefüllt).
Mit der Wahl einer Vorlage erweitert sich die Ansicht. Sämtliche Werte aus der Vorlage werden übernommen. Diese können jederzeit vollumfänglich angepasst werden. Nach der Wahl einer Vorlage kann nicht nochmals erneut eine andere Vorlage gewählt werden.
Angepasste Werte werden nicht in die Vorlage zurückgeschrieben und es besteht keine nachhaltige Verbindung zwischen der erstellten Anlage und der Vorlage.
Wird eine falsche Vorlage gewählt, kann der Vorgang über den Button „abbrechen“ beendet werden. Danach ist wieder die vorherige Ansicht mit der ausgewählten Investitionsbuchung zu sehen.
Die Auswahl einer Vorlage erweitert, wie erwähnt, die Dateneingabemöglichkeiten. Diese sind in 4 Bereiche konzipiert.
Im 1. Teil kann die Abschreibungsmethode zwischen Linear und Degressiv ausgewählt werden. Bei der Auswahl Linear wird der Prozentsatz bzw. die Nutzungsdauer in Jahren automatisch berechnet, so dass das Produkt immer 100 ergibt.
Im 2. Teil kann zwischen direkter- und indirekter Abschreibung ausgewählt werden. In Abhängigkeit davon ist die Deklaration des Feldes Abschreibungsfonds (also des Aktivkontos für die Wertberichtigung) nötig.
Im 3. Teil werden sämtliche Konten angegeben, wobei das Aktivkonto und das Aufwandkonto für die Abschreibungen Pflichtfelder sind.
Im 4. Teil besteht die Möglichkeit zu definieren, ob für die Anlage im ersten Jahr Pro Rata Abschreibungen getätigt werden sollen, ob generell Abschreibungen gemacht und bis zu welchem Betrag abgeschrieben werden kann. Die Option, ob eine Anlage in Berichten ausgewiesen werden soll, kann mittels Ausserbetriebnahme einer Anlage gesteuert werden.
Sind alle Daten erfasst, wird die Anlage durch Speichern erstellt. Dabei wird im Hintergrund die Aktivbuchung erstellt. In der Regel wird auch dann nur eine Aktivbuchung erstellt, wenn mehrerer Buchungen ausgewählt sind. Ausgenommen, die Summe der ausgewählten Buchungen beträgt null und es wird zugeschrieben. Dann wird mit den Investitionen eine Buchung erstellt, und mit den De-Investitionen eine Buchung.
Buchungen Aufteilen – unpassende Beträge #
Oft kommt es vor, das die Beträge auf den Investitionsbuchungen nicht zum gewünschten Vorgehen passen. Dazu sind einige mögliche Beispiele aufgeführt:
- Rechnung für umfangreiche Reparaturen, welche aktiviert werden dürfen, jedoch unterschiedliche Anlagen betreffen.
- Eintausch einer Maschine, der Restwert wird mit dem Neupreis verrechnet.
- Ein Teilbetrag der Buchung soll bestehender Anlage zugeschrieben werden, ein anderer Teil ergibt eine neue Anlage.
- …
Um eine Buchung in passende Beträge aufzuteilen, existiert in der Übersicht der Investitionsbuchungen eine Spalte mit der Beschriftung „Buchung aufteilen“ und „Buchung verbinden“. Um eine Buchung aufzuteilen wird auf den Button geklickt, welcher das Aufteilen symbolisiert (unten rot umrandet).
Dabei öffnet sich der Dialog zur Aufteilung des Gesamtbetrages der Buchung in mehrere Buchungen. Es können beliebig viele Aufteilungsbuchungen erstellt werden, auch Buchungen mit einem Minus-Betrag. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn bei einem Eintausch ein Betrag im Sinne einer De-Investition einer bestehenden Anlage als Abgang zugewiesen werden soll, und mit dem anderen Betrag (der dann höher sein kann als die Referenzbuchung) eine neue Anlage zu erstellen.
Wichtig ist, dass die Summe der Aufteilungsbuchungen dem ursprünglichen Betrag der Referenzbuchung entspricht. Ansonsten kann der Vorgang nicht beendet werden. Über den Button „Weitere Zeile +“ können zusätzliche Zeilen für weitere Aufteilungsbuchungen erstellt werden. Sobald die Summer verteilt ist, kann die Aufteilung mittels dem Button „Aufteilen“ erstellt werden.
In der Übersicht der Investitionsbuchungen bleibt die Referenzbuchung bestehen, jedoch sind die beiden neuen Aufteilungsbuchungen darunter und eingerückt sichtbar. Die Aufteilung kann jederzeit wieder aufgehoben werden. Dazu auf den Button mit dem Symbol in der Spalte „Buchung verbinden“ klicken.
Aufteilungsbuchungen können nun markiert, und für die Zuweisung oder Neuerstellung verwendet werden.