1 A-TWIN.Biz – Module comptabilité
Pour présenter les différentes opérations de clôture, nous les traitons dans un ordre qui permette de disposer de toutes les informations nécessaires pour passer à l’opération suivante. Cela évite des retours en arrière. Cet ordre peut être modifié, ou complété par des opérations spéciales, selon le dossier.
1.1 Saisir ou importer dans A-TWIN.Biz les écritures du journal
Saisir ou contrôler les dernières écritures des fiches du journal, ou importer les écritures de A-TWIN.Cash, fournies par le client. Saisir ou importer également les écritures d’inventaires de ATWIN.eInventar. Pour le transfert en fin d’année des écritures saisies dans A-TWIN.Cash et des écritures d’inventaires saisies, également des données non monétaires, dans A-TWIN.eInventar, il est recommandé de demander au client d’envoyer une sauvegarde et non une exportation à la fiduciaire. (voir chap. 2.5): La fiduciaire procédera alors elle-même aux opérations décrites dans le chap. 2.4.
1.2 Contrôle des comptes financiers
- Vérifier que les écritures générées par les éventuels modules auxiliaires sont toutes comptabilisées. (Bouton « Comptabilisation »). Dans les 3 onglets (débiteurs, créanciers / Salaires / Immobilisations), les chiffres entre parenthèses doivent être zéro pour chaque type de document (si oui, le bouton en bas « comptabiliser » est inactif).
- Vérifier que les soldes des comptes financiers correspondent aux relevés des instituts financiers. Pour cela, vous pouvez paginer les comptes dans la fenêtre « Ecritures » (pour voir le solde du compte à une écriture sélectionnée, l’option « afficher les soldes finaux » doit être désactivée), ou imprimer la « liste des soldes », ou la liste « extraits de comptes »
1.3 Opérations sur les immobilisations
1.3.1 Modèles d’immobilisations pour les investissements
Des modèles d’immobilisations peuvent être définis, pour rendre la saisie de nouveaux objets plus rapide. Lors de la création d’un nouveau dossier, des modèles sont automatiquement ajoutés. Pour saisir ou modifier ces modèles:
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Cliquez sur le bouton « Actions », puis sur « Modèles… »
- Pour modifier un modèle, sélectionnez-le, puis « ENTER » ou double-clic sur la ligne
- Pour saisir un nouveau modèle, cliquez sur le bouton
- Saisissez les données qui doivent être automatiquement proposées pour le type d’objet, dans les onglets « Description », « Amortissement » et « Comptabilisation ».
- Cliquez sur « OK » pour enregistrer le modèle. Un nom court vous est demandé pour identifier le modèle. Il est ensuite visible dans la liste des modèles.
- Si plusieurs modèles sont présents, il vous sera demandé de choisir un modèle lors de la saisie d’un nouvel investissement.
- 1.3.2 Saisie et comptabilisation d’un investissement acquis avant le premier exercice
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Cliquer sur le bouton
pour créer une nouvelle immobilisation.
- Si des modèles d’immobilisations ont été définis (voir chap. 1.2.1), vous devez en sélectionner un. Les données prédéfinies seront proposées. Sinon, ce dialogue de choix n’est pas affiché.
- Onglet « Description »: saisir la désignation et la date d’acquisition de l’objet, éventuellement d’autres information utiles.
- Onglet « Amortissement »: définir la méthode d’amortissement. Saisir ici la valeur initiale d’acquisition et la valeur comptable amortie en début d’exercice (amort. cumulés).
- Onglet « Comptabilisation »: définir la technique d’enregistrement de l’amortissement et les comptes. Si le montant d’amortissement proposé ne correspond pas à ce qui est désiré, saisir un montant sous « montant à comptabiliser » (Cela peut être le cas lors de méthode dégressive).
- Onglet « Investissements »: ne rien saisir !
- Enregistrer avec « OK »
- Enregistrer ensuite le nouvel objet depuis la fenêtre principale avec « OK ». Le nouvel objet est visible dans la fenêtre des immobilisations (voir chap. 1.2.8 et 1.2.9 pour le calcul des amortissements et leur comptabilisation)
- L’écriture du journal pour la valeur comptable début doit être saisie manuellement. On peut regrouper les objets d’un même compte du bilan en une seule écriture. Définir le journal « Solde initial » pour ces écritures. Exemple d’écriture:
1.3.3 Saisie et comptabilisation d’un investissement en cours d’exercice
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Cliquer sur le bouton
pour créer une nouvelle immobilisation.
