1 Eröffnen eines Mandanten (Ordners) in WinBIZ Agro

Ein neuer Mandant muss immer eröffnet werden, selbst wenn der Kontenplan und die Eröffnungsbilanz aus einem bestehenden AGRO-TWIN Mandanten importiert werden.

1.1 Eröffnen eines Mandanten aus einer Vorlage

Manche Treuhandstellen haben eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Modelvorlage erstellt. Darin kann zum Beispiel der Kontenplan auf die Treuhandstellenregion angepasst sein, eigene Buchungsvorlagen enthalten, Abschlussdossiert erstellt usw. In diesem Fall mit der Funktion „Wiederherstellen“ unter <Datei> <Sicherung, Wiederherstellung> im Register <Wiederherstellen> die Sicherung der Treuhandstellenvorlage für den neuen Kunden zurückladen.

Nach der Auswahl der Zieldatei und des Zielortes „Wiederherstellen in einen neuen Ordner oder ein anderes Geschäftsjahr“ kann unter „Ordner“ der Kundenname und unter „Ordner Nr.“ die Kundennummer eingetragen werden. Anschliessend auf „Starten“ klicken.

1.2 Assistent zur Ordnererstellung

Ordner Nummer (intern) (Mandant):

Erfassen Sie die Angaben zum Unternehmen in den ersten beiden Registern und dann die Identifizierungsnummer im dritten Register. Die nächste freie Nummer wird vorgeschlagen. Sie können aber auch eine andere maximal 9-stellige Nummer eingeben. Führende Nullen werden unterdrückt (es ist ein numerisches Feld).

Auswahl des Kontenplans:

5 Kontenpläne werden mit dem Programm je auf Französisch und Deutsch geliefert:

Kontenplan für KMU Landwirtschaft Betriebsgemeinschaften
Kontenplan für KMU Landwirtschaft vereinfacht (Revision 2013)
Kontenplan für KMU Landwirtschaft komplett (Revision 2013)
Allgemeiner Kontenplan für KMU komplett (SGV alt 1996)
Allgemeiner Kontenplan für KMU vollständig (SGV neu 2013)

Der Inhalt des gewählten Kontenplans kann mit dem Knopf <Übersicht…> angezeigt werden.

Die Unterschiede zwischen den vereinfachten und den vollständigen Kontenplänen sind im Kapitel 2.1 dokumentiert.

  • Alle Kontenpläne KMU Landwirtschaft enthalten die Kostenstellen.
  • Alle 5 Kontenpläne enthalten die vollständigen MwSt.-Codes (bitte keine löschen oder noch hinzufügen!).

Sie können auch den Kontenplan eines bestehenden Mandanten übernehmen, welchen Sie als Vorlage verwenden.

Wenn Sie das Kästchen <Konten und Schemata Kostenstellenverteilung> deaktivieren, wird die Tabelle der Kostenstellen zwar übernommen (für einen eventuellen späteren Gebrauch), nicht aber die Verbindung der Konten zu den Kostenstellen. Diese Verbindungen müssten später manuell nacherfasst werden, wenn die Kostenrechnung benötigt werden sollte.

MwSt. Pflicht:

Wenn Sie die Option <Diese Firma ist MwSt. pflichtig> nicht aktivieren, werden die Verbindungen der Konten mit den MwSt.-Codes trotzdem übernommen. Hingegen wird die Erfassung der MwSt. deaktiviert und die Spalte MwSt. im Kontenplan nicht mehr angezeigt. Wird die MwSt. später benötigt, kann diese über das Menü <Extras> <Einstellungen> <MwSt.> aktiviert werden.

Erstellen der Dateien des Mandanten (Ordners):

Es wird empfohlen die Option <Automatisch die Standarddaten definieren (Zahlungsmethode …“)> zu wählen.

Sprache:

In Etappe 7 kann die Sprache geädert werden, falls nötig.

Erweiterte Einstellungen:

In Etappe 8 kann der Zugriff auf den Mandant pro Benutzer erteilt werden. Am Schluss mit <Fertigstellen> wird der neue Ordner erstellt.

Wenn Sie die Eröffnungsbilanz aus einem AGRO-TWIN Mandanten importieren wollen, fahren Sie in den Kapiteln 2 und 3 weiter, nach dem der Assistent fertig ist, und kehren erst nachher zu 1.3 zurück!

1.3 Anpassung des Kontenplans und der Kostenstellen

Im Menü <Buchhaltung> <Kontenplan> kann unter dem Knopf <Aktionen> die Maske für das Deaktivieren der Konten geöffnet werden. Achtung! Die Auswahl hat die gegenteilige Bedeutung gegenüber AGRO-TWIN und A-TWIN Cash! Hier werden die angehakten Konten deaktiviert! Wie im AGRO-TWIN gibt es eine Funktion <automatisch deaktivieren>, mit der alle unbenutzten Konten deaktiviert werden (erst am Ende des ersten Rechnungsjahrs verwenden, auf deaktivierte Konten kann nicht gebucht werden).

Wenn Sie feststellen, dass ein Konto irrtümlich benutzt wurde, können Sie alle Buchungen dieses Kontos auf ein anderes übertragen. Dazu markieren Sie irgendein Konto im Kontenplan und wählen im Menü mit der rechten Maustaste <2 Konten zusammenfassen> aus: Wählen Sie die nötigen Konten welche Sie zusammenfassen möchten aus und starten den Vorgang.

