Masque de saisie #
Le masque de saisie sert à saisir de nouvelles écritures et à modifier les écritures existantes. Selon le type d’écriture, différents symboles s’affichent dans la colonne « Type ». Cela permet d’identifier le type d’écriture concerné.
Nouvelles écritures #
Il est possible de saisir de nouvelles écritures :
Pour enregistrer une écriture, tous les champs marqués d’un * doivent être renseignés.
Modifier l’écriture #
Les modifications peuvent être effectuées de la manière suivante :
- Cliquez dans une cellule du tableau récapitulatif
Les saisies sont enregistrées directement en appuyant sur la touche Entrée ou sur l’icône en forme diskette pur « Sauvegarder ». - En cliquant sur l’icône en forme de crayon située tout à droite de la ligne du tableau récapitulatif
Écritures de régularisation #
S’il s’agit d’une écriture de régularisation, celle-ci peut être activée à l’aide du curseur « Ecriture de régularisation ».
- Permettent une comptabilisation par période des cotisations annuelles.
- La répartition mensuelle s’effectue automatiquement après sélection des années de début et de fin.
Modification groupée (correction groupée)
En cochant plusieurs cases, vous pouvez modifier simultanément cette groupe :
Tout à gauche dans l’en-tête du masque de saisie se trouve une case à cocher qui permet de sélectionner toutes les lignes situées en dessous :
Si plusieurs écritures ont été sélectionnées, les boutons situés en haut de la page « Correction groupée des écritures sélectionnées », « Supprimer les écritures sélectionnées » et « Réinitialiser la sélection » deviennent actifs. En haut à droite de la fenêtre, le nombre d’écritures sélectionnées et concernées par la modification s’affiche.
Les corrections groupées sont utiles lorsqu’il faut ajuster un grand nombre d’écritures. Les champs suivants peuvent être modifiés :
- La date des écritures
- Text de l’écriture
- Le compte débiteur
- Le compte créditeur
- Le compte de charges
Si l’option « Correction groupée pour les écritures sélectionnées » est sélectionnée, deux possibilités s’offrent à vous pour les modifier.
- « Corriger les valeurs » : permet de modifier les champs individuellement.
- « Remplacer le compte xxxx » : permet de transférer ces écritures vers un autre compte.
Remarque : si le compte sélectionné comme nouveau compte a déjà été utilisé comme compte de contrepartie dans l’une des écritures, un message s’affiche en rouge et l’imputation n’est pas possible.
Supprimer les écritures sélectionnées #
La fonction « Supprimer les écritures sélectionnées » permet de supprimer les écritures.
La fonction « Réinitialiser la sélection » permet de désélectionner les écritures cochées.
Rechercher des écritures #
- Le champ de recherche effectue une recherche en temps réel en fonction des correspondances dans les champs de texte, les montants ou les informations relatives aux comptes.
Parcourir les comptes un par un #
En cliquant sur les flèches situées à droite ou à gauche des champs, vous pouvez faire défiler les différents comptes vers le haut ou vers le bas.
Afficher le solde filtré
Si un compte (1) est sélectionné et qu’un terme est saisi dans le champ de recherche (2), l’affichage est alors filtré en fonction de ce terme et le solde filtré (3) s’affiche à droite du solde total du compte sélectionné.
Sélectionner un compte #
En cliquant dans le champ, vous ouvrez la liste de sélection de tous les comptes actifs du client.
Annuler la sélection #
En cliquant sur le « – » à côté de la première entrée de la liste, vous annulez la sélection et toutes les écritures de tous les comptes s’affichent à nouveau.
Une fois qu’un compte a été sélectionné à l’aide du filtre «Sélectionner un compte», il est possible de modifier l’affichage des écritures à l’aide du bouton situé en haut à droite.
Modification de l’affichage – «Montants uniques» vs «Montants débiteurs/créditeurs»
«Montants uniques» :
Le montant n’apparaît qu’une seule fois, mais l’imputation complète, avec le débit et le crédit, est indiquée.
«Montants débiteur/créditeur» :
Le montant s’affiche respectivement dans une colonne «Débiteur» et une colonne «Créditeur». Seul le compte de contrepartie, en fonction du compte sélectionné, s’affiche. Cette option n’est disponible que si un compte a été sélectionné à l’aide du filtre.
Relevé de compte imprimable directement
Il est possible d’imprimer le relevé de compte directement depuis l’écran :
Télécharger les données comptables sous forme de fichier Excel
Les écritures du masque de saisie peuvent être téléchargées sous forme de fichier Excel. L’exportation tient compte du filtre défini dans le masque de saisie. Sans filtre, toutes les données comptables du client sélectionné et de l’exercice comptable défini sont téléchargées.
Écritures récurrentes #
Cette rubrique permet de saisir les écritures qui se répètent chaque année.
Deux exemple d’écritures récurrentes
Exemple avec les détails d’une écriture périodique
Créer une écriture récurrentes #
Les nouvelles écritures périodiques sont créées à l’aide du bouton « Nouvelle écriture ». Le formulaire illustré ci-dessous s’ouvre alors ; il s’adapte en fonction du type et du mode de saisie sélectionnés. Les champs à remplir sont intuitifs. Nous abordons plus en détail certains points ci-dessous.
