1 WinBIZ Agro– Modul Rechnungswesen

Die Abschlussarbeiten versuchen wir in einer logischen Reihenfolge darzustellen, so dass bei jedem Schritt alle notwendigen Informationen vorhanden sind und es nicht notwendig ist, wieder zurück zu gehen.

Diese Reihenfolge kann natürlich je nach den Erfordernissen des Mandanten abweichend durchlaufen oder mit speziellen Aktionen ergänzt werden.

1.1 Erfassung oder Buchungsimport ins WinBIZ Agro

Erfassen Sie die vom Kunden erhaltenen Journalbuchungen manuell oder importieren diese aus dem A‐

TWIN.Cash und A‐TWIN.eInventar.

Für den Buchungsimport am Ende des Jahres aus dem A.TWIN.Cash, Inventarbuchungen und nicht monetäre Daten aus dem A‐TWIN.eInventar, ist es sinnvoll, wenn der Kunde die Datensicherung an die Treuhandstelle zustellt und nicht nur den Datenexport. (Kapitel 2.5)

Für die Treuhandstelle wird dieser Vorgang im Kapitel 2.4 beschrieben.

1.2 Kontrolle der Finanzkonten

Überprüfen, ob alle von andern Moduln generierten Buchungen auch verbucht worden sind (<Buchhaltung> Knopf <Verbuchen>). In den drei Registern (Debitoren, Kreditoren / Löhne und Anlagen) müssen alle Zahlen in den Klammern für jeden Dokumenttyp 0 zeigen (ist das der Fall, ist der Knopf <Verbuchen> inaktiv).

Überprüfen Sie, dass die Salden der Finanzkonten mit den Belegen der Finanzinstitute übereinstimmen. Für die notwendigen Informationen bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Im Fenster <Buchungen> von Konto zu Konto blättern. Ist die Option <Endsaldi anzeigen> eingeschaltet, sehen Sie den Endsaldo auf jeder Buchung. Andernfalls muss die die letzte Buchung angeklickt werden.
  • Saldoliste oder den Kontoauszug ausdrucken

1.3 Anlageinventar

1.3.1 Anlagenvorlagen für die Erfassung von Investitionen

Um die Erfassung der Anlagen zu erleichtern, können Vorlagen definiert werden. Beim Erstellen eines neuen Mandanten werden mehrere Vorlagen automatisch erstellt. Die Vorlage „Normal“ ist standardmässig vorhanden. Um eine Vorlage zu erfassen oder zu ändern gehen Sie folgendermassen vor:

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Im Menü von <Aktionen> wählen Sie <Vorlagen…>.
  • Die gewünschte Vorlage kann mit der Taste „ENTER“ oder mit Doppelklick geöffnet werden.
  • Um eine neue Vorlage zu erfassen, klicken Sie auf das Symbol <Neu>
    Erfassen Sie die Daten in den Registern <Beschreibung>, <Abschreibung> und <Verbuchung>, die automatisch für diesen Objekttyp vorgeschlagen werden sollen.
    Klicken sie auf <OK> um zu speichern. Sie werden nach einem Kurznamen der Vorlage gefragt, mit welchem Sie die Vorlage identifizieren können. Dieser erscheint anschliessend auch in der Liste der Vorlagen.
  • Sobald mehrere Vorlagen vorhanden sind, werden Sie beim Erfassen einer Anlage gefragt, welche Vorlage Sie anwenden möchten.

1.3.2 Erfassen und Verbuchen einer vor dem ersten Rechnungsjahr angeschafften Anlage

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>. • Klicken Sie auf das Symbol <Neu> , um eine neue Anlage zu erstellen.
  • Wenn Sie zusätzliche Vorlagen erstellt haben (Kapitel 1.3.1), können Sie eine passende auswählen, andernfalls wird die Auswahlmöglichkeit nicht angezeigt.
  • Im Register <Beschreibung> erfassen Sie die Bezeichnung, dass Anschaffungsdatum des Objektes, sowie allfällige weitere nützliche Informationen.

 

  • Im Register <Abschreibung> wählen Sie die Methode der Abschreibung aus. Erfassen Sie den Anfangswert und den Restbuchwert anfangs des Rechnungsjahres.

