Dans la vue d’ensemble des écritures d’investissement, toutes les écritures qui doivent encore être traitées sont affichées par compte de virement. Ces écritures indiquées peuvent être utilisées soit pour créer une nouvelle immobilisation – soit pour attribuer des investissements / désinvestissements à une immobilisation existante. L’illustration suivante montre la situation avec deux écritures dans le compte de virement « 1093 Investissements / Ventes en machines et véhicules ».
D’une part, il est possible de cliquer sur une ligne d’écriture pour afficher l’écriture qui se trouve derrière, d’autre part, il est possible de marquer l’écriture, après quoi le nombre d’écritures sélectionnées est affiché en haut à droite de la fenêtre pour les activer.
Possibilités pour le traitement des écritures : #
- Sélection d’une écriture d’investissement pour la création d’une immobilisation ou attribution d’une immobilisation existante.
- Sélection de plusieurs écritures d’investissement pour la création d’une immobilisation ou l’affectation d’une immobilisation existante.
Dans ce cas, une seule écriture est généralement passée sur le compte d’actif. - Répartition d’une écriture dont le montant ne correspond pas à la valorisation.
Par exemple, une facture pour des réparations étendues qui peut être activée, mais qui concerne des immobilisations différentes.
Points 1 et 2 sélection d’une (ou plusieurs) écriture(s) d’investissement pour la création d’une nouvelle immobilisation, ou pour l’attribution à une immobilisation existante :
Marquez la ou les écriture(s) en cliquant sur le bouton rond devant le texte de l’écriture.
Dès que celle-ci est / sont sélectionnée(s), le nombre des écritures d’investissement sélectionnées pour être activées s’affiche en haut à droite de la fenêtre. Cliquez sur le bouton vert pour continuer.
Ensuite, la fenêtre de dialogue s’ouvre et affiche la ou les écritures sélectionnées auparavant ainsi que le total. Cela est particulièrement utile lorsque plusieurs écritures ont été sélectionnées à l’étape précédente.
Maintenant, il est possible soit de créer une nouvelle immobilisation, soit de sélectionner une immobilisation dans la liste des immobilisations existantes afin que l’investissement puisse être attribué à celle-ci. Pour cela, il suffit de sélectionner l’immobilisation existante et de cliquer sur le bouton « attribuer ». L’affectation / l’attribution est terminée.
Création d’une nouvelle immobilisation #
En créant une nouvelle immobilisation, le dialogue permettant de saisir toutes les données nécessaires à la création d’une immobilisation, s’affiche. La condition de base est qu’il existe au moins un modèle d’amortissement.
Le masque détaillé pour la création affiche d’abord les champs de saisie pour la désignation (1), le numéro d’immobilisation (2), le site (3) ainsi que la date de l’écriture, qui est également reprise comme date de création.
Dans la partie inférieure (4), tous les modèles d’amortissement existants sont affichés. Pour choisir le modèle à utiliser, il est possible de chercher par texte. Cela est surtout utile lorsqu’il y a beaucoup de modèles à choisir. Avec le modèle, les données contenues sont visibles, comme par ex. le compte d’actif, le compte d’amortissement et le centre de profits (s’il est rempli dans le modèle).
En choisissant un modèle, la vue s’élargit. Toutes les valeurs du modèle sont reprises. Elles peuvent être entièrement adaptées à tout moment. Après avoir choisi un modèle, il n’est pas possible de choisir à nouveau un autre modèle.
Des valeurs adaptées ne sont pas réécrites dans le modèle et il n’y a pas de lien durable entre l’immobilisation créée et le modèle.
Si un modèle incorrect est sélectionné, il est possible de terminer le processus en cliquant sur le bouton « annuler ». Ensuite, la vue précédente s’affiche à nouveau avec l’écriture d’investissement sélectionnée.
Le choix d’un modèle élargit, comme mentionné, les possibilités de saisie des données. Celles-ci sont conçues en 4 domaines.
Dans la 1ère domaine, la méthode d’amortissement peut être choisie entre linéaire et dégressif. Si on choisit linéaire, le pourcentage ou la durée d’utilisation en années est calculé automatiquement, de sorte que le produit est toujours égal à 100.
Dans la deuxième domaine, il est possible de choisir entre l’amortissement direct et indirect. En fonction de ce choix, il est nécessaire de déclarer le champ fonds d’amortissement (c’est-à-dire le compte actif pour la correction de valeur).
Dans la 3e domaine, tous les comptes sont indiqués, dont le compte d’actif et le compte de charges pour les amortissements sont des champs obligatoires.
Dans la 4e domaine, il est possible de définir s’il faut faire des amortissements au prorata la première année pour l’immobilisation, si des amortissements généraux sont faits et jusqu’à quel montant il est possible d’amortir. L’option permettant de déterminer si une immobilisation doit être présentée dans des rapports, peut être contrôlée au moyen de la mise hors service d’une immobilisation.
Une fois que toutes les données sont saisies, l’immobilisation est créée par enregistrement. L’écriture à l’actif est alors créée en arrière-plan. En général, une seule écriture d’actif est créée, même si plusieurs écritures sont sélectionnées. Sauf si le total des écritures sélectionnées est nul et qu’il y a attribution. Dans ce cas, une écriture est créée avec les investissements et une avec les désinvestissements.
Répartition des écritures – montants inadéquats #
Souvent, il arrive que les montants des écritures d’investissement ne correspondent pas à la démarche souhaitée. Voici quelques exemples possibles :
- Facturations pour des réparations substantielles qui peuvent être activées, mais qui concernent des immobilisations différentes.
- Remplacement d’une machine, la valeur résiduelle est comptabilisée avec le prix neuf.
- Une tranche de l’écriture doit être attribuée à une immobilisation existante, une autre tranche produit une nouvelle immobilisation.
- …
Pour répartir une écriture en montants correspondants, il existe dans la vue d’ensemble des écritures d’investissement une colonne avec l’inscription « répartir écriture » et « relier écriture ». Pour répartir une écriture, il faut cliquer sur le bouton de répartition (encadré rouge en bas).
Dans ce cas le dialogue de répartition du montant total de l’écriture en plusieurs écritures s’ouvre. Il est possible de créer autant d’écritures de répartition que souhaité, y compris des écritures avec un montant négatif. Cette possibilité est surtout utile lors d’un remplacement, si un montant doit être attribué à une immobilisation existante en tant que sortie, dans le sens d’un désinvestissement, et qu’une nouvelle immobilisation doit être créée avec l’autre montant (qui peut alors être plus élevé que l’écriture de référence).
Il est important que le total des écritures de répartition corresponde au montant initial de l’écriture de référence. Sinon, le processus ne peut pas être terminé. Le bouton « ligne supplémentaire + » permet de créer des lignes supplémentaires pour d’autres écritures de répartition. Dès que le total est réparti, la répartition peut être créée au moyen du bouton « Répartir ».
Dans la vue d’ensemble des écritures d’investissement, l’écriture de référence reste inchangée, mais les deux nouvelles écritures de répartition sont visibles en dessous et en retrait. La répartition peut être annulée à tout moment. Pour faire cela, il suffit de cliquer sur le symbole dans la colonne « lier écriture ».
Les écritures de répartition peuvent maintenant être marquées, et utilisées pour l’attribution ou la recréation.