Aperçu #
« Clé de répartition » est un outil en ligne permettant de répartir les comptes de coûts compris entre 0000 et 0999 vers d’autres comptes de coûts correspondants. Cette répartition peut s’effectuer sur la base de montants en francs, d’unités ou de pourcentages attribués aux comptes de coûts.
Cet outil n’est utile que pour les clients qui participent à la comptabilité par centre de coûts et tiennent une comptabilité par unité de consommation.
Cette répartition peut être effectuée sur les comptes de coûts en fonction de montants en francs, d’unités ou de pourcentages. La valeur résiduelle est automatiquement mise à jour.
Conditions préalables #
Avant de pouvoir utiliser efficacement la fonction « Clés de répartition », les deux conditions suivantes doivent être remplies :
Valeur initiale : somme de tous les inventaires de l’année précédente (inventaire de clôture de l’année précédente) qui renvoient aux comptes 3060 (semences et plants), 4020 (engrais minéraux), 4030 (produits phytosanitaires) et aux centres de coûts correspondants
Achats : toutes les écritures de l’année en cours qui ont pour compte débiteur ou créditeur les comptes 3060, 4020, 4030,… et les comptes de coûts 0100, 0200, 0300,… Toutes les écritures d’inventaire sont exclues. (Comptes 1200 – 1299)
Valeur finale : somme de tous les inventaires de l’année en cours (stock initial, achats et consommation de l’année en cours) qui renvoient aux comptes 3060, 4020, 4030,… et aux centres de coûts 0100, 0200, 0300,…
Sommes à répartir : celles-ci résultent de la valeur initiale – valeur finale + achats
Afficher / masquer les colonnes #
Si vous ne souhaitez pas répartir certains comptes de coûts, vous avez la possibilité de les masquer. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Cliquez sur « Afficher / Masquer »
- L’icône en forme d’œil permet d’afficher ou de masquer les colonnes
Cliquez sur « Accepter » pour enregistrer la modification. Sinon, cliquez sur « Annuler ».
Répartition sur des comptes de coûts individuels #
Sélection de l’unité pour la répartition #
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée pour accéder aux paramètres des unités :
Définir les unités #
La fenêtre ci-dessous s’ouvre alors, dans laquelle il est possible de définir les « unités par clé de répartition ».
Ensuite, pour chaque compte de coûts à répartir, il est possible de définir une unité et la quantité totale à répartir :
- Unité : texte libre pouvant être utilisé pour n’importe quelle quantité
- Quantité totale à répartir : cette quantité correspond à 100 % du montant à répartir.
Exemple : nous devons répartir un montant de 2 300 CHF et définir que cela correspond à 100 kg. Ainsi, 1 kg = 23 CHF, et la répartition est effectuée selon cette clé. - Compte : il est possible de définir un compte de transfert par lequel la répartition doit être effectuée. Par défaut, le compte de transfert enregistré est le 1080, mais n’importe quel autre compte peut être utilisé.
Sélectionner les unités #
Par défaut, la répartition est configurée en CHF, mais vous pouvez définir vous-même l’unité à utiliser pour chaque compte de charges. Il existe trois possibilités de répartition. Ce paramètre peut être défini via le menu déroulant situé à gauche :
Montants en francs : cette option est adaptée lorsque la répartition exacte est connue.
Unités : en fonction des quantités (par ex. kg, dt, litres, …). La base de coûts totale est convertie proportionnellement.
Pourcentages Répartition : en fonction des pourcentages. La base de coûts totale est convertie proportionnellement.
Répartition en « CHF » (par défaut) : pour la répartition, les montants en francs à répartir à partir des comptes de coûts correspondants sont affichés.
Affichage sous « Unités » : à gauche des montants en francs, le nombre d’unités défini dans la section précédente est également indiqué.
Répartition en « Pour cent » : à gauche des montants en francs, les pourcentages correspondant à la répartition sont indiqués.
