Aperçu #
Ce module permet de réaliser la clôture des comptes. Une fois que toutes les écritures récurrentes et tous les amortissements ont été effectués, la clôture des comptes peut être établie. Si la clôture n’a pas encore été effectuée dans un domaine, celui-ci est mis en évidence en couleur et un simple clic sur la zone encadrée correspondante permet d’accéder directement au module dans lequel la clôture concernée peut être effectuée.
Le deuxième sous-menu est «Dossier de clôture». Il permet de composer son propre dossier de clôture à partir d’une sélection d’environ 30 rapports différents. Un cabinet fiduciaire peut également créer des modèles qui seront ensuite proposés au comptable. Il est en outre possible d’intégrer n’importe quel fichier PDF dans le dossier et d’y ajouter son propre logo pour la page de garde.
Sous le troisième sous-menu, les données peuvent être transmises à Agroscope (SAIMO).
Clôture #
L’image ci-dessus présente les tâches encore en suspens pour la clôture annuelle. Tant que certains champs sont surlignés en rouge et accompagnés d’un point d’exclamation, ces tâches doivent d’abord être effectuées.
Les avertissements signalés en orange, indiquant que les données de clôture ne correspondent plus à la comptabilité financière, ne doivent pas nécessairement être traités pour la clôture de l’exercice. Il s’agit d’indications qui devraient être traitées pour la comptabilité financière, mais qui n’ont aucune incidence sur la possibilité d’établir la clôture de l’exercice.
Sélectionnez dans les lignes les champs « Effectuer des écritures récurrentes » ou « Effectuer des amortissements ». Vous serez alors redirigé vers le menu correspondant.
En cliquant sur les zones de sélection situées à droite, telles que « Effectuer des écritures récurrentes », « Effectuer des amortissements » et « Afficher les soldes de clôture de l’inventaire », on accède au module correspondant (« Écritures » ou « Amortissements »), dans lequel la clôture peut être effectuée. Dès que le module concerné est ouvert, le champ à sélectionner clignote pendant environ 5 secondes. Prenons l’exemple de l’exécution des écritures.
Comparaison de l’inventaire des immobilisations avec la comptabilité financière
Afin de s’assurer qu’aucun compte de l’inventaire des immobilisations n’a été comptabilisé par erreur, un contrôle est effectué : si les soldes de l’inventaire des immobilisations diffèrent des données de la comptabilité financière, un message d’avertissement s’affiche en orange. Ce message est purement informatif et la clôture peut tout de même être effectuée.
En cliquant sur le bouton « Consulter les soldes finaux de l’inventaire », les soldes qui diffèrent entre la comptabilité financière et l’inventaire des immobilisations s’affichent.
Une fois que toutes les alertes rouges ont été traitées, le bouton « Suivant » en bas à droite devient actif et le montant final peut être calculé.
Après avoir cliqué sur « Suivant », vous accédez à la deuxième étape. Vous devez d’abord sélectionner, sous « Débit », le compte destiné au bénéfice annuel.
En cliquant sur le signe « + » , vous créez une nouvelle ligne pour la répartition du « Bénéfice/Perte provisoire », afin que celui-ci puisse être réparti entre plusieurs associés.
Les différentes sections énumérées ci-dessous peuvent être développées en cliquant sur l’icône en forme de parenthèse pointant vers le bas.
Par example: Écritures d’équilibrage
En cliquant sur le bouton « Calculer les états financiers » situé en bas à droite, les comptes annuels sont générés. En cliquant sur « Précédent », vous revenez à la fenêtre précédente.
Si la clôture a été correctement effectuée, l’image ci-dessous s’affiche avec des explications sur son statut.
Le bouton « Déverrouiller » permet d’annuler la clôture afin d’y apporter d’autres modifications.
Il est alors possible de choisir si le blocage doit également être levé pour l’utilisateur du mandant. Une fois que l’on a cliqué sur le bouton « Clôturer et débloquer maintenant », la clôture est annulée.
