Die Übersicht über alle Anlagen bietet, neben der Information zu den Kumulierten Abschreibungen, zusätzlich den Überblick über die kalkulierten bzw. bereits gebuchten Abschreibungen im aktuellen Geschäftsjahr.
Dabei wird zwischen den folgenden Begriffen unterschieden:
- Kalkulierte Abschreibungen
- Gebuchte Abschreibungen
- Kumulierte Abschreibungen
- Buchwert zu Beginn des Geschäftsjahres
- Buchwert bei Ende des Geschäftsjahres
Das Beispiel zeigt zwei Kategorien, in denen insgesamt 3 Anlagen aufgeführt sind. Zusätzlich ist ersichtlich, dass die Abschreibungen für dieses Jahr noch nicht gebucht sind und, dass über alle Anlagen ein Gesamtbetrag von CHF 1’971.- berechnet wird, der insgesamt für die 3 Anlagen abgeschrieben würde. Grundlage für die Berechnung ist die Abschreibungsmethode sowie die Nutzungsdauer bzw. der Abschreibungsprozentsatz.
Abschreibungsgrundlagen anpassen #
Änderungen an den Grundlagen können jederzeit vorgenommen werden und zwar entweder auf einer einzelnen Anlage, oder auf „Gruppen“ von Anlagen. „Gruppen“ können ganze Bestände sein, die vorne alle zusammen angewählt werden können, oder willkürlich manuell angewählte Anlagen.
Sobald mindestens eine Anlage angewählt ist, erscheint oben der Button „Korrigieren (1)“ zur Auswahl, wobei in der Klammer die Anzahl angewählte Anlagen angegeben ist. Ein Klick auf den Button „Korrigieren“ öffnet den Dialog, um Massenkorrekturen vornehmen zu können.
In dieser Funktion können für sämtliche ausgewählten Anlagen der Jahressatz, die Dauer in Jahren sowie die Abschreibungsmethode geändert werden. Im unteren Bereich des Fensters ist der gesamte kalkulierte Abschreibungsbetrag vor der Korrektur zu sehen, daneben der kalkulierte Betrag mit der vorgenommenen Korrektur. Die angepassten Werte lassen sich mit der Schaltfläche „Abbrechen“ verwerfen, bzw. mit dem Button „Korrigieren“ übernehmen.
Alternativ lässt ich in der Übersicht der Anlagen eine einzelne Anlage öffnen und in der Kategorie „Einstellungen Abschreibungen “ die Abschreibungsgrundlagen für eine einzelne Anlage verändern. Dort sind auch die bei der Erstellung der Anlage definierten Konten zu finden, die angepasst werden können.
Buchen von ordentlichen Abschreibungen #
Sobald die angezeigte kalkulierte Summer der Abschreibungen über alle Anlagen stimmt, können die ordentlichen Abschreibungen getätigt werden.
WICHTIG dabei ist:
- Abschreibungen für dieses Geschäftsjahr können erste dann gebucht werden, wenn die Abschreibungen im Vorjahr gebucht sind.
- Nach dem Buchen von Abschreibungen sollten im selben Geschäftsjahr keine neuen Anlagen mehr erstellt werden. Für diese können Abschreibungen erst wieder gebucht werden, wenn die bereits gebuchten ordentlichen Abschreibungen wieder rückgängig gemacht werden (Schaltfläche oben links „Abschreibungen ändern“).
- Ausserordentliche Abschreibungen müssen vor dem Buchen der ordentlichen Abschreibungen getätigt werden.
- Die Abschreibungsgrundlagen der Anlagen werden erst mit dem Buchen der ordentlichen Abschreibungen auf das folgende Geschäftsjahr übertragen.
Somit zeigen die Anlagen im nächsten Jahr immer dieselben Grundlagen an, welche zum Zeitpunkt des Buchens der ordentlichen Abschreibungen auf den Anlagen hinterlegt sind. Werden Abschreibungen wieder gelöscht, zeigen die Anlagen im nächsten Jahr keine Abschreibungsgrundlagen mehr an. - Werden die Grundlagen im aktuellen Geschäftsjahr nach dem buchen der ordentlichen Abschreibungen verändert, jedoch nicht die Abschreibungen gebucht, werden im nächsten Geschäftsjahr ebenfalls die Grundlagen angezeigt, welche zum Zeitpunkt des Buchens der ordentlichen Abschreibungen verwendet wurden und nicht die nachträglich veränderten Werte.
Für das buchen der ordentlichen Abschreibungen den Button oben rechts „Abschreibung“ anklicken. Danach öffnet sich der Dialog, welcher die Gesamtsummer sowie die Anzahl der Abschreibungsbuchungen anzeigt.
Der Buchungstext der Abschreibungsbuchung beginnt mit „Abschreibung: Anlagenummer Anlagename“.
Löschen der bereits gebuchten ordentlichen Abschreibungen #
Es kann verschiedene Gründe geben, weshalb im Rahmen des Jahresabschlusses die bereits gebuchten ordentlichen Abschreibungen gelöscht und nochmals gebucht werden sollen. Im Anlageinventar ist das einfach möglich. Dazu in der Übersicht der Anlagen oben rechts auf den Button „Abschreibung ändern“ klicken. Die getätigten Abschreibungsbuchungen werden dann gelöscht. Danach können die Abschreibungen neu berechnet und erneut gebucht werden.
Optimieren der Abschreibungen #
Für die Festlegung und das Buchen der optimalen Abschreibungsbeträge bietet das Anlageinventar verschiedene Möglichkeiten. Einerseits können die Grundlagen für die Abschreibungen pro Anlage angepasst werden. Dazu sind Gruppenkorrekturen möglich (siehe weiter oben – Abschreibungsgrundlagen korrigieren).
An Schluss wird je nach Situation eine zusätzliche Spalte mir der Differenz zwischen den bereits gebuchten Abschreibungen und den auf der Basis von angepassten Grundlagen neu errechneten Abschreibungen angezeigt.
Im Beispiel oben wurden für alle Anlagen bereits ordentliche Abschreibungen gebucht. Bei der Anlage „Knicklenker“ ist dies der Betrag von CHF 800.-. Danach wurde für den Knicklenker der Prozentsatz von 10% auf 9% reduziert. Diese Anpassung wird in der Übersicht entsprechend angezeigt. Nun werden weniger Abschreibungen berechnet, als effektiv bereits gebucht waren. Diese Differenz wird auf der einzelnen Anlage, auf der Gruppe der Anlagen sowie als Gesamtdifferenz über alle Anlagen ausgewiesen. Falls diese neue Summe abgeschrieben werden soll, müssen die Abschreibungen zunächst Rückgängig gemacht und danach neu gebucht werden.