1.4 Anpassung der Kostenstellen – Zuordnung zu den Konten

Wie bei den Konten kann im Menü <Buchhaltung> <Kostenstellenplan> die Maske für das Deaktivieren der Kostenstellen geöffnet werden. Überprüfen und ergänzen Sie im Kontenplan die Verbindungen der Konten mit den Kostenstellen. Sie können auch festlegen, ob die Eingabe einer Kostenstelle bei einem Konto optional oder obligatorisch ist:

1.5 MwSt. Codes – Zuordnung zu den Konten

Die MwSt. Codes sind anders als im AGRO-TWIN. Ihre Nummerierung beruht auf den Ziffern im Abrechnungsformular. Eine Ziffer kann mehrere verschiedene Codes beinhalten. Aus diesem Grund mussten verschiedene unterschiedliche Codes angelegt werden, damit diese unterschieden werden können und der Datenaustausch mit A-TWIN Cash funktioniert. Die Codes und Ziffern sind unter dem Menü <Buchhaltung> <Arten von MwSt> aufgeführt. Bitte diese Codes und Ziffern nicht abändern.

Die MwSt. kann jederzeit aktiviert werden, diese muss also nicht zwingend beim Erstellen eines neuen Mandanten ausgewählt werden. Unter dem Menü <Extras> <Einstellungen> <MwSt> kann die Steuerpflicht ausgewählt werden. Die Anpassung der Sätze wird ebenfalls dort vorgenommen.

Nehmen Sie im Kontenplan die notwendigen Zuordnungen zu den entsprechenden MwSt. Codes vor (Unter <Buchhaltung> <Kontenplan> das entsprechende Konto auswählen und im Register <MwSt> kann der MwSt-Typ zugeordnet werden).

2 Kontenplan – vereinfachte und vollständige Versionen – automatische Konvertierungsschemen

2.1 Unterschiede zwischen dem vereinfachten und dem vollständigen Kontenplan KMU Landwirtschaft

Grundprinzipien:

Die Gesamtheit der Konten des vereinfachten Kontenplans (Ausnahmen siehe weiter unten) beschränkt sich auf die Verwendung der ersten 3 Stellen der Kontonummer. Dieses bedeutet, dass das Konto xxx0 die Bezeichnung der hierarchisch übergeordneten Kontogruppe enthält und dass die Konten xxx1-xxx9 nicht vorhanden sind (mit Ausnahme der Wertberichtigungskonten und der Systemkonten wie z.B. MwSt.-, Kollektiv-und Abschlusskonten).

Wir gehen aber davon aus, dass in der Praxis mit der vollständigen Kontenplanvorlage begonnen wird und die nicht benötigten Konten deaktiviert werden. Man bewegt sich also vom detaillierten zum vereinfachten Kontenplan.

Beim detaillierten Kontenplan werden 4 Stellen verwendet.

Für den betreffenden Betrieb die geeignete Kontenplanvorlage verwenden und die nicht benötigten Konten nach Bedürfnisse des Betriebs deaktivieren. Dabei ist man sich bewusst, dass die Bezeichnungen der Konten xxx0 (allenfalls xx00, bei noch weiterer Vereinfachung) jeweils an die hierarchisch obere Stufe angepasst werden müssen. Der vereinfachte Kontenplan ist somit lediglich eine tiefere Eintrittsschwelle bezüglich Detaillierungsgrad für die Anpassungsarbeiten und soll eine Erleichterung für das Einrichten eines „einfachen“ Mandanten sein. Wer einen höheren Detaillierungsgrad des Kontenplans sucht, wählt zuerst den vollständigen und vereinfacht von dort aus.

Ausnahmen: 2.2 Automatische Konvertierungsschemen

Kontenklassen Einfache Kontenplanvorlage Vereinfachtes Konvertierungsschema
Klassen 1 und 2 Die Konten der Hauptgruppe 28 werden mit 4 Stellen geführt. • Alle vorhandenen Konten werden ohne Neugruppierung übernommen. • Einzig die Bezeichnungen der Konten der Gruppen 12, 28, und wo nötig werden ersetzt.
Klassen 3 und 4 Alle Konten werden eröffnet, aber die Detailkonten (xxx1-xxx9) sind inaktiv. • Alle Konten mit Ausnahme der seltenen Ausnahmen werden auf 3 Stellen gruppiert.
Klassen 5 bis 8 Die Konten der Hauptgruppen 75, 82 und 85 werden mit 4 Stellen geführt. • Mit Ausnahme der Gruppen 75, 82 und 85, werden alle Konten auf 3 Stellen gruppiert.

Die Revision des Kontenplans KMU Landwirtschaft hat eine Vielzahl von Änderungen bei der Kontennummerierung notwendig gemacht. Dazu kommt, dass WinBIZ Agro die Definition von Unterkonten (z. B. 2850.1) erlaubt, was im AGRO-TWIN nicht möglich war.

Wenn auch AGRO-TWIN weiterhin den alten Kontenplan benutzt, wird in WinBIZ Agro grundsätzlich der Neue eingesetzt.

Um den Vorgang der Übernahme eines AGRO-TWIN Mandanten auf WinBIZ Agro zu vereinfachen, wurden gewisse Automatismen erstellt, die auf den Umkontierungsschemen beruhen. Um die neue unterschiedliche Behandlung der Erträge und Kosten der Immobilien bei Eigentümern (Konten 75xx) und Pächtern (Konten 60xx) zu berücksichtigen, mussten verschiedene Schemen definiert werden. Daneben muss auch der Detaillierungsgrad berücksichtigt werden. Das führt zu folgenden Schemen für die Landwirtschaft, welche auf französisch und auf deutsch vorhanden sind:

Umkontierung_Landwirtschaft_vollständig_Pächter.txt Umkontierung_Landwirtschaft_vollständig_Eigentümer.txt Umkontierung_Landwirtschaft_vereinfacht_Pächter.txt Umkontierung_Landwirtschaft_vereinfacht_Eigentümer.txt Umkontierung_Abschlusskonten_KMU.txt

Diese Umkontierungsschemen werden gebraucht: von WinBIZ Agro bei der Übernahme von Anfangsbilanzen aus AGRO-TWIN Rechnungswesen und von A-TWIN.Cash bei der Migration des Kontenplans auf die neuen Gegebenheiten.