 

  • Im Register <Verbuchung> wählen Sie die Verbuchungsart und erfassen die Konten. Falls der angezeigte Abschreibungsbetrag nicht passt, könnte dieser hier noch überschrieben werden.

 

  • Im Register <Investitionen> nichts erfassen!
  • Anschliessend Speichern mit <OK> speichern.
  • Das neu erfasste Objekt ist nun in der Liste der Anlagen sichtbar und für die Berechnung der Abschreibungen und deren Verbuchung bereit (siehe Kapitel 1.3.13 und 1.3.14).
  • Die Buchung für den Anfangswert des Objekts muss von Hand erfasst werden. Es reicht, eine Buchung je Bilanzkonto zu erfassen. Diese Buchungen sind mit dem Journal <Anfangssalden> zu erfassen
  • Beispiel einer Buchung:

1.3.3 Erfassen und Verbuchen einer im Laufe des Rechnungsjahrs angeschaffte Anlage

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>. • Klicken sie auf das Symbol <Neu> , um eine neue Anlage zu erstellen.
  • Wenn Sie zusätzliche Vorlagen erstellt haben (Kapitel 1.3.1), können Sie die passendste auswählen, andernfalls wird die Auswahlmöglichkeit nicht angezeigt.
  • Im Register <Beschreibung> erfassen Sie die Bezeichnung und das Anschaffungsdatum des Objektes, sowie allfällige weitere nützliche Informationen. Anschaffungsjahr muss vor dem laufenden Buchhaltungsjahr eingegeben werden, damit die kumulierten Abschreibungen richtig berechnet werden.

 

  • Im Register <Abschreibung> erfassen Sie die Abschreibungsmethode.
    Den Anfangswert der Anschaffung nicht hier eintragen!

 

  • Im Register <Verbuchung> wählen Sie die Verbuchungsart und erfassen die Konten.

 

  • Im Register <Investitionen> auf <Neu> klicken

 

  • Im ersten Register der neuen Maske erfassen Sie die Angaben für die Buchung und das Anlageinventar.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

 

  • Speichern mit <OK>.
  • Dann speichern Sie das soeben erfasste neue Objekt im Hauptfenster der Erfassung durch klicken mit <OK> Das neu erfasste Objekt ist nun in der Liste der Anlagen sichtbar und für die Berechnung der Abschreibungen und deren Verbuchung bereit (siehe Kapitel 1.3.13 und 1.3.14).

1.3.4 Spezialfall: Investition im laufendem Jahr mit Übernahme der kumulierten Abschreibungen

Dieses kann vorkommen, wenn der Betrieb zu Buchwerten inkl. kumulierten Abschreibungen übernommen wird. Beispiel kauf eines Gebäudes für CHF 50‘000.—, mit der Übernahme von CHF 10‘000.— kumulierten Abschreibungen:

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Klicken auf <Neu> und erfassen wie unter Kapitel 1.3.3 erwähnt, die Anlage. Im Register <Abschreibung> erfassen Sie die CHF 10‘000.— kumulierten Abschreibungen, im Feld <Anfangskaufwert> und im Feld <Abgeschriebener Buchungswert zu Beginn … >.

 

  • Bei <Verbuchung> die zusätzlichen Angaben erfassen.
  • Bei <Investition> die Investition neu erfassen.
  • Im ersten Register der neuen Maske erfassen Sie die Angaben für die Buchung und das Inventar

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

 

  • Anschliessend sind im Register <Abschreibung> folgende Werte ersichtlich:

1.3.5 Erfassen und Verbuchen eines Teilzugangs

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Wählen Sie das Objekt aus, das den Teilzugang erhalten soll (ENTER oder Doppelklick).
  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>.
  • Im ersten Register der neuen Maske erfassen Sie die Angaben für die Buchung und das Inventar

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

  • Speichern mit <OK>
  • Dann speichern Sie den Teilzugang im Hauptfenster der Erfassung durch klicken von <OK>
  • Der Teilzugang wird nun auf der Zeile des gewählten Objekts im Übersichtsfenster <Anlagen> sichtbar und ist für die Berechnung der Abschreibungen und deren Verbuchung bereit (siehe Kapitel 1.3.13 und 1.3.14).