Enregistrer sur un compte de coûts #
Dans l’en-tête se trouve un champ de recherche permettant de rechercher un compte de coûts. À côté se trouve un bouton permettant d’afficher les comptes de coûts, avec le choix entre « Tous les comptes de coûts » et « Contentant écritures ». L’option « Tous les comptes de coûts » affiche également les comptes de coûts qui ne sont pas principalement concernés par la répartition.
Recherche du compte de coûts #
En principe, tous les comptes de coûts qui ont fait l’objet d’une écriture comptable au cours de l’exercice en cours peuvent être sélectionnés. Si toutefois tous les comptes de coûts nécessaires n’apparaissent pas, il est possible d’en ajouter d’autres à l’aide de l’icône de filtrage :
Le curseur permet de choisir si tous les comptes de coûts doivent être affichés (curseur à gauche, option « Tous les comptes de coûts ») ou si seuls les comptes de coûts sur lesquels des écritures ont été passées doivent être affichés (curseur à droite, option « Contenant écritures »). De plus, ce masque permet également de rechercher un compte de coûts via le champ de recherche.
Attention : veuillez noter que le champ de recherche tient également compte du premier filtre (« Tous les comptes de coûts » ou « Contenant écritures ») et que seuls les comptes correspondant au filtre s’affichent.
Répartir les montants sur les comptes de coûts #
La répartition peut être effectuée en saisissant les montants en francs, les unités ou les pourcentages correspondants dans les comptes de coûts appropriés. Il convient de veiller à ce que la « valeur résiduelle à répartir » soit égale à 0 CHF à la fin.
Si la répartition n’est pas effectuée en montants en francs, le montant correspondant en CHF s’affiche toujours à côté des unités / pourcentages pour plus de clarté :
Les montants sont inscrits dans les colonnes correspondantes. Le solde des sommes à répartir apparaît en bas, dans la colonne « Solde à répartir ».
Enregistrer et exécuter la répartition #
Enregistrer la répartition #
Pour enregistrer l’état actuel des répartitions, cliquez sur le bouton Enregistrer. Cette fonction enregistre UNIQUEMENT la répartition actuelle et n’effectue aucune écriture en arrière-plan.
Cela permet à un utilisateur, qu’il s’agisse du même ou d’un autre, de reprendre la répartition ultérieurement.
La fonction « Sauvegarder » est disponible à tout moment dès lors qu’au moins une répartition a été ajoutée ou modifiée sur un compte de charges.
Effectuer la répartition #
La fonction « Répartir tout » effectue la répartition et génère les écritures correspondantes dans la comptabilité. Le compte de transfert défini dans les paramètres est utilisé à cet effet. Le champ devient alors « Annuler ». Si le compte de transfert n’existe pas, un message d’erreur s’affiche (voir la section suivante pour plus de détails).
Important : toutes les clés de répartition doivent avoir été entièrement réparties avant de pouvoir utiliser cette fonction.
Vérification si le compte de transfert figure dans le plan comptable #
Après avoir sélectionné « Répartir tout », le système vérifie si le compte de transfert existe. Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur s’affiche en bas à droite indiquant que la comptabilisation n’a pas pu être effectuée et qu’il faut vérifier les paramètres. Peu après, la fenêtre « Définir le prix d’une unités de contenu » s’ouvre, dans laquelle les comptes peuvent être mis à jour. Une fois le nouveau compte saisi dans le champ supérieur, cliquez sur « Tout mettre à jour » pour copier le compte sur toutes les autres entrées. La saisie doit être validée en cliquant sur « Accepter ». En sélectionnant à nouveau « Tout répartir », la répartition est effectuée. Le champ passe alors à « Annuler ».
Créer un compte de transfert dans les paramètres de l’organisme fiduciaire dans Cash 2.0 #
Connectez-vous avec le compte administrateur de l’organisme fiduciaire. Dans le menu Client, sélectionnez « Services comptables » et cliquez sur « Modifier ». La fenêtre suivante s’affiche avec vos informations. Le compte par défaut est saisi dans le champ « Compte de transfert par défaut pour la clé de répartition ».
Annuler les modifications #
Si une erreur a tout de même été détectée, la répartition définitive peut être annulée à l’aide du bouton « Annuler » situé en haut à droite.