- Si des modèles d’immobilisations ont été définis (voir chap. 1.2.1), vous devez en sélectionner un. Les données prédéfinies seront proposées. Sinon, ce dialogue de choix n’est pas affiché.
- Onglet « Description »: saisir la désignation et la date d’acquisition de l’objet, éventuellement d’autres information utiles.
- Onglet « Amortissement »: définir la méthode d’amortissement. Ne pas saisir ici la valeur initiale d’acquisition!
- Onglet « Comptabilisation »: définir la technique d’enregistrement de l’amortissement et les comptes
- Onglet « Investissements »: cliquer sur le bouton « Nouveau »
- dans le premier onglet de cette nouvelle fenêtre, saisir les données pour l’écriture comptable et l’inventaire
- Dans le 2e onglet: saisir le compte financier, ainsi que le type de TVA si assujettissement.
- Enregistrer avec « OK »
- Enregistrer ensuite le nouvel objet depuis la fenêtre principale avec « OK ». Le nouvel objet est visible dans la fenêtre des immobilisations (voir chap. 1.2.8 et 1.2.9 pour le calcul des amortissements et la comptabilisation)
1.3.4 Cas spécial: investissement en cours d’exercice avec reprise d’amortissements cumulé
Cela peut se présenter, par ex. lorsque le fils reprend des immeubles avec les amortissements cumulés du père. Prenons l’exemple d’un achat pour CHF 50’000.-, avec reprise de CHF 10’000.- d’amortissements cumulés:
- Créer le nouvel objet d’inventaire, et dans l’onglet « Amortissements », saisir les CHF 10’000.- d’amortissements cumulés dans le champ « Valeur initiale d’acquisition »
- Compléter l’onglet « Comptabilisation »
- Dans l’onglet « Investissements », créer un investissement pour CHF 50’000.-.
- L’onglet « Amortissement » présente alors les valeurs suivantes:
1.3.5 Saisie et comptabilisation d’un investissement complémentaire
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Sélectionnez l’objet qui doit recevoir l’invest. complémentaire (ENTER ou double-clic).
- Sélectionnez l’onglet « Investissements » et cliquez sur « Nouveau »
- Dans le 1er onglet, sélectionnez « Investissement » et saisissez les données pour l’écriture et l’inventaire
- Dans le 2e onglet, saisissez le compte financier, et le type de TVA si assujettissement.
- Enregistrer avec « OK »
- Enregistrer ensuite l’objet depuis la fenêtre principale avec « OK ». L’investissement complémentaire est visible sur la ligne de l’objet, dans la fenêtre des immobilisations (voir chap. 1.2.8 et 1.2.9 pour le calcul des amortissements et la comptabilisation)
1.3.6 Saisie et comptabilisation d’un déinvestissement total
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Sélectionnez l’objet à désinvestir (ENTER ou double-clic).
- Sélectionnez l’onglet « Investissements » et cliquez sur « Nouveau »
- Dans le 1er onglet, sélectionnez « Désinvestissement total » et saisissez les données pour l’écriture et l’inventaire. La coche « pas de transfert » est activée par défaut.
- Dans le 2e onglet, saisissez le compte financier, et le type de TVA si assujettissement. Remarque: 2 comptes sont demandés pour la comptabilisation du bénéfice/perte sur vente. La raison en est que la TVA est calculée sur le prix de vente (= compte prix de vente. avec TVA définie dans le plan comptable), et non sur la valeur comptable (= compte valeur comptable). En cas de non assujettissement, les 2 comptes sont identiques. Ces comptes peuvent être définis par défaut dans le menu « Outils – Options – Comptabilité – Comptabilisation – onglet Immobilisations ».
- Enregistrer avec « OK »
- Enregistrer ensuite l’objet depuis la fenêtre principale avec « OK ». L’objet vendu est visible dans la fenêtre des immobilisations (voir chap. 1.2.8 et 1.2.9 pour le calcul des amortissements et la comptabilisation)
1.3.7 Saisie et comptabilisation d’un déinvestissement partiel
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Sélectionnez l’objet à désinvestir (ENTER ou double-clic).
- Sélectionnez l’onglet « Investissements » et cliquez sur « Nouveau »
- Dans le 1er onglet, sélectionnez « Désinvestissement partiel » et saisissez les données pour l’écriture et l’inventaire
- Dans le 2e onglet, seul le compte financier est demandé (et le type TVA en cas d’assujettissement)
- Enregistrer avec « OK »
- Enregistrer ensuite l objet depuis la fenêtre principale avec « OK ». L’objet avec la part vendue est visible dans la fenêtre des immobilisations (voir chap. 1.2.8 et 1.2.9 pour le calcul des amortissements et la comptabilisation).