1.3.6 Erfassen und Verbuchen einer vollständigen Desinvestition

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Wählen Sie das Objekt aus, das Sie desinvestieren wollen (ENTER oder Doppelclick).
  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>
  • Im ersten Register der neuen Maske wählen Sie <Gesamter Anlagenabgang> und erfassen Sie die Angaben für die Buchung und das Inventar. Das Häklein <Kein Transfer> ist Standartmässig aktiviert.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen. Bemerkung: es werden zwei Konten verlangt für die Verbuchung des Verkaufsgewinns/Verkaufsverlusts. Das kommt von daher, dass die MwSt. auf dem Verkaufspreis gerechnet wird (= Konto mit entsprechendem MwSt.‐Code im Kontenplan), und nicht auf dem Konto des Buchwertes. Bei nicht MwSt.‐pflichtigen Mandanten, können beide Konten identisch sein. Die Voreinstellung für diese Konten können im Menü <Extras><Einstellungen> <Buchhaltung> <Verbuchung> Register <Anlagen> eingestellt werden.

 

  • Speichern mit <OK>.
  • Dann speichern Sie die Desinvestition im Hauptfenster der Erfassung durch klicken mit <OK>Die Änderungen des Objekts werden nun im Übersichtsfenster <Anlagen> sichtbar und sind für die Berechnung der Abschreibungen und deren Verbuchung bereit (siehe Kapitel 1.3.13 und 1.3.14).

1.3.7 Erfassen und Verbuchen eines Teilabgangs

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Wählen Sie das Objekt aus, von dem Sie die Desinvestition buchen wollen (ENTER oder Doppelklick).
  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>
  • Im ersten Register der neuen Maske wählen Sie <Teilweiser Anlagenabgang> und erfassen die Angaben für die Buchung und das Anlageinventar.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

 

  • Speichern mit <OK>
  • Dann speichern Sie das Objekt im Hauptfenster der Erfassung durch klicken mit <OK>

Die Änderungen des Objekts werden nun im Übersichtsfenster „Anlagen“ sichtbar und sind für die Berechnungen der Abschreibungen und deren Verbuchungen bereit).

1.3.8 Erfassen und Verbuchen einer „ausser Betrieb Setzung“ oder Verschrottung

Wird ein Objekt ausser Betrieb genommen, gleicht das einer Desinvestition, aber ohne Verkaufspreis. Diese Massnahme muss vor der Berechnung der Abschreibungen erfasst werden, denn im Falle eines Verlustes, wird der gesamte Anfangswert verbucht.

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Wählen Sie das Objekt aus, dass Sie ausser Betrieb nehmen wollen (ENTER oder Doppelklick).
  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>
  • Im ersten Register der neuen Maske wählen Sie <Ausser Betrieb nehmen> und erfassen die gefragten Angaben.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

1.3.9 Erfassen und Verbuchen einer Subvention (im gleichen Jahr)

  • Eingang Subvention / Spende CHF 22’700.‐buchen auf 10xxx / 8515 Erhalten Subventionen …
  • Subvention als Anlage erfassen

 

  • Beim Register <Verbuchung> Aufwandkonto erfassen 8502 Ausserordentliche Abschreibungen …
  • Bei Abschreibungen «Zu verbuchender Betrag» CHF 22’700.‐erfassen

 

  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>
  • Im ersten Register der neuen Maske wählen Sie <Investition> und erfassen die gefragten Angaben.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

 

  • Speichern mit <OK>
  • Dann speichern Sie das Objekt im Hauptfenster der Erfassung durch klicken mit <OK>

Die Änderungen des Objekts werden nun im Übersichtsfenster „Anlagen“ sichtbar und sind für die Berechnungen der Abschreibungen und deren Verbuchungen bereit).