Groupement : désigne un nom de groupe facultatif permettant de regrouper les écritures récurrentes. La saisie d’un nom de groupe n’a aucune incidence sur l’écriture finale, mais uniquement sur la présentation visuelle, c’est-à-dire la manière dont celles-ci sont regroupées.
Type : le type contrôle certains paramètres des écritures récurrentes :
« Part privée » : aucun compte de transfert ne peut être débité, l’écriture doit toujours être passée directement dans la part privée.
« Livraison interne » : seules des écritures peuvent être créées pour une comptabilité analytique correcte. Ces écritures ne sont pas intégrées à la comptabilité financière, mais sont enregistrées séparément en tant que livraisons internes et ne sont prises en compte que dans les rapports pertinents pour la comptabilité analytique.
« Autre » : si aucun des deux types mentionnés ci-dessus ne s’applique.
Type de saisie :
« Forfaitaire » : un montant fixe peut être indiqué.
« Par unités » : une unité et un prix unitaire sont saisis. CashWeb calcule ensuite le prix total.
« En pourcentage du solde calculé » : il est possible d’indiquer un compte ou une plage de comptes. Si l’on souhaite inclure plusieurs plages de comptes, il faut créer plusieurs écritures récurrentes.
Centre de coûts Débit/Crédit
Les deux champs « Compte Débit » et « Compte Crédit » ne sont disponibles que si le compte de débit ou de crédit est un compte de résultat.
Écritures multiniveaux : si une écriture récurrente est définie comme « multiniveaux », il est possible d’influencer l’ordre dans lequel elle sera exécutée. Ceci est particulièrement important pour les écritures exprimées en pourcentage, si celles-ci doivent être exécutées en fonction d’autres écritures récurrentes. L’ordre par défaut de toutes les écritures récurrentes est 0. Plus l’ordre est élevé, plus l’écriture est exécutée tardivement. Les écritures ayant le même ordre sont équivalentes et n’ont aucune influence les unes sur les autres.
Un exemple d’écriture récurrente à plusieurs niveaux serait le calcul de la part privée des frais de voiture après prise en compte préalable des frais professionnels.
Importer des écritures récurrentes à partir d’un modèle #
Lors de l’importation, deux options sont disponibles :
1. Ajouter les modèles
- Les écritures récurrentes existantes restent inchangées.
- De nouveaux modèles sont ajoutés.
- Aucune donnée existante n’est perdue.
Cette option est utile lorsque le client dispose déjà de ses propres modèles ou que de nouvelles directives ont été ajoutées par l’organisme fiduciaire.
2. Remplacer les modèles
- Toutes les écritures récurrentes existantes du client seront écrasées.
- Seuls les modèles d’écriture inclus dans l’importation seront conservés.
Attention : la prudence est de mise, car cela peut entraîner une perte de données si un client avait déjà enregistré ses propres écritures.
Les nouvelles écritures périodiques sont créées à l’aide du bouton « Créer une nouvelle écriture ». Le formulaire illustré ci-dessous s’ouvre alors ; il s’adapte en fonction du type et du mode de saisie sélectionnés. Les champs à remplir sont intuitifs. Nous abordons plus en détail certains points ci-dessous.
IMPORTANT : seuls les administrateurs de l’organisme fiduciaire peuvent créer de nouveaux modèles. Les modèles ainsi créés sont ensuite mis à la disposition de tous les clients de l’organisme fiduciaire. Un client peut créer ses propres écritures récurrentes ou en importer à partir d’un modèle existant.
Exécuter les écritures #
Une fois les écritures restantes s’ont exécutées, les écritures de l’année correspondante sont bloquées et ne peuvent plus être modifiées.
Annuler les écritures #
Si les comptes annuels n’ont pas encore été calculés, les écritures récurrentes déjà calculées peuvent être annulées via « Annuler les écritures ».
Les écritures n’apparaissent alors plus en gris et il est à nouveau possible d’y apporter des modifications.
Importer des écritures à partir d’un fichier CSV #
Télécharger un exemple #
L’option de menu « Importer des écritures externes » permet d’importer dans CashWeb des données d’écriture au format CSV provenant de systèmes tiers.
La fonction « Télécharger un exemple » permet de télécharger un fichier type.
La structure de données requise, issue du fichier « GenericExample.csv », est présentée ci-dessous. Les champs « DebitAccount », « CreditAccount » et « Amount » sont obligatoires.
Le fichier « ReadMe_fr.txt » téléchargé avec le fichier type contient des informations plus détaillées sur la structure que doit avoir le fichier.
Importer des écritures d’un système externe #
L’option de menu « Importer des écritures d’un système externe » permet de transférer dans CashWeb des données comptables au format CSV provenant de systèmes tiers. Cas d’utilisation typiques :
- Exportations CSV à partir des outils Excel propres à THS.
- Autres solutions comptables (via CSV/Excel/exportation standard)
L’importation réduit les efforts liés à la saisie des données et minimise les erreurs de saisie manuelles.
Pour télécharger le fichier, il suffit de cliquer sur le bouton vert encadré de pointillés « Sélectionner les fichiers ». Un explorateur de fichiers s’ouvre alors, permettant de sélectionner le fichier.