1.3.8 Saisie et comptabilisation d’une mise hors service
La mise hors service d’un objet ressemble à un désinvestissement, mais sans valeur de prix de vente. Cette opération doit être effectuée AVANT d’exécuter le calcul des amortissements, car en cas de perte, l’entier de la valeur comptable début est comptabilisée.
- Depuis le menu ruban, cliquer sur le bouton « Immobilisations ».
- Sélectionnez l’objet à mettre hors service (ENTER ou double-clic).
- Sélectionnez l’onglet « Investissements » et cliquez sur « Nouveau »
- Dans le 1er onglet, sélectionnez « Mise hors service » et saisissez les données demandées
- Dans le 2e onglet, saisissez le compte financier (il ne sera en fait pas utilisé), et les comptes pour la comptabilisation d’une perte éventuelle.
1.3.9 Modifications globales des méthodes d’amortissements et des comptes
Pour faciliter l’optimisation fiscale ou un changement d’attribution aux comptes, il est possible de
modifier différents paramètres de manière globale.
- Cette fonction est accessible par le bouton « Actions – Modifications globales ».
- Onglet « Général »: les objets à modifier peuvent être filtrés selon le « compte d’actif » ou selon
- le « groupe » (des groupes doivent alors avoir été définis, et les objets attribués aux groupes).
- Onglet « Amortissement »: introduire les modifications.
- Onglet « Comptes »: introduire les modifications. Les valeurs « aucun changement » signifient que ces comptes ne seront pas modifiés. Onglet « Divers »: une fonction permet de convertir tous les numéros (codes) des immobilisations à la même longueur (complète avec des zéros à gauche)
1.3.10 Calcul des amortissements
Les amortissements doivent bien entendu être calculés avant de pouvoir procéder à la comptabilisation de l’ensemble des mouvements.
- Cliquer sur le bouton « Calculer »
Il est possible de filtrer le ou les objets à amortir, et de remplacer les valeurs d’amortissement qui auraient déjà été saisies ou calculées.
- Cliquer sur « Démarrer ». Un message demande de confirmer si les amortissements avec valeur zéro doivent être remplacés par les montants proposés par le programme. Remarque: si un objet ne doit effectivement pas être amorti, il faut lui attribuer une méthode d’amortissement « aucun amortissement ».
Si vous répondez « Oui », les amortissements seront calculés. Ils sont alors visibles dans la liste affichée des immobilisations. Le calcul des amortissements peut être répété si nécessaire. Mais si une comptabilisation a été effectuée, il faudra alors décomptabiliser avant de comptabiliser la nouvelle situation.
1.3.11 Comptabilisation des amortissements et des mouvements
Pour générer l’ensemble des écritures des amortissements et des investissements / désinvestissements dans le journal comptable:
- Cliquez sur le bouton « Comptabilisation » du menu « Comptabilité »
- Onglet « Immobilisations »: cochez les éléments à comptabiliser. Ce sont ceux qui portent une valeur différente de zéro entre parenthèses. Pour faciliter l’identification du lot de comptabilisation, en vue d’une éventuelle future décomptabilisation, vous pouvez saisir une description.
- Cliquez sur le bouton « Comptabiliser ». Les chiffres entre parenthèses sont alors mis à zéro. Si des erreurs sont constatées, elles sont affichées. L’erreur la plus fréquente est due à l’oubli de calculer l’amortissement pour un ou plusieurs objets.
Les écritures sont alors visibles dans le journal. Par ex. l’achat de la nouvelle charrue et son amortissement, et la vente de l’ancienne charrue:
Remarque: les amortissements ne sont pas calculés l’année de la vente d’un objet. Celui-ci est remplacé par la perte sur vente dans le compte 79xx, par différence entre le montant de la vente et la sortie de la valeur comptable.
Si nécessaire, il est possible d’annuler un lot de comptabilisation. Pour cela, aller dans l’onglet « Décomptabiliser », et cochez le ou les lots concernés
Il est également possible de décomptabiliser et de comptabiliser un objet individuellement:
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un objet de la liste, puis sur « décomptabiliser » ou « Comptabiliser ». Cette fonction est pratique lors d’une correction ou d’un test.
1.3.12 Liste de contrôle des amortissements et des mouvements
Cliquez sur le bouton « imprimer » de la fenêtre des immobilisations, ou dans le menu Comptabilité, dans la section « Etats » sur le bouton « Immobilisations ».
- Sélectionnez le document « Amortissements de l’exercice », le classement désiré, et cochez « Grouper par compte »(du bilan). Vous pouvez choisir d’inclure les objets totalement amortis, ainsi que le libellé des écritures des investissements et désinvestissements.