1.3.10 Erfassen und Verbuchen einer Subvention (im nächsten Jahr)

  • Eingang Subvention / Spende CHF 50’000.‐buchen auf 10xxx / 8515 Erhalten Subventionen …
  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Wählen Sie das Objekt aus, von dem Sie die Desinvestition buchen wollen (ENTER oder Doppelklick).
  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>
  • Im ersten Register der neuen Maske wählen Sie <Teilweiser Anlagenabgang> und erfassen die Angaben für die Buchung und das Anlageinventar.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

 

  • Speichern mit <OK>
  • Dann speichern Sie das Objekt im Hauptfenster der Erfassung durch klicken mit <OK>Die Änderungen des Objekts werden nun im Übersichtsfenster „Anlagen“ sichtbar und sind für die Berechnungen der Abschreibungen und deren Verbuchungen bereit.
  • Subvention als Anlage erfassen

  • Beim Register <Verbuchung> Aufwandkonto erfassen 8502 Ausserordentliche Abschreibungen …..
  • Bei Abschreibungen Zu verbuchender Betrag CHF 50’000.‐erfassen

 

  • Wählen Sie das Register <Investitionen> und klicken auf <Neu>
  • Im ersten Register der neuen Maske wählen Sie <Investition> und erfassen die gefragten Angaben.

 

  • Im zweiten Register erfassen Sie das Finanzkonto und die Angaben zur MwSt., falls betroffen.

 

  • Speichern mit <OK>
  • Dann speichern Sie das Objekt im Hauptfenster der Erfassung durch klicken mit <OK>Die Änderungen des Objekts werden nun im Übersichtsfenster „Anlagen“ sichtbar und sind für die Berechnungen der Abschreibungen und deren Verbuchungen bereit).

1.3.11 Kumulierten Abschreibungen auflösen

  • Im Menü <Buchhaltung> wählen Sie <Anlagen>.
  • Wählen Sie das Objekt aus.
  • Beim Register <Ausserordentliche Abschreibungen>, klicken auf <Neu>
  • Den Betrag als Minusposten beim Auflösen von ausserordentlichen Abschreibungen erfassen

  • Bei Bedarf kann danach diese Buchung in der Buchhaltung auf ein anderes Konto als die ordentlichen Abschreibungen 7xxx umgebucht werden, z.B. 8518 Buchmässige Aufwertung (Kontomuss erstellt werden).

1.3.12 Globale Änderungen der Abschreibungsmethoden und der Konten

Um die steuerliche Optimierung der Abschreibungen zu erleichtern oder die Zuordnung zu den Konteneinfach zu ändern, gibt es die Funktion <globale Änderung>. Damit können mehrere Parameter gelichzeitig geändert werden.

  • Diese Funktion wird im Register <Anlagen> mit <Aktionen> >Globale Änderungen> aufgerufen.

 

  • Im Register <Allgemein> können die zu ändernden Objekte nach Aktivkonto oder nach Gruppe gefiltert werden (Gruppen müssen definiert und den Objekten zugeordnet worden sein).
  • Im Register <Abschreibung> die zu ändernden Werte angeben.
  • Im Register <Konten> geben Sie die Änderungen an, was nicht verändert werden soll, belassen Sieauf <Keine Änderung>.
  • Im Register <Verschiedenes> können die Anlagecodes auf die gleiche Länge angepasst werden (die Nummer wird mit vorangehenden Nullen ergänzt).

1.3.13 Berechnung der Abschreibungen

Die Abschreibungen müssen zuerst berechnet und können anschliessend verbucht werden.

  • Klicken Sie im Register <Anlagen> auf <Berechnen>

  • Sie können die zu berechnenden Objekte nach verschiedenen Kriterien filtern und allfällig schon erfasste oder berechnete Abschreibungswerte überschreiben.
  • Klicken Sie auf <Starten>. Anschliessend verlangt eine Meldung nach einer Bestätigung, dass die vorhandenen Nullwerte durch die vom Programm berechneten Werte ersetzt werden sollen. Bemerkung: Soll ein Objekt nicht abgeschrieben werden, muss dieses in der Anlage selber definiert werden. Die gewünschte Anlage doppelklicken und im Register <Abschreibung> bei der Berechnungsmethode der Abschreibung auf <Keine Abschreibung> ändern.

  • Bestätigen Sie mit <Ja>, die Abschreibungen werden berechnet und sind nachher in der
  • Anlagenliste sichtbar.
  • Die Berechnungen der Abschreibungen können falls nötig wiederholt werden. Wenn diese schon verbucht worden sind, muss zuerst die Verbuchung rückgängig gemacht werden, bevor nochmals verbucht werden kann.