Die Schemen können von www.agro-twin.ch herunter geladen werden (Menü WinBIZ Agro – Download) und werden mit Vorteil in den Programmverzeichnissen der beiden Programme gespeichert (damit bei der Verwendung möglichst wenig navigiert werden muss).

Inhalt der Umkontierungsschemen:

Die Dateien beginnen mit Hinweisen, zu welchem Zweck sie gebraucht werden können (Zeilen die mit“##“ beginnen.). Anschliessend wird die Formatierung der Konten definiert (bitte nicht ändern!). Bei den Kostenstellen und –trägern, wird nur das Format angepasst, das Präfix wird entfernt und die Nummer wird mit einer 0 am Ende ergänzt (z. B. wird aus T110 1100). Da WinBIZ Agro nur ein Kostenrechnungskontotyp kennt, werden die Kostenträger übernommen. Nun folgt die Definition der Anpassung von Nummern und Texten der Konten.

Wird bei einem Konto weder Nummer noch Bezeichnung angepasst, darf es in diesen Definitionen nicht aufgeführt sein

Wird nur die Nummer angepasst, sieht die Definition wie folgt aus: S1200 = 1220 (Herkunftskonto = Zielkonto). In diesem Fall wird der Text übernommen. Ein Bereich kann mit einem Bindestrich angegeben werden, z.B. s1200 – s1210.

Soll auch die Bezeichnung geändert werden, wird diese hinter ein weiteres „=“ gesetzt: S1400-S1409 = 1298 = Andere Tiere (Herkunftskonto = Zielkonto = neuer Text). Bemerkung: soll nur die Bezeichnung geändert werden, müssen Herkunfts-und Zielkonto identisch angegeben werden.

Ist es nicht möglich, das genaue Zielkonto zu kennen (z.B. bei frei definierten Konten), haben wir das Konto „9910 Fehlbuchungen“ eingerichtet. Nach dem konvertieren müssen alle auf dem Konto vorhandenen Buchungen manuell auf die richtigen Konten verteilt werden. Es kann auch sein, dass das Konto nicht aktiv war, somit muss dieses im Kontoplan noch aktiviert werden.

Achtung! Obschon wir die Schemen mit aller Sorgfalt erstellt haben, kann eine 100 prozentige korrekte Umkontierung nicht garantiert werden. Das Resultat muss auf jeden Fall überprüft werden.

Die Schemen können für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Übernahme mit Umwandlung der Eröffnungsbuchungen aus AGRO-TWIN Rechnungswesen

Betriebe, welche bereits im AGRO-TWIN Rechnungswesen geführt wurden, kann die Eröffnungsbilanz mithilfe einer Importfunktion ins WinBIZ Agro übernommen werden. Menü <Extras> <Importieren, Exportieren> <Umwandeln>.

  • Geben Sie an, wo sich die AGRO-TWIN Datei „atwdb.mdb“ des Mandanten befindet, den Sie umstellen wollen.
  • Im Register „Einstellungen“ wählen Sie die passende Umkontierungstabelle (siehe Kapitel 2.2) aus.

3.1 Bedingungen für eine erfolgreiche Übernahme:

  • In AGRO-TWIN Rewe muss das vorhergehende Jahr abgeschlossen sein, damit die korrekten Saldi übertragen werden.
  • Anschliessend muss das neue Rechnungsjahr mit Saldoübertrag eröffnet werden. Dieses neue RJ wird in WinBIZ Agro übernommen (immer das letzte RJ eines Mandanten).
  • Im WinBIZ Agro muss ein Dossier eröffnet sein, damit die Daten übertragen werden können (siehe Kapitel 1).

3.2 Übernommene Daten:

  • Alle Saldovorträge der Bilanzkonten, das komplette Anlageinventar, mit Detail, inkl. Anschaffungswerte und kumulierten Abschreibungen.
  • Die Rückbuchungen des Anfangsinventars des Umlaufvermögens.
  • Allfällig vorhandene einfache Buchungen wie Einnahmen und Ausgaben. Andere Arten von Buchungen werden nicht übernommen).
  • Der Kontenplan. Es wird der Originaltext übernommen, soweit keine Änderung der Bezeichnung in der Umkontierungstabelle definiert wurde (z.B. KK Raiffeisen Nr. 123456.7).
  • Die Kostenträger. Die Kostenträger „Privat“ müssen bei bestehenden Buchungen im AgroTwin zuerst von Hand gelöscht werden, da die Bilanzkonten kein Kostenkonto enthalten können.

3.3 Kontrolle der übernommenen Anfangswerte nach der Übernahme

Für die Kontrolle kann die Anfangsbilanz und bei vorhandenen Buchungen die Erfolgsrechnung ausgedruckt werden. Unter <Buchhaltung> <Bilanz, Erfolgsrechnung, Saldoliste> im Register <Auswahl> die <Anfangsbilanz> wählen und im Register <Einstellungen> noch die Kontonummer anwählen.

3.4 Kontrolle des Anlageinventars nach der Übernahme

Um zu kontrollieren, ob die Anschaffungswerte und die Restwerte im Anlageinventar mit den Werten im AGRO-TWIN übereinstimmen, kann ein Kontrollblatt ausgedruckt werden. Unter <Buchhaltung> <Anlagen> kann die Liste <Abschreibungen des Geschäftsjahres> ausgewählt werden. Hier noch Sortierung nach <Objektcode> und die Option <Gruppierung pro Konto zusammenfassen> wählen.