1.4 Saisie des écritures prédéfinies périodiques de clôture et des répartitions analytiques
On distingue deux types d’écritures de clôture (en plus des inventaires):
- Les écritures de la comptabilité financière, pouvant également toucher les comptes analytiques (par ex. part privée aux frais généraux). Ces écritures seront avantageusement saisies dans les « écritures prédéfinies« , en cochant l’option « écriture périodique ». Elles seront ainsi automatiquement proposées pour la même période de l’exercice suivant. Si le montant est variable, ne pas le saisir ici. Il pourra être saisi lors de la génération des écritures périodiques (« Ecritures – bouton Actions – écritures spéciales – générer les écritures périodiques »). Remarque: si le compte analytique correct est déjà lié au compte P.P. dans le plan comptable, il n’est pas nécessaire de le sélectionner ici.
- Les répartitions entre comptes analytiques uniquement (par ex. répartition des engrais). Ces répartitions sont à définir par le bouton « Clés de répartition ». Cliquer sur le bouton
pour définir une nouvelle répartition. Le dialogue suivant s’ouvre. Définissons une répartition d’engrais:
- Nom: saisissez la désignation de la répartition
- Compte analytique: tapez ou sélectionnez le compte analytique à répartir
- Comptes financiers: sélectionnez le ou les comptes qui doivent être pris en considération pour la répartition. Avec un clic droit de la souris, vous pouvez effectuer une sélection de plusieurs comptes. La sélection peut être enregistrée pour une prochaine utilisation.
- Total à répartir: Indiquez le nombre d’unités totales correspondant au solde des comptes sélectionnés, même si elles ne seront pas toutes réparties.
Cliquez sur le bouton « Nouveau » pour définir la répartition sur le premier compte analytique
Ajoutez ensuite la répartition sur le compte analytique suivant. Le solde à répartir est proposé.
Une répartition incomplète est autorisée. Enregistrez la définition de répartition avec OK.
Pour exécuter la ou les répartitions, cliquez sur le bouton « Actions ». Vous pouvez alors répartir (seulement la répartition sélectionnée) ou tout répartir. C’est également ici que l’on peut annuler une ou toutes les répartitions.
La répartition ne crée pas de nouvelles écritures, mais ajoute un schéma de répartition dans les écritures (onglet « analytique ») concernées par les comptes et comptes analytiques définis.
Dans notre exemple, nous avons réparti un stock début d’engrais. Si on veut ouvrir l’écriture, un message demande « Si vous modifiez cette écriture, les répartitions analytiques générées à partir des clés de répartition seront supprimées. Désirez-vous la modifier? »
- Si vous répondez « oui », les répartitions seront supprimées dans cette écriture. A éviter. Siune modification devait être nécessaire, il est recommandé de la faire dans la clé de répartition, puis exécuter à nouveau la répartition.
- Si vous répondez « non », l’écriture sera ouverte en consultation (attendre quelques secondes). Exemple:
Dans l’affichage et les états de l’analytique, on peut constater que les charges ont été imputées.
1.5 Contrôle et correction des comptes de la comptabilité financière etanalytique. Consultation d’autres exercices
1.5.1 Contrôle des comptes de la comptabilité financière Effectuer les mêmes opérations qu’au chap. 1.1. Pour la recherche d’une ou plusieurs écritures, les boutons « rechercher » (jumelles) et « Filtrer » permettent de définir tous les critères nécessaires.
1.5.2 Contrôle des comptes analytiques
Les comptes analytiques peuvent être consultés par le menu « Comptabilité – Ecritures analytiques » ou par les états (listes d’impression).
- Plusieurs listes sont à disposition par le bouton « Etats – Analytique ».
- Pour le contrôle de la comptabilisation, sélectionner la liste « Analytique: extrait trié par compte comptable ».
- Pour un contrôle plus global: liste « Analytique: soldes par compte comptable, avec sous-totaux par classe ».
- Pour contrôler si toutes les écritures concernées par l’analytique ont bien été attribuées à des comptes analytiques: liste « Analytique: attributions résumées ». Sélectionner « Différences »
Les écritures présentant une différence entre leur montant et celui attribué à l’analytique sont imprimées.
- Un extrait de compte avec les diviseurs est disponible sur A-TWIN.Datapool, et peut être téléchargé par Internet ou par les documents de bouclement (voir le doc. « Introduction à l’utilisation du A-TWIN.Datapool »).
1.5.3 Consultation d’autres exercices
Tout en travaillant dans la fenêtre des écritures de l’exercice actuel, il est possible d’ouvrir une fenêtre supplémentaire montrant les écritures d’un exercice précédent ou suivant.