L’écran affiche ensuite à nouveau l’état qui prévalait avant la clôture.
Dossiers de clôture #
Aperçu #
Le dossier de clôture est accessible sous le menu «Clôture», et le sous-menu «Dossier de clôture». Comme son nom l’indique, il permet de constituer le dossier de clôture à partir d’une trentaine de rapports différents. Une société fiduciaire peut créer des modèles à l’aide de l’utilisateur administrateur, qui sont ensuite mis à la disposition du comptable. Il est également possible d’intégrer n’importe quel fichier PDF dans le dossier, ainsi que vos propres logos pour la page de garde.
Ajouter un rapport #
En cliquant sur « Ajouter un rapport », vous accédez à la liste de tous les rapports disponibles.
Vous pouvez sélectionner les rapports souhaités en cochant la case correspondante.
Si vous souhaitez ajouter d’autres fichiers à ce rapport, vous pouvez le faire via le champ vert « Déposer les fichiers ici ou choisir des fichiers ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter » en bas à droite pour enregistrer votre sélection.
Supprimer tous les rapports #
En cliquant sur le bouton « Supprimer tous les rapports », les rapports précédemment sélectionnés pour le dossier sont immédiatement supprimés de votre sélection, sans autre demande de confirmation. Les rapports eux-mêmes restent toutefois disponibles et peuvent être sélectionnés via « Ajouter un rapport ».
Déplacer un rapport dans le modèle #
Les 6 points situés au début des lignes, permettent de modifier la position du rapport. En cliquant sur l’un de ces 6 points et en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, vous pouvez faire glisser la ligne vers l’emplacement souhaité. Le rapport reste à l’endroit où vous relâchez le bouton de la souris.
Personnaliser les rapports #
Certains rapports peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins. Ces rapports sont signalés par une parenthèse carrée pointant vers le bas, située à gauche de l’icône « corbeille ». Un clic dessus permet d’afficher les options supplémentaires. Voici deux exemples.
Example: 100 Page de garde
Ce rapport «100 Page de garde» permet d’afficher les informations relatives à l’organisme fiduciaire et au client qui ont été saisies dans Cash2.0.
Saisie d’un logo
Le logo provient des informations relatives à l’organisme fiduciaire dans Cash2.0. Pour y accéder dans Cash2.0, connectez-vous avec le compte administrateur de l’organisme fiduciaire, puis rendez-vous dans «Organismes fiduciaires», sélectionnez l’organisme concerné et cliquez sur «Modifier».
La vue détaillée contenant la configuration de l’organisme fiduciaire s’ouvre. Sous la rubrique «Logo», il est possible d’ajouter une image représentant le logo de l’organisme fiduciaire. Le logo enregistré ici sera ensuite intégré au rapport. Vous trouverez ci-dessous un exemple de l’organisme fiduciaire Averio AG.
Examples #
Rapport 110 – Bilan
Le rapport « 110 Bilan » sert ici d’exemple pour d’autres rapports dans lesquels cette option peut également être sélectionnée. Les champs pouvant être configurés ici sont explicites par leur libellé. Nous allons ici aborder en détail deux boutons :
« Comparaison avec l’année précédente » : ce bouton est activé par défaut. Dans le rapport, la colonne contenant les données de l’année précédente s’affiche.
« Différences par rapport à l’année précédente » : lorsque les données de l’année précédente s’affichent, il est également possible d’afficher la différence entre les deux années.
« Capital en fin d’exercice » : ce paramètre permet de déterminer si le titre « Capital en fin d’exercice » doit s’afficher.
Rapport 120 – Compte de résultat
Dans le compte de résultat, le paramètre « Insérer des sauts de page avant les titres principaux » permet d’insérer des sauts de ligne avant les titres principaux.