1.3.14 Verbuchen der Abschreibungen und der Bewegungen

Alle erzeugen Buchungen der Investitionen, der Desinvestitionen und den Abschreibungen müssen nach den Berechnungen verbucht werden:

  • Klicken Sie im Menü <Buchhaltung>auf <Verbuchung>.
  • Im Register <Anlagen>: kreuzen Sie die zu verbuchenden Elemente an. In der Klammer wird die Anzahl der Elemente angegeben, welche einen Wert ungleich Null aufweisen. Um ein Verbuchungslauf einfacher identifizieren zu können, für den Fall einer zukünftigen Rückverbuchung, können Sie eine Bezeichnung dazu erfassen.

 

  • Klicken Sie auf <Verbuchen>. Die Zahlen in den Klammern werden nun auf Null gesetzt. Gibt es Fehler, werden diese angezeigt. Der häufigste Fehler ist wohl, dass man vergessen hat, die Abschreibungen für ein oder mehrere Objekte zu berechnen.

Die Buchungen sind nun im Journal sichtbar, z.B. der Zukauf des neuen Pfluges, mit der dazugehörigen Abschreibung und der Verkauf des alten Pfluges:

Bemerkung: Im Verkaufsjahr eines Objektes werden keine Abschreibungen berechnet. Im Konto 85xx wird der Buchwert und der Verkaufspreis gebucht, die Differenz ergibt den Verkaufsgewinn oder –verlust.

Falls nötig, kann ein Verbuchungslauf rückgängig gemacht werden. Dafür wählen Sie das Register <Rückgängigverbuchen> im Fenster <Verbuchen> und wählen den entsprechenden Lauf aus.

Es ist ebenfalls möglich, nur ein einziges Objekt zu verbuchen oder das Verbuchen rückgängig zu machen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen den entsprechenden Punkt aus der Liste. Diese Funktion ist praktisch bei Korrekturen oder bei Tests.

1.3.15 Kontrollliste der Abschreibungen und der Bewegungen

  • Klicken Sie auf das Druckersymbol auf der Anlagenliste oder wählen im Menü <Buchhaltung> den Druckbericht <Anlagen> aus:
  • Wählen Sie das Dokument <Abschreibungen des Geschäftsjahres> aus. Bei der Sortierung wird üblich <Objektcode> ausgewählt und nach Bilanzkonten gruppiert (Häkchen bei <Pro Konto zusammenfassen> setzten).

Sie können die vollständig abgeschriebenen Objekte einschliessen, sowie die Details zu den Investitionen im Buchungstext anzeigen lassen.

1.4 Erfassen von vordefinierten periodischen Buchungen für den Abschluss und die Verteilung von Kostenstellen

Man unterscheidet zwei Typen von Abschlussbuchungen, neben den Inventarbuchungen:

  • Buchungen der Finanzbuchhaltung

Diese können aber auch die Kostenstellen beeinflussen, z.B. Privatanteil der allgemeinen Betriebskosten. Diese Buchungen werden mit Vorteil im Register <Buchhaltung> unter <Vordefinierte Buchungen> erfasst.

Keinen Betrag erfassen, wenn dieser von Jahr zu Jahr ändert. Der Betrag kann später beim erzeugen der periodisch wiederkehrenden Buchungen erfasst werden (Unter <Buchhaltung> <Aktionen> <Spezialbuchungen> <Die periodisch wiederkehrenden Buchungen erzeugen>).

Bemerkung: wenn die richtige Kostenstelle schon dem Konto zugeordnet ist, muss sie hier nicht erfasst werden.

Mit ankreuzen der Option <Periodische Buchung>, wird das Register <Periodizität> aktiv geschaltet. Die wiederkehrende Buchung wird automatisch für dieselbe Periode des nächsten Jahres vorgeschlagen.