- Depuis la fenêtre « Ecritures », cliquez sur le bouton « Actions » et sur « Autre exercice… » (n’est pas activé si le dossier n’a qu’un seul exercice).
- Dans la nouvelle fenêtre, l’exercice peut être sélectionné en haut à gauche. Toutes les fonctions de sélection et de filtrage sont également disponibles. Il est ainsi facile et rapide de comparer ce qui a été comptabilisé dans les 2 exercices. Il n’est bien entendu pas possible de modifier ou d’ajouter des écritures dans cette fenêtre.
1.6 Tableau des flux financiers
1.6.1 Généralités, concept
Le programme permet de définir différents fonds et différentes présentations de ces fonds.
Le groupe de travail « Méthodologie » a choisi d’utiliser 2 fonds:
- le fonds des liquidités nettes, selon SwissGAAP FER 4 (recettes – dépenses)
- le fonds de trésorerie nette globale, utilisable pour la planification (ventes – achats)
Il a également choisi de présenter ces fonds selon la méthode directe.
Les définitions des 2 fonds, ainsi que de la présentation du fonds liquidités nettes, sont livrées avec le programme. La présentation du fonds de trésorerie nette globale étant actuellement différente entre celle du commerce et celle définie pour la branche agricole, elle n’est pas incluse dans le programme, mais produite par A-TWIN.Datapool. Cela évitera des confusions qui auraient été provoquées par la présence de deux versions différentes.
L’utilisateur n’a donc pas besoin de savoir définir les fonds et leur présentation lui-même, à moins qu’il désire en produire d’autres.
1.6.2 Impression
Pour imprimer les fonds et leur présentation, cliquez sur le bouton « Etats – Tableaux de flux de trésorerie », et sélectionnez la présentation « Modification des liquidités nettes (D1) .
En cas d’erreur, on peut imprimer une liste des écritures participant à chaque position de la présentation en activant la case à cocher.
Pour imprimer cette liste dans le dossier de bouclement, voir le chap. 1.9.
1.7 Saisie des propriétés complémentaires du mandat
Dans la fenêtre des dossiers comptables, le bouton « Propriétés » donne l’accès aux différents
paramètres du dossier, dont certains ont été saisis lors de sa création.
- Un lien « Mandataire », en bas du 1er onglet, a été ajouté pour le traitement fiduciaire:
- Le 1er onglet permet de saisir les coordonnées et le chemin du logo de la fiduciaire. Ces données figureront sur la page de garde du dossier de bouclement
- Le 2e onglet contient des données qui seront utilisées pour le bouclement fiscal et pour envoi à la base de données A-TWIN.Datapool. Le Type de mise en valeur est actuellement en cours de conception et ne doit pas encore être utilisé.
Les autres données non monétaires sont à saisir dans A-TWIN.eInventar, ou AGRO-TECH.
1.8 Contrôle des paramètres de bouclement dans le plan comptable
1.8.1 Comptes de totalisation
Les « comptes » de totalisation permettent d’insérer des totaux continus à n’importe quel niveau de regroupement dans le plan comptable. Les totaux insérés dans les comptes de résultat ignorent bien entendu les valeurs des comptes de bilan. Les modèles de plans comptables contiennent des comptes de totalisation prédéfinis parmis les comptes de résultat, afin que le Résultat soit présenté conformément au standard. Il s’agit ici de vérifier si ces comptes de totalisation sont bien présents dans le plan comptable du mandat.
- Ouvrir l’affichage du plan comptable
- Le premier compte de totalisation défini est placé à la fin de la classe 4
Si les comptes de totalisation ne sont pas définis, ils peuvent être ajoutés par le bouton fléché à côté du bouton « Nouveau »:
Définir son emplacement dans le dialogue qui s’affiche:
Se référer au standard défini dans la version 2013 du plan comptable suisse PME.
1.8.2 Comptes de virement au capital
Lors de l’éxécution de l’assistant Bouclement, les soldes des comptes du bilan sont reportés sur l’exercice suivant. Les virements des comptes du privé et du résultat ne peuvent pas être effectués à la fin de l’exercice actuel, si l’on veut que leurs soldes soient visibles dans le bilan fin d’exercice. Ils doivent donc être effectués au début de l’exercice suivant. Cette opération est automatisée en définissant les comptes de virement dans les comptes concernés du plan comptable. Les modèles de plan comptable contiennent ces définitions. Il s’agit ici de vérifier si ces comptes de virement sont bien définis dans le plan comptable du mandat.