Rapport 380 – Inventaire des immobilisations
Il existe ici un paramètre permettant de filtrer la plage de comptes pour laquelle les filtres « De » et « À » sont limités, de sorte que seules certaines parties de l’inventaire des immobilisations soient imprimées.
Dans Winbiz, il est possible d’imprimer les détails des investissements et des désinvestissements. Cette option peut être sélectionnée via le paramètre « Afficher les détails des investissements et des désinvestissements ».
Ouvrir un modèle #
Si vous ne souhaitez pas ajouter tous les rapports un par un dans le dossier de clôture, vous pouvez ouvrir la fenêtre « Selectionner le Modèles » en cliquant sur « Ouvrir un modèle ».
Vous pouvez sélectionner ici un modèle existant.
Attention : si vous avez déjà sélectionné des rapports pour le dossier en cours, ceux-ci seront immédiatement remplacés par la nouvelle sélection, sans avertissement !
Si un modèle n’est plus nécessaire, il est possible de le supprimer dans la fenêtre « Modèles » en cliquant sur l’icône représentant une « poubelle ».
Remarque : les modèles créés par l’administrateur de l’organisme fiduciaire (lien vers les tâches de l’administrateur) peuvent être marqués d’une icône en forme de cadenas. Ceux-ci ne peuvent pas être supprimés ici.
Supprimer un modèle #
Lorsque vous cliquez sur l’icône « corbeille », une fenêtre de confirmation intitulée « Supprimer un modèle » s’affiche. Cliquez sur « Supprimer » pour supprimer le modèle. Si vous cliquez sur « Annuler », le modèle est conservé.
Enregistrer comme modèle #
Une fois la sélection des rapports souhaitée effectuée, vous pouvez enregistrer votre sélection pour une utilisation ultérieure en cliquant sur « Enregistrer comme modèle ». Vous devez saisir un nom dans le champ « Saisissez le nom du modèle : ». Le nom du modèle s’affiche ensuite dans la liste des modèles. Chaque nouveau modèle est ajouté à la fin de la liste existante. L’ordre ne peut pas être modifié.
La fenêtre « modifier modèle s’ouvre».
Remarque : le champ « Verrouiller le modèle » est grisé et ne peut pas être sélectionné. Il n’est accessible qu’à l’administrateur de l’organisme fiduciaire.
Supprimer des rapports d’un modèle sélectionné #
Si, dans une sélection, un rapport est supprimé à l’aide de l’icône de la corbeille, la mention suivante s’affiche en bleu à droite du nom du modèle :
« Il y a des modifications non enregistrées dans le modèle »
Si un ou plusieurs rapports ont été supprimés par erreur, il suffit de cliquer sur l’icône représentant une « flèche dans un cercle » pour restaurer le modèle dans sa forme d’origine.
Exportation de fichiers #
L’icône «PDF (.pdf)» permet d’exporter un rapport. Si un seul rapport est sélectionné, vous pouvez choisir le format du fichier d’exportation parmi Word, PDF ou Excel.
Si plusieurs rapports ont été sélectionnés, seul le format PDF est disponible ; le fichier est alors généré via la fonction «Créer».
Créer un rapport #
En cliquant sur le bouton « Créer » en haut à droite, vous lancez la création du dossier de clôture.
Une fois créé, le dossier s’ouvre automatiquement, selon les paramètres du navigateur. Sous Windows 11, il s’ouvre par défaut dans un nouvel onglet d’Internet Explorer. Si vous souhaitez enregistrer ce rapport, vous devez le faire manuellement. Après avoir cliqué sur l’icône « disquette », une fenêtre de l’Explorateur de fichiers s’affiche et vous pouvez choisir l’emplacement où enregistrer le fichier.
Transmission à AgroScope ZA (Saimo) #
Le dernier point est disponible pour la «transmission des données à AgroScope».
Cliquez sur « Se connecter à Agroscope » pour lancer la procédure.
Pour transmettre les données, il faut d’abord se connecter via la page de connexion d’Agate.