Im Hinblick auf allfällige Desinvestitionen definieren Sie zwei Konten für Gewinn/Verlust auf Anlageverkäufen im Menü <Extras> <Einstellungen> <Buchhaltung> <Verbuchung> <Anlagen>. Betriebe, die nicht der MwSt. unterworfen sind, können in beiden Feldern dasselbe Konto angeben (normalerweise 8514). Unterstellte Betriebe müssen zwei verschiedene Konten angeben. Beim ersten Konto ist kein MwSt.-Code hinterlegt und beim zweiten Konto muss der MwSt.-Satz „geschuldete MwSt.“ hinterlegt sein.

Die Behandlung von Investitionen / Desinvestitionen und die Verbuchung der Abschreibungen werden im nächsten Kurs „WinBIZ Agro, Abschlussarbeiten und Auswertungen“ erläutert werden.

Nach der Datenübernahme fahren Sie mit den Arbeiten im Kapitel 1.2 weiter.

4 Erfassen der Buchungen im Rechnungsjahr

4.1 Optionen für die Buchungserfassung:

Die Buchungserfassung kann für die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden. Entweder über das Menü <Extras> <Einstellungen> <Buchhaltung> <Buchungen> oder in der Übersichtsmaske der Buchungen über den Knopf <Aktionen> <Einstellungen>. Wir empfehlen folgende Einstellungen auszuwählen, <Die erste Buchung anzeigen>,<Endsaldi anzeigen> und für den Endkunden die Option <Kontensuche nach Text erlauben>. Mit der letzten Funktion, kann das Konto auch mit Text gesucht werden.

4.2 Buchungsjournale

Jede Buchung muss einem Journal zugeordnet werden. Hier die möglichen Journale und ihre Verwendung:

Verschiedenes d Von Hand erfasste Buchungen (Einnahmen, Ausgaben, Überweisungen)
Löhne s Buchungen aus dem Lohnmodul generiert
Einkäufe a Buchungen aus dem Menü „Einkäufe“ generiert
Verkäufe v Buchungen aus dem Menü „Verkäufe“ generiert
Inventare i Von Hand erfasste Buchungen (Differenzen, Gewinne oder Verluste auf den Vorräten)
Anlagen m Buchungen aus der Verbuchung der Abschreibungen
Anfangssalden o Automatisch erstellte Buchungen beim Saldovortrag oder von Hand erfasste Eröffnungsbilanz
Rückgängig zu machen x Buchungen, die automatisch Rückgebucht werden müssen am Anfang des nächsten Jahres nach dem Saldoübertrag (Debitoren/Kreditoren ohne OP, Vorräteinventar)
Abschluss b Bei den Abschlussarbeiten automatisch erstellte und von Hand erfasste Buchungen
Stornobuchungen t Am Anfang des Jahres automatisch umgekehrte Buchungen
Zinsen r Buchungen aus der automatischen Zinsberechnungsfunktion

4.3 Erfassungsmaske und Anzeige von Buchungen

Die Buchungserfassung und die Anzeige von Buchungen sind ausführlich in der Hilfe und im Handbuch beschrieben.

Eine sehr nützliche Funktion: Um von Konto zu Konto mit Buchungen zu springen, benutzen Sie die zwei kleinen Pfeile links des Filterfeldes für die Kontenauswahl. (Voraussetzung Konto muss Aktiviert sein)

4.4 Vordefinierte Buchungen

Sie können vordefinierte Buchungen erfassen, ja eigentlich ganze Buchungsvorlagen, die Sie in der Buchungserfassung auswählen können, indem Sie entweder den Code im Buchungstext erfassen oder die Vorlage mit dem Pfeil nach unten rechts des Textfeldes auswählen.

Periodische Vordefinierte Buchungen

Es ist möglich zusätzlich eine Periodizität zu erfassen, in welcher die Buchung automatisch vorgeschlagen werden soll. Das kann z. B. für die Abschlussarbeiten sehr nützlich sein.

Diese Buchungen werden mit Vorteil unter <Vordefinierte Buchungen> erfasst unter ankreuzen der Option „Periodische Buchung“. Sie werden dann automatisch für dieselbe Periode des nächsten Jahres vorgeschlagen. Wenn der Betrag von Jahr zu Jahr ändert, keinen erfassen, er kann dann bei „Die periodisch wiederkehrenden Buchungen erzeugen“ erfasst werden (Buchungen, Knopf <Aktionen> >Spezialbuchungen > „Die periodisch wiederkehrenden Buchungen erzeugen“).

4.5 Buchung für die Kürzung des Vorsteuerabzugs (gemischte Verwendung)

Im Buchungsfenster wird mit dem Knopf <Aktionen> >Spezialbuchungen >Vorsteuerkorrekturen ein Assistent zum Erfassen dieser Buchungen geöffnet. Schon erfasste Kürzungen in der Periode werden berücksichtigt. Die Beträge der Periode sind in die weissen Felder mit dem grünen Pfeilen zu übertragen. Die Konten für die Verbuchung im Register „Buchung“ definieren. Dann Schaltfläche „Erstellen“ anklicken.

4.6 Periodische MwSt. Abrechnungen

Der Ausdruck befindet sich im Menü „Buchhaltung – Berichte – MwSt.“

Drucken Sie zuerst das Journal MwSt um zu überprüfen, ob die MwSt. relevanten Buchungen korrekt sind.

  • unter „Dokument zum Ausdrucken “ wählen Sie „Journal MwSt.“
  • unter „Berechnungsmethode“ wählen Sie „Effektive Methode“ oder „Methode Saldosteuersatz „.
  • wählen Sie die Periode.

Bemerkung: wie im AGRO-TWIN müssen die Konten geschuldete MwSt. und MwSt. Vorsteuer am Ende einer Abrechnungsperiode in das MwSt. Abrechnungskonto umgebucht werden (um eine klare Übersicht des Saldos zu haben und nur eine Buchung tätigen zu müssen im Verkehr mit der ESTV).

