Au cours du processus de migration, un grand nombre de données sont importées à partir de Winbiz, traitées dans Cash 2.0 et ensuite migrées vers Accounto. Veuillez tenir compte, que ce processus dure généralement plus d’une heure pour chaque mandant.
Préparation #
Pour les collaborateurs qui migrent des mandants de Winbiz vers Accounto, il est recommandé de configurer au préalable l’affichage du statut de la migration. Cette option peut être activée dans Cash 2.0 en cliquant sur le bouton avec le symbole roue dentée en haut à droite de l’application :
Cette configuration entraîne l’affichage de trois colonnes dans le tableau des mandants, qui indiquent le statut de la migration comme suit:
- État de la migration : indique si aucune migration n’a été effectuée jusqu’à présent, si la migration a été lancée, si une erreur s’est produite ou si la migration a pu être terminée.
- Action actuelle de la migration : informe sur la progression de la migration ou indique à la fin le résultat de la migration (c’est-à-dire si la migration a été effectuée avec succès et si d’éventuelles erreurs ont été identifiées).
- Rapport : permet d’appeler un rapport à la fin de la migration, dans lequel il est indiqué si des erreurs ont été détectées pendant le processus. Pour plus d’informations, voir le chapitre « Consultation du rapport de migration ».
Dialogue de migration #
Initialisation #
Pour lancer la migration de Winbiz vers Accounto, un assistant a été développé dans Cash 2.0, qui guide travers le processus de migration. Cash 2.0 doit être ouvert et le mandant correspondant sélectionné dans la liste des mandants (mais pas obligatoirement choisi). Ensuite, la fonction « migration » –> « migration de Winbiz vers Accounto » peut être choisie :
Faire une sauvegarde avant la migration #
Tout d’abord, il est demandé si une sauvegarde Cash 2.0 du mandant doit être effectuée avant de lancer la migration.
Il est recommandé d’effectuer pour chaque mandant une telle sauvegarde. C’est la seule possibilitée de garantir l’ancien état à tout moment en cas de problème pendant le processus de migration.
La migration supprime toutes les écritures dans la période indiquée et importe ces écritures de Winbiz. Les écritures Cash 2.0 sont irréversible supprimées par le processus de migration si aucune sauvegarde n’a été effectuée.
Lancement de l’assistant de migration #
L’assistant de migration lance immédiatement après la décision de créer une sauvegarde du mandant. Dans le titre de l’assistant il est indiqué à tout moment quel mandant est migré.
Migrer l’IBAN de la banque standard : Ce paramètre définit si l’IBAN de la banque standard doit également être migré vers Accounto ou si AUCUN IBAN ne doit être migré. Certains modules dans Accounto (comme par exemple la facturation) ont besoin d’un IBAN pour que le module correspondant peut être utilisé dans Accounto.
Paramètres Winbiz #
Sélection des données Winbiz à migrer #
Il est possible de choisir parmi les options suivantes, quelles données doivent être reprises dans le cadre de la migration vers Cash 2.0 et éventuellement migrées vers Accounto :
- Écritures: Toutes les écritures provenant de Winbiz sont importées pour la période à migrer et enregistrées tout d’abord dans Cash 2.0. Ensuite, ces données sont migrées vers Accounto. IMPORTANT : Dans Cash 2.0, toutes les écritures sont supprimées jusqu’à la date de fin de la migration.
- Immobilisations : l’inventaire des immobilisations peut être importé depuis Winbiz et est ensuite disponible dans l’inventaire des immobilisations de CashWeb.
- Plan comptable, plan des comptes analytiques, codes TVA : Le plan comptable, le plan des comptes analytiques et les codes TVA peuvent être importés à nouveau depuis Winbiz. Cela permet de s’assurer qu’un plan comptable actuel est disponible dans Cash 2.0. Veuillez noter que le plan comptable, le plan des comptes analytiques et les codes TVA sont importés à partir du dernier exercice à migrer. Tous les comptes du plan comptable et du plan des comptes analytiques ainsi que les codes TVA sont également migrés vers Accounto.
- Extournes de l’année suivante : Accounto utilise un autre concept pour les extournes. Afin de ne pas perdre ces écritures dans le processus de migration, elles peuvent également être migrées. IMPORTANT : L’exercice de l’année suivante doit être ouvert, sinon les écritures extournes n’existent pas dans Winbiz.
Chemin Winbiz #
Le chemin d’accès à Winbiz est représenté ici encore une fois et pourrait être adapté si nécessaire. Veuillez noter que vous ne sélectionnez que le dossier principal du mandant Winbiz (sans sélectionner une année particulière).
1er vérification Winbiz #
Il est vérifié si le chemin vers Winbiz est correct et si des données peuvent être lues à partir de ce dossier Winbiz.
Indication de la période #
L’indication de la période est divisée en deux parties :
Importation Winbiz #
La période sous Winbiz-Import définit quelles écritures de Winbiz doivent être importées dans Cash 2.0.
Le programme propose les périodes pour lesquelles il existe au moins une écriture par exercice.
Exemple : ci-dessus, il y a des écritures dans les exercices 2018, 2019, 2020, 2021 et 2022 (l’exercice actuel n’est pas pris en compte).
IMPORTANT : Toutes les écritures jusqu’à ET avec la date de fin de Winbiz sont supprimées.
Exemple : ci-dessus, toutes les écritures jusqu’au 31.12.2022 inclus sont supprimées dans Cash 2.0 et réimportées à partir de Winbiz.
Période pour Accounto #
Il est possible de définir les données qui doivent être migrées vers Accounto à la suite de l’importation Winbiz. Par défaut, le programme propose de migrer les trois dernières années vers Accounto.
Pour grands mandants, il est recommandé de ne pas migrer plus de trois exercices, sinon la migration peut durer très longtemps.
2e vérification Winbiz #
L’assistant vérifie les conditions suivantes :
- Y a-t-il des écritures dans les années comptables sélectionnées ?
- Est-ce que l’année suivante est ouverte (si les extournes de l’année suivante doivent être reprises) ?
- Est-ce que le numéro de mandant dans Winbiz correspond à celui dans Cash 2.0 ?
Si toutes ces conditions sont remplies, l’assistant le confirme par un dialogue correspondant :
Options dans Accounto #
Choix du modèle #
Lors d’une migration vers Accounto, un nouveau mandant est toujours créé dans Accounto. Pour que le mandant soit créé, il faut choisir un modèle adapté (avec un plan comptable le plus adapté possible) :
Vérification Accounto #
Il est vérifié si un modèle correct a été choisi. Si c’est le cas, un dialogue le confirme également :
Démarrage de la migration #
Nous sommes arrivés à la fin de l’assistant et nous pouvons démarrer la migration. Pour ce faire, il faut confirmer la sélection de la fonction
« démarrer la migration ».
La migration s’effectue ensuite en arrière-plan et il est possible soit de lancer d’autres migrations de mandants, soit de continuer à travailler dans Cash 2.0 comme d’habitude.