- Ouvrir l’affichage du plan comptable
- Le premier compte de bilan devant contenir une définition de compte de virement est le premier compte 281x. Editer le compte et cliquer sur l’onglet « Bouclement »:
Le compte de virement est en général le 2800, mais sera différent en cas de communautés d’exploitations. Le virement doit être effectué au début de l’exercice suivant. Un libellé peut être défini pour l’écriture. Tous les comptes du privé utilisés, ainsi que le compte de bénéfice/perte de l’exercice, doivent être définis de cette manière.
1.9 Impression du dossier de bouclement
Les différentes listes composant un bouclement peuvent être imprimées en une seule opération au moyen du bouton « Etats – Documents de bouclement ».
Il est possible d’inclure également des listes qui n’ont pas été produites par A-TWIN.Biz, comme des documents PDF créés par la fiduciaire, les inventaires saisis dans A-TWIN.eInventar, ou les mises en valeur produites par A-TWIN.Datapool.
Dans une prochaine version de A-TWIN.Biz, plusieurs dossiers de documents de bouclement pourront être définis. Par ex. 1 pour les contrôles, 1 pour le dossier fiscal, 1 pour le dossier de gestion, etc..
Onglet « Sélection »:
Case à cocher: inclure ou exclure un document
Boutons de sélection: permet d’appliquer l’inclusion ou l’exclusion à l’ensemble des documents
Boutons fléchés: déplacer le document sélectionné dans la liste des documents
Bouton : ajouter un document de type:
- PDF: sélectionner le document dans le l’explorateur du dialogue, ou faire un glisser-déposer directement depuis l’Explorateur Windows dans la liste des documents.
- Datapool: pour tout ce qui concerne l’envoi et la réception de données avec ATWIN.Datapool, se référer au document « Introduction à l’utilisation de A-TWIN.Datapool ».
- E-Inventaire: sélectionner quelle(s) liste(s) doivent être imprimées. Important: le chemin du programme A-TWIN.eInventar et de la base de données A-TWIN.Cash du mandat doivent avoir été définis sous le menu « Outils – Options – Compléments – A-TWIN.eInventaire »
Aperçu…: affiche un aperçu écran du rapport sélectionné. Si le rapport vient de A-TWIN.eInventar ou de A-TWIN.Datapool, un PDF temporaire est créé et affiché.
Imprimer…: imprime le rapport sélectionné. Si le rapport vient de A-TWIN.eInventar ou de A-TWIN.Datapool, un PDF temporaire est tout d’abord créé. L’utilisateur lance l’impression depuis la visionneuse de PDF.
Envoyer…: un PDF du rapport sélectionné est créé, puis l’utilisateur choisi de l’envoyer par e-Mail, ou de l’enregistrer à l’endroit désiré. (Nom par défaut du fichier: voir plus bas)
Ouvrir…: ouvre le dialogue des options pour l’impression du document
Supprimer…: retire le document de la liste des documents de bouclement.
Onglet « Options »:
Il est recommandé de ne modifier la période proposée que dans des cas particuliers.
Les paramètres de connexion au A-TWIN.Datapool sont documentés dans l’annexe « Intro utilisation A-TWIN.Datapool.pdf ».
Option « Imprimer le numéro au lieu du nom de dossier »: cette option doit être activée si des documents du A-TWIN.Datapool sont inclus dans les documents de bouclement, car seul le no du dossier est connu du Datapool. Tous les documents ont ainsi la même présentation.
Définir le nom des fichiers PDF produits par la commande « Envoyer »:
Le nom des fichiers PDF peut être défini, afin qu’il puisse être aisément classé selon la règle d’archivage choisie. Cette fonction se trouve dans le menu « Outils – Options – Onglet Communication – Format du nom des fichiers »:
Il est possible de définir des champs avant et après le nom du document: Préfixe: ce qui précédera le nom du document Suffixe: ce qui suivera le nom du document Insérer un champ: on peut choisir entre le nom du dossier, le numéro du dossier, et l’exercice.
Conseil: ajoutez un caractère « _ » après le préfixe et avant le suffixe, ou entre deux champs, afin que les éléments du nom ne soient pas collés entre eux. Vous pouvez ajouter d’autres caractères si désiré.
Résultat de l’exemple ci-dessus pour un dossier de bouclement: 14000_Documents de bouclement_Pierre Perrin_2012
1.10 Boucler et verrouiller l’exercice, et créer l’exercice suivant avec report des soldes
La dernière étape des opérations de clôture est celle du bouclement proprement dit. Cette opération peut être répétée si nécessaire.