Effektive Methode

  • Dokument zum Ausdrucken: wählen Sie „Offizielle Abrechnung mit Rahmen (Übergangsperiode)“, wenn Sie nicht auf das Originalformular drucken. Gemäss ESTV, Hauptabteilung MwSt. soll man immer noch das Formular „Übergangsperiode“ benutzen, das die Anzeige eines alten und eines neuen Satzes je Periode erlaubt.
  • Berechnungsmethode: wählen Sie Effektive Methode.
  • Unter Einstellungen hacken Sie „Buchungen der Sammelkonten MwSt. einschliessen“ an, wenn Sie eine separate Liste mit allen Buchungen auf/von den MwSt.-Konten brauchen (reine MwSt.­Buchungen). Dies ist z. B. wichtig bei Importgeschäften, bei denen Sie die fakturierte MwSt. selbst abrechnen müssen.
  • Buchhaltungsbüro und Telefon können erfasst werden für Rückfragen.

Methode Saldosteuersatz Bemerkung: bei der Bruttoverbuchung (anzuwenden bei der Methode Saldosteuersatz) werden keine MwSt.­Buchungen erstellt. Um den Umsatz ohne Steuern zu erhalten, müssen Korrekturbuchungen auf den Ertragskonten erfasst werden. Die MwSt.-Abrechnung hingegen wird korrekt erstellt mit oder ohne Korrekturbuchungen.

  • Dokument zum Ausdrucken: wählen Sie „Offizielle Abrechnung mit Rahmen“, wenn Sie nicht auf das Originalformular drucken. Gemäss ESTV, Hauptabteilung MwSt. soll man immer noch das Formular „Übergangsperiode“ benutzen, das die Anzeige eines alten und eines neuen Satzes je Periode erlaubt
  • Berechnungsmethode: wählen Sie Methode Saldosteuersatz.
  • Satz der netto Steuerschuld: wählen Sie die passende Option:

Wichtige Bemerkung: wenn mehr als ein Saldosteuersatz angewandt wird, keinen Satz angeben rechts von „in den Konten festgelegte Sätze“, sondern weiter unten im Feld „Konten“ mit der rechten Maustaste das Menü öffnen und „Mehrfachauswahl“ wählen. Dann alle von der MwSt. betroffene umsatzrelevanten Konten auswählen und nach rechts verschieben. Unter „Ausgewählte Elemente“ durch klicken von „>“. Mit der Tastenkombination Ctrl und Shift können Sie mehrere Konten miteinander auswählen.

Ergänzung zu den Sätzen in den Konten bestimmt: Es kann direkt auf dem Ertragskonto ein MwSt.-Satz hinterlegt werden. Aber auch dieser Satz dient nur für den Ausdruck, die Umsätze werden Brutto verbucht und die Korrekturbuchungen auf den Ertragskonten müssen trotzdem manuell gebucht werden!

5 Datenaustausch mit A-TWIN.Cash

5.1 Export der Einstellungen eines Mandanten nach A-TWIN.Cash

Für die Erstellung eines neuen Mandanten oder das Nachführen des Kontenplans in einem bestehenden Mandanten, müssen der Kontenplan und die Einstellungen von WINBIZ AGRO exportiert und im A-TWIN.Cash importiert werden. Diese Funktion ist zu finden unter Menü <Extras> <Importieren, Exportieren> <AGRO>, im Register „Exportieren“.

Die exportierte Datei wird im unter „Datenbank“ gewählten Verzeichnis abgespeichert. Import in A-TWIN.Cash: siehe Kapitel 7.2.

5.2 Import von Buchungen aus A-TWIN.Cash

Die im A-TWIN.Cash erfassten Buchungen sowie die im eInventar erfassten Inventarbuchungen müssen in A-TWIN.Cash exportiert und anschliessend im WinBIZ Agro importiert werden. Die Importfunktion ist zu finden unter Menü <Extras> <Importieren, Exportieren> <AGRO>, im Register „Importieren“.

Ändern Sie keine Angaben ausser der Auswahl der zu importierenden Datei!

Expansion der Abkürzungen: muss deaktiviert werden, weil beim Import ansonsten die Buchungstexte inkl. Abkürzungen vom Cash mit den Vordefinierten Buchungen verglichen werden. Gibt’s eine Übereinstimmung, werden alle betroffenen Cash-Buchungstexte angepasst.

Beispiel: Der Buchungstext im Cash ist „EM“ Elektromaterial und in WinBiz ist „EM“ das Kürzel vom Eigenmietwert. Die Folge wäre dann, dass alle Buchungen in WinBiz mit dem Text „Eigenmietwert“ erscheinen.

Import des ersten Datensatzes: diese Einstellung muss aktiviert sein, damit beim Import die Überschrift der Spalten nicht übernommen wird.

Nach Import archivieren: diese Einstellung sollte aktiviert sein, wenn die Datei nach erfolgreichem Importieren gelöscht werden soll. Damit kann verhindert werden, dass die gleiche Datei nochmals importiert wird.

Die Buchungen werden direkt verbucht und können im Fenster „Buchungen“ kontrolliert werden (war dieses Fenster schon offen während des Imports, muss es aktualisiert werden z. B. durch Wahl eines andern Filters).

Export aus A-TWIN.Cash: Siehe Kapitel 7.3.

6 Sicherung und Wiederherstellung eines Mandanten

Verpassen Sie es nicht, die Daten immer wieder zu sichern! Diese Funktion erlaubt hier viel weitergehende Einstellungen als im AGRO-TWIN.

Wichtiger Hinweis für den Datenaustausch zwischen Kunde und Treuhänder bei Vollversion: Verwendet ein Kunde die Module „Handel (Accounting)“ oder „Lohn und Gehalt (Payroll)“ und schickt eine vollständige Datensicherung dem Treuhänder zu, muss der Treuhänder, wenn er die korrigierte Buchhaltung zurück an den Kunden schickt, unbedingt „Nur die allgemeine Buchhaltung“ wählen.