- Par le menu « Fichier – Nouvel exercice ou Boucler » (ou dans la fenêtre des dossiers comptables, par le bouton « Boucler »), un assistant est ouvert:
- Cliquez sur « Suivant », puis sur le bouton « Vérifier ».
- Si le test est positif, cliquez sur « Suivant ». Lors du premier bouclement du dossier, les comptes nécessaires doivent être introduits, afin que le programme puisse comptabiliser les écritures de bouclement:
Attention: dans le nouveau plan comptable 2013, l’ancien compte de bilan pour le bénéfice ou la perte de l’exercice (2991) est remplacé par
2891 pour les entreprises à raison individuelle
2999 pour les communautés d’exploitations (à répartir ensuite entre les comptes des associés 2990-2994)
- A l’étape suivante, on peut définir si l’exercice actuel doit être verrouillé (on pourra le verrouiller lors d’une nouvelle exécution de cet assistant). On peut également définir si l’exercice suivant doit être ouvert, et si l’écriture de résultat doit être créée (en principe oui). Les écritures attribuées au journal « à extourner » (inventaires des circulants) seront extournées à la date indiquée.
- La dernière étape récapitule les tâches qui seront effectuées lorsque l’on cliquera sur « Terminer ».
Dans la fenêtre des dossiers comptables, si l’option « Verrouiller l’exercice comptable » a été activée, l’option « Bouclé » remplace alors « Ouvert ». En imprimant le bilan et le Résultat, vous constaterez que le résultat de l’exercice a été comptabilisé, ainsi que les virements des comptes du bilan (comptes du privé), qui ont été définis dans le plan comptable (voir chap. 1.8.2).
2 A-TWIN.eInventar
2.1 Utilité et positionnement par rapport à AGRO-TECH.
A-TWIN.eInventar permet de saisir les inventaires des circulants de manière confortable, ainsi que les données non monétaires minimales, nécessaires pour l’annexe fiscale et les mises en valeur de branche produites par A-TWIN.Datapool. A-TWIN.eInventar est le complément minimal à A-TWIN.Biz pour la comptabilité agricole. AGRO-TECH répond à des besoins plus larges, comme ceux du Dépouillement Centralisé, de la gestion technique, ou de l’administration, et peut également être utilisé pour les données non monétaires.
2.2 Reprise des inventaires de AGRO-TWIN et liens avec A-TWIN.Cash
Si le mandat a été tenu sur AGRO-TWIN comptabilité, il est possible de reprendre les inventaires dans A-TWIN.eInventar. Cela évite la saisie initiale. Cette reprise est effectuée par A-TWIN.Cash, en même temps que la reprise du plan comptable et des paramètres de base du mandat AGRO-TWIN.
- Ouvrir A-TWIN.Cash. Fermer un éventuel mandat ouvert.
- Menu « Fichier – Importer ». L’assistant d’importation s’ouvre. Sélectionner la base de données du mandat AGRO-TWIN:
- A l’étape suivante, veiller à ce que l’option « Inventaires » soit cochée
- Sélectionnez la base de données Cash existante (ATTENTION, elle ne doit pas encore avoir été migrée sur le nouveau plan comptable!), ou saisissez le nom d’une nouvelle base de données à créer
La dernière étape résume les opérations à effectuer. Cliquez sur « Terminer ».
- La base de données Cash est créée et prête à être utilisée par eInventar. ATTENTION! Si le mandat est maintenant tenu par la fiduciaire sur A-TWIN.Biz, effectuer la migration du mandat sur le nouveau plan comptable avant de continuer!
- Cliquez sur le bouton symbolisant eInventar. Vous constaterez que l’historique de tous les exercices a été importé. A ce stade, vous pouvez saisir les inventaires fin de l’exercice en cours, ou envoyer la base de données à votre client, pour qu’il effectue la saisie.
2.3 Saisie des données non monétaires (données de l’exploitation)
Remarque: cette fonction n’est pas disponible pour les mandats qui n’ont pas été migrés sur le nouveau plan comptable (= liés à AGRO-TWIN). Après avoir importé les inventaires, il faut donc effectuer la migration du mandat par A-TWIN.Cash (menu Fichier – Migrer, puis sélectionner le schéma de conversion approprié).
- Ouvrir A-TWIN.eInventar, dans le mandat concerné. Les données de l’exploitation sont ajoutées dans l’arborescence de chaque exercice. Elles se composent de 4 formulaires:
Données générales:
Bien-fonds:
Utilisation du sol:
Diviseurs:
- Les comptes analytiques activés sont automatiquement affichés.