So ist sichergestellt, dass der Kunde in der Zwischenzeit Rechnungen und Löhne bearbeiten kann ohne dass seine Arbeit verloren geht. Der Kunde soll unbedingt beim Zurückladen prüfen, ob die erhaltene Sicherung vom Typ Nur die allgemeine Buchhaltung“ ist (das ist in der Beschreibung der wiederherzustellenden Datensicherung vermerkt). Auch hier empfehlen wir den Kunden, unbedingt vor dem Zurückladen eine Datensicherung zu erstellen, damit im Fall der Fälle seine in der Zwischenzeit erstellen Dokumente nicht verloren sind!

Hinweis bei der Verwendung von Passwörtern: wenn ein Benutzer mit Passwort auf Niveau der Applikation definiert worden ist, genügt es die „Einstellungen der Anwendung (Benutzer usw.)“ nicht mitzusichern. (sowohl beim Kunden als auch auf der Treuhandstelle). Wenn auf dem einzelnen Mandanten ein Passwort vergeben worden ist, muss es für die Sicherung gelöscht und dann wieder eingegeben werden.

Die Sicherung produziert 1 komprimierte Datei. Bei der Wiederherstellung, wird diese Datei automatisch entpackt.

Verzeichnisstruktur der Datensicherung:

Die Struktur ist ähnlich wie diejenige im Arbeitsverzeichnis. Das Verzeichnis des Mandanten wird mit „D“ als Präfix erweitert. Jedes Rechnungsjahr befindet sich in einem eigenen Unterverzeichnis des Mandanten.

7 A-TWIN.Cash –Migration des Kontenplans und Datenaustausch mit WinBIZ Agro

7.1 Migration des Mandanten A-TWIN.Cash auf den neuen Kontenplan

Die neuen auf WinBIZ Agro eröffneten Mandanten werden mit dem revidierten Kontenplan KMU Landwirtschaft 2013 erstellt. Wenn Sie einen neuen A-TWIN.Cash Mandanten erstellen wollen, eröffnen Sie zuerst den Kunden in WinBIZ Agro (Kapital 1). Anschliessend exportieren Sie den Kontenplan und weitere Parameter in eine Datei (Kapitel 5.1). Diese Exportdatei importieren Sie im A-TWIN.Cash mit Erstellung einer neuen Datenbank.

Cash Import: Cash <Datei> <Importieren> im „Schritt 3 von 4“ den Dateiname anpassen.

Wird im Importassistent eine Zieldatei angegeben, die es noch nicht gibt (= Neuer Mandant), braucht es keine Migration der Konten in A-TWIN.Cash. Gehen Sie immer so vor bei der Erstellung eines neuen Mandanten in A-TWIN.Cash. Der Kunde soll die Beispielsdatenbank „Landwirtschaft.mdb“ nicht für seine reelle Buchhaltung verwenden!

Wenn der A-TWIN.Cash Mandant auf der Treuhandstelle mit AGRO-TWIN Rechnungswesen abgeschlossen wurde und auf WinBIZ Agro gewechselt wird, muss auch die A-TWIN.Cash Datei auf den neuen Kontenplan migriert werden. Das ist notwendig, damit der Kontenplan auf der Treuhandstelle und derjenige beim Kunden kompatibel sind. Diese Migration muss vor der ersten Lieferung von Daten an den Treuhandstellenmandanten auf WinBIZ Agro, aber nach dem ev. Import der Inventare aus AGRO-TWIN (wenn nicht schon vorhanden) geschehen.

Da WinBIZ Agro nur ein Kostenkonto kennt, werden nur die Kostenträger beim Datenaustausch mit A-TWIN.Cash berücksichtigt. Die Kostenstellen müssen im A-TWIN.Cash auf inaktiv gestellt werden unter <Extra> <Optionen> <Buchungsdialog> „Teilnahme an Kostenrechnung“.

Wir empfehlen, dass die Migration auf der Treuhandstelle ausgeführt wird, mittels einer Datensicherung von A-TWIN.Cash des Kunden und dass die migrierte Datensicherung dem Kunden zurückgeschickt wird. (In der Terminal Server-Umgebung kann die Treuhandstelle direkt intervenieren). Achtung! Während dieser Zeit darf der Kunde nicht mit A-TWIN.Cash, eBanking, eInventar oder Landi arbeiten, bis er die migrierte Datei zurück erhalten hat!

Wichtig! Im Normalfall werden auf der Treuhandstelle die Buchungen für die Anfangsbilanz aus AGRO-TWIN Rechnungswesen übernommen. Dabei muss ein passendes Umkontierungsschema für die Sach-und Kostenkonten gewählt werden. Sehr wahrscheinlich muss der neue Kontenplan in WinBIZ Agro noch von Hand angepasst werden. Deshalb muss unbedingt ein Export des Kontenplans und weiterer Parameter für A-TWIN.Cash aus dem WinBIZ Agro geschehen, welcher dann im schon migrierten A-TWIN.Cash Mandant importiert wird. Nur so sind die Kontenpläne der Treuhandstelle von WinBIZ Agro und A-TWIN.Cash des Kunden identisch.

Migrationsfunktion in A-TWIN.Cash

Klicken Sie auf „Migrieren…“. Wurde der Mandant schon migriert, wird dieser Punkt nicht mehr angezeigt!

Wählen Sie anschliessend die dem Typ des Mandanten entsprechende Umkontierungstabelle aus. Die Dateien mit den Umkontierungstabellen müssen vorher von www.agro-twin.ch herunter geladen werden (Auf der Homepage einloggen und unter dem Register <WinBiz Agro> <Download> befinden sich die Tabellen). Wenn Sie diese im Verzeichnis von A-TWIN.Cash speichern, sind sie standardmässig sichtbar.

Ein migrierter Mandant ist mit AGRO-TWIN Rechnungswesen nicht mehr kompatibel!

7.2 Import der Grundlagen aus WinBIZ Agro Der Cash Mandant muss schon umgewandelt sein (Kapitel 7.1)!

Der Assistent ist derselbe, wie bei einem Import aus AGRO-TWIN Wählen Sie die aus WinBIZ Agro exportierte Datei aus. Wenn es sich um einen neuen A-TWIN.Cash Mandanten handelt, geben Sie einen neuen Dateinamen an, so dass eine neue Datenbank erstellt wird.

7.3 Buchungsexport nach WinBIZ Agro

  • Falls der Mandant schon migriert worden ist (empfohlen!), ist das Vorgehen identisch mit dem Export nach AGRO-TWIN. Der unten abgebildete Dialog wird nicht angezeigt, es wird eine CSV-Datei statt einer MDB erstellt.
  • Falls der Mandant noch nicht migriert worden ist, muss in der 3. Etappe angegeben werden, mit welchem Programm die Daten bearbeitet werden sollen. Uns interessieren die Optionen mit WinBIZ Agro. Man kann MIT und OHNE Umkontierung wählen.

Achtung!! Diese Situation ist nicht optimal! Übermitteln der Daten OHNE Umkontierung ist nur möglich, wenn der alte Kontenplan auch im WinBIZ Agro verwendet wird. Dass kann z. B. bei KMU-Mandanten der Fall sein. Die Verwendung von Unterkonten xxxx.yy ist nicht möglich und der Kontenplan kann im Cash nicht aus WinBIZ Agro aktualisiert werden. Wir empfehlen, die Migration der Konten in jedem Fall durchzuführen. Dann wird nämlich das Exportformat automatisch ausgewählt und es passieren weniger Fehler.

Übermitteln der Daten MIT Umkontierung (nur die Buchungen werden umkontiert) würde dem Cash-Kunden erlauben, weiterhin mit dem bisherigen Kontenplan zu arbeiten, und die Buchungen immer wieder zum WinBIZ Agro mit neuem Kontenplan zu transferieren. Das bedeutet aber, dass die Kontenpläne in beiden Programmen unterschiedlich sind, der Kontenplan kann im Cash nicht aus WinBIZ Agro aktualisiert werden. Dieses Vorgehen kann höchsten als Übergangslösung Verwendung finden.

Wir empfehlen wärmstens, die Cash Mandanten bei der TH-Stelle zu migrieren, wie im Kapitel 7.1 beschrieben, bevor der Kunde seine Daten zum ersten Mal ins WinBIZ Agro exportiert.

7.4 Gebrauch der Programme A-TWIN.eBanking, A-TWIN.eInventar und A-TWIN.Landi als Ergänzung zu WinBIZ Agro

Diese Programme können als Ergänzung zu WinBIZ Agro verwendet werden, denn sie sind alle mit A-TWIN.Cash verbunden und die Migration des Kontenplans wird auf der ganzen Cash-Datenbank durchgeführt. Das bedeutet, dass A-TWIN.Cash installiert werden muss, bevor diese Programme benutz werden können, selbst wenn keine einzige Buchung im Cash erfasst wird. Der Export der Daten aus diesen Programmen nach WinBIZ Agro geschieht auch mit A-TWIN.Cash (sowie der Import des Kontenplans und der einmalige Import der Inventare aus AGRO-TWIN).

Der Gebrauch von A-TWIN.eBanking in Verbindung mit WinBIZ Agro ist im Prinzip nicht nötig, wenn das Programm WINBIZ AGRO beim Kunden vorhanden ist, denn es verfügt auch über eine professionelle Verwaltung der Kreditoren mit der Möglichkeit die Zahlungen direkt an das Finanzinstitut zu übermitteln. Es kann aber sein, dass Kunden nicht den Weg über „Offene Posten“ gehen wollen, sondern den direkteren Weg von eBanking schätzen.

Hingegen ist A-TWIN.eInventar für einen landwirtschaftlichen Mandanten eine notwendige Ergänzung zu WinBIZ Agro, sowohl für den Kunden als für den Treuhänder. Es erlaubt, die Inventare detailliert und komfortabel zu erfassen, sowie die notwendigen nichtmonetären Daten einzugeben, sowohl für den Steuerabschluss als für den betriebswirtschaftlichen wie z. B. die Divisoren für die Analyse der Konten. Die Inventarangaben können aus AGRO-TWIN für die erstmalige Erfassung importiert werden (Achtung, muss vor der Migration des Kontenplans erfolgen!).

Ein Direktimport der Landi -Fakturen ist in WinBIZ Agro nicht möglich. A-TWIN.Landi kann eine interessante Ergänzung sein, wenn man regelmässig viele verschiedene Kreditorenposten hat.

Zusammenspiel der verschiedenen Programme:

8 Tech –Migration des Kontenplans und Datenaustausch mit WinBIZ Agro

8.1 Migration der Tech-Datei auf den neuen Kontenplan

Mit der ausgelieferten Version 3.4.3XX von AGRO-TECH besteht die Möglichkeit, ein AGRO-TECH Dossier auf den neuen Kontenplan Landwirtschaft zu migrieren. Es handelt sich dabei um den Kontenplan Landwirtschaft wir er auch von der Buchhaltungssoftware WinBIZ Agro verwendet wird.

Nach der Migration besteht die Möglichkeit, via A-TWIN.Datapool die nicht monetären Daten eines AGRO­TECH Mandanten mit den A-TWIN.Biz-Buchhaltungsdaten für Auswertungen zu verwenden.

Es kann nur ein AGRO-TECH Dossier migriert werden, welches nicht mit AGRO-TWIN verbunden ist, und noch nicht migriert wurde.