- Pour reprendre les surfaces et rendements saisis dans le formulaire « Utilisation du sol », cliquer sur le bouton en bas « Reprendre les surfaces et rendements de l’utilisation du sol ».
- Des autres diviseurs, et les diviseurs pour les autres comptes analytiques que ceux des cultures, sont saisis en tapant « ENTER » ou par un double-clic sur la ligne.
- Dans le formulaire qui s’ouvre, on peut définir 3 diviseurs par compte analytique. Sélectionner le type de diviseur, puis saisir le nombre d’unités et l’unité. Si le type de diviseur correspond à une donnée saisie dans eInventar (surface, rendement culture, un des diviseurs globaux), le nombre d’unités et l’unité seront automatiquement proposés.
Pour les comptes analytiques qui ne sont pas des branches de production, on peut définir le type de diviseur « Diviseur de l’exploitation » (voir aussi form. « Données générales »)
Impression:
Menu « Fichier – Imprimer ». La liste contient les inventaires et les données d’exploitation saisis pour l’année sélectionnée.
Report sur l’exercice suivant:
Menu « Inventaire – Reporter inventaire fin sur année suivante ». L’ensemble des données (inventaires et données générales) sont traitées. Le report ne peut se faire que si au moins un montant est saisi dans les inventaires. Le report ne peut être répété. Si cela devait être nécessaire, il faut supprimer au préalable le nouvel exercice. Seules les données n’étant en principe pas variables sont reportées. Les types de diviseurs sont reportés, sans leurs valeurs.
2.4 Exportation des écritures d’inventaires vers A-TWIN.Biz.
La fonction d’exportation des écritures de A-TWIN.Cash contient une option pour exporter également
les écritures d’inventaires.
- Quitter A-TWIN.eInventar et ouvrir A-TWIN.Cash.
- Menu « Fichier – Exporter (sur unité, ou via eMail) ». L’assistant s’ouvre:
- Vérifier que l’option « Exporter aussi l’inventaire? » est bien cochée, et si le fichier est bien celui dont les données doivent être exportées.
- Dans l’étape suivante, vérifier la période d’exercice à exporter:
- Dans l’étape 3, le chemin et le nom du fichier qui sera créé est affiché. Pour l’export vers A-TWIN.Biz, le fichier est au format CSV (et non MDB comme pour AGRO-TWIN).
- La dernière étape résume les opérations à effectuer. Le nombre de lignes d’inventaires trouvées est mentionné. Cliquer sur « Terminer ».
Le fichier est créé dans le répertoire du/des mandat(s) Cash. Un bulletin de livraison est affiché.
- Ce fichier est à importer depuis A-TWIN.Biz, par le menu « Outils – Importer-exporter – A-TWIN – onglet Importer ». Il suffit de sélectionner le le fichier à importer.
- Puis cliquer sur « Démarrer ». Les écritures d’inventaire, et les éventuelles autres écritures, seront importées.
Les écritures d’inventaire fin sont attribuées automatiquement au journal « à extourner ». Lors de l’exécution du bouclement, toutes les écritures attribuées à ce journal seront extournées au début de l’exercice suivant, de la même manière que dans AGROTWIN.
2.5 Variante de transfert des données de A-TWIN.eInventar vers la fiduciaire avec possibilité de retour des données corrigées vers le client Si la fiduciaire désire pouvoir retourner les données d’inventaires et non monétaires au client en cas de corrections, la variante de transfert suivante doit être utilisée:
- Depuis A-TWIN.Cash, le client envoie une sauvegarde de ses données, au lieu d’une exportation
- Avec A-TWIN.Cash, la fiduciaire charge la sauvegarde reçue, et contrôle et complète les données dans A-TWIN.eInventar. Elle peut envoyer les données au A-TWIN.Datapool.
- Avec A-TWIN.Cash, la fiduciaire exporte les écritures et les importe dans A-TWIN.Biz
- Toujours avec A-TWIN.Cash, la fiduciaire envoie une sauvegarde des données corrigées au client.
- Le client effectue alors une importation des données reçues de la fiduciaire. La coche « importer également les inventaires » doit être activée (elle l’est par défaut).
Remarque: lors de l’importation, le plan comptable est également mis à jour. La fiduciaire peut donc profiter de cette occasion pour importer le plan comptable du mandat A-TWIN.Biz dans la base de données Cash avant d’effectuer sa sauvegarde pour envoi au client.
3 A-TWIN.Datapool
Pour toutes les fonctions relatives à l’envoi des données au A-TWIN.Datapool, ou à la réception de mises en valeur de celui-ci, veuillez vous référer au document annexé « Introduction à l’utilisation du A-TWIN.Datapool ».