Die Migration wird in folgenden Schritten beschrieben:

noch die Verbindung mit AGRO-TWIN aufgelöst werden (-> via Mandanten-Assistent im AGRO-TWIN).

Unter dem Menü <Datei> wird der Punkt „Migration Kontenplan“ angezeigt.

Falls der Menüpunkt nicht sichtbar ist, wurde das Dossier wahrscheinlich bereits auf den neuen Kontenplan migriert. Falls der Menüpunkt angezeigt wird, jedoch hellgrau und nicht auswählbar ist, deutet dies drauf hin, dass das Dossier noch mit der Buchhaltung AGRO-TWIN verbunden ist. Wählen Sie den Punkt für eine Migration an.

  • Für die die Migration wird eine Umkontierungsdefinition (txt-Datei mit Schema) benötigt (Siehe Kapitel 2.2). Dazu können dieselben Dateien verwendet werden wie bei der Migration eines AGRO-TWIN oder A-TWIN.Cash Dossiers für WinBIZ Agro. Der Migrationsprozess öffnet ein Explorer Fenster. Bezeichnen Sie darin die gewünschte Umkontierungsdefinition und bestätigen Ihre Auswahl mit einem Klick auf „öffnen“.
  • Die angegebene Definition wird zunächst überprüft – und sofern es eine gültige Datei ist erscheint ein Hinweis, dass die Migration nun begonnen werden kann.

Mit einem Klick auf OK wird der Vorgang gestartet. Dabei wird zunächst eine Datensicherung des Dossiers erstellt. Danach beginnt die eigentliche Migration. Dabei werden die Kontoinformationen (Sachkonten – Kostenstellen – Kostenträger) gemäss den Angaben in der gewählten Definition ersetzt. Zusätzlich wird im Mandantenordner eine Log-Datei gespeichert, welche ein Protokoll der Änderungen enthält. Sobald die Migration abgeschlossen ist, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Falls während der Migration Fehler angezeigt werden, empfehlen wir die Datensicherung (welche vor dem Start automatisch gemacht wurde) mit AGRO-TECH zurückzuladen und eine Reorganisation durchzuführen (Menü <Datei> <Datenbank-

Dienstprogramm>). Wiederhohlen Sie danach die Migration.

Das auf diese Weise migrierte AGRO-TECH Dossier enthält die neuen Kontoplaninformationen. Dabei handelt es sich um Standardwerte.

Um die Kundenspezifischen Kontonummern zu erhalten, kann das AGRO-TECH Dossier nun mit einer A­TWIN.Cash-Datei verbunden werden.

4. In der Mantantenverwaltung wurde dazu eine neue Schaltfläche „ATWCash“ angefügt. Gleichzeitig ist in der neuen Spalte „ATWCash Pfad“ ersichtlich, ob ein AGRO-TECH Dossier mit einer Cash-Datei verbunden ist.

e neue Schaltfläche „ATWCash“ öffnet ein Explorer-Fenster, darin kann die A-TWIN.Cash-Datei angegeben werden, aus welcher die kundenspezifischen Konten für die verschiedenen Bereiche in AGRO-TECH zur Verfügung stehen. Wird AGRO-TECH zu einem späteren Zeitpunkt gestartet und ist die für diesen Betrieb angegebene Cash-Datei nicht mehr auffindbar, wird die gespeicherte Verknüpfungsinformation gelöscht.

8.2 Datenaustausch mit WinBIZ Agro

Die Tech-Daten (nichtmonetäre Daten, Bestände usw.) können nicht direkt im WinBIZ Agro verwendet werden. Es können aber Daten aus dem Tech ins Cash eInventar übernommen werden, dafür existiert im eInventar unter <Extras> folgende Importfunktionen: -Vorräteinventar -Tierinventar -Betriebsdaten

(Erscheint nur bei einem migrierten eInventar). Wird eine der Funktionen angewählt, erscheint danach ein Auswahlfenster:

Bei der Datei-Art muss zuerst das <Agro-TECH Dateien Format> ausgewählt werden. Anschliessend kann die entsprechende Tech-Datei (atedb.mdb) ausgewählt werden. Der Import erfolgt nach der Auswahl der Tech-Datei automatisch. Nach erfolgreichem Import, erscheint folgende Meldung:

Die Tech-, eInventar-und WinBIZ-Daten werden mittels Datapool zu Dokumenten vereint, siehe Anleitung „WinBIZ Agro_Anleitung für die Benutzung des Datapools_XXXX.XX.XX“.

 

Tastaturkürzel

Tastenkürzel in den Listen (Buchungen, Adressen, Rechnungen usw.)

Insert Erstellen eines Elements Enter Ändern eines Elements Delete Löschen eines Elements F3 Suchen F5 Aktualisieren einer Maske oder Liste CTRL – F Suchen CTRL – Home Zum Anfang der Liste CTRL – End Zum Ende der Liste Page Up Eine Seite nach oben Page Down Eine Seite nach unten CTRL – Insert Erstellung einer zusammengesetzten Buchung

(gilt nur innerhalb der Buchungen)

Tastenkürzel in den Geschäftsdokumenten

CTRL – Enter Speichern und Schliessen eines Geschäftsdokuments oder einer Dokumentenzeile CTRL – S Speichern eines Geschäftsdokuments ohne das Formular zu schliessen

Tastenkürzel in den Listen der Geschäftsdokumente

CTRL – P Drucken eines Dokuments aus der Liste CTRL – E Versenden eines Dokuments aus der Liste CTRL – T Umwandeln eines Dokuments aus der Liste CTRL – K Umwandeln eines Dokuments aus der Liste CTRL – H Filtern aus der Liste

Tastenkürzel unter den Druckansichten

CTRL -P Druck CTRL -I Druckvorschau CTRL -E Senden CTRL -G Exportieren