  • Ausschliessliche Verteilung zwischen den Kostenstellen
    z.B. Verteilung der Düngerkosten. Diese Vorgaben sind im Register <Buchhaltung> unter <Verteilschlüssel> zu erfassen. Auf den Knopf <Neu> klicken, um ein neues Schema zu erfassen. Der folgende Dialog erscheint, als Beispiel wählen wir eine Düngerverteilung:

  • Name: erfassen Sie eine Bezeichnung für die Verteilung
  • Kostenstellenkonto: erfassen oder wählen Sie die zu verteilende Kostenstelle
  • Finanzkonten: wählen Sie das oder die zu berücksichtigenden Finanzkonten. Mit einem rechten Mausklick kann eine Mehrfachauswahl von Finanzkonten definiert werden.
  • Total zu verteilen: erfassen Sie gesamte Einheiten für das gewählte Konto, auch wenn nicht alles verteilt wird.

Klicken Sie auf <Neu> , um die erste Empfängerkostenstelle zu erfassen (z. B.66.6 % oder 8‘000 kg für den Weizen):

Fügen Sie nun den Anteil für die folgende Kostenstelle hinzu. Vorgeschlagen wird der Restsaldo. Sie können den Betrag oder die Prozentzahl ändern.

Eine unvollständige Verteilung ist möglich. Speichern Sie die ganze Verteilung mit <OK>.

Um die Verteilung(en) auszuführen, klicken Sie unter <Verteilschlüssel> auf <Aktionen>. Sie können nun entweder nur die gewählte oder alle Verteilungen ausführen.

Hier kann man auch Verteilungen rückgängig machen

Die Verteilung macht nicht neue Buchungen, sondern erstellt einen Verteilschlüssel in den <Buchungen> der betroffenen Konten und in den Kostenstellen (im Register Kostenstellenbuchungen).

In unserem Beispiel haben wir einen Anfangsbestand von Dünger verteilt. Wenn man eine markierte Zeile öffnen will erscheint folgende Meldung: „Wenn Sie diese Buchung verändern, werden die mit Verteilschlüsseln erzeugte Buchungen der Kostenrechnung gelöscht. Möchten Sie sie ändern?“

  • Wenn Sie <Ja> antworten, werden die Verteilungen in dieser Buchung gelöscht. Das ist eigentlichzu vermeiden. Wenn eine Änderung nötig ist, sollte der Verteilschlüssel angepasst und die Verteilung wiederholt werden.
  • Wenn Sie <Nein> antworten, wird die Buchung im „Ansicht Modus“ geöffnet. Beispiel: In der Anzeige der Kostenstelle stellt man fest, dass die Kosten zugeteilt worden sind.

1.5 Kontrolle und Korrektur der Konten der Finanzbuchhaltung und der Kostenstellen, Abfragen von Daten aus andern Rechnungsjahren

1.5.1 Kontrolle der Konten der Finanzbuchhaltung

  • Führen Sie die in Kapitel 1.2 beschriebenen Schritte aus.
  • Um Buchungen zu finden, sollten die Funktionen <Suchen > und <Filtern> ausreichend sein.

1.5.2 Kontrolle der Kostenstellen

Die Kostenstellen können im Menü <Buchhaltung> <Kostenstelleplan> oder auf Drucklisten kontrolliert werden.

Mehrere Listen sind auch unter <Berichte> <Kostenstelle> verfügbar:

  • Für die Kontrolle der Verbuchung wählen Sie die Liste <Kostenstellen: Auszug sortiert nach Buchungskonto> aus.
  • Für eine umfassendere Kontrolle wählen Sie <Kostenstelle: Salden pro Buchhaltungskonto, mit Zwischensummen pro Klasse> aus.
  • Für eine Kontrolle, ob die Buchungen richtig den Kostenstellen zugewiesen wurden, wählen Sie den Bericht <Kostenstelle: zusammengefasste Zuordnungen> mit der Selektion der Kostenstellezuordnung <Différences>.

Die angezeigten Buchungen haben eine Differenz mit der Verteilung in der Kostenstelle.

  • Weitere Listen und Auswertungen werden vom A‐TWIN.Datapool zur Verfügung gestellt, wie z.B. eine Liste der Kostenstellen mit Divisoren (siehe “Anleitung Benützung vom A‐TWIN.Datapool“).

1.5.3 Daten aus anderen Rechnungsjahren

Währendem Sie im aktuellen Buchungsjahr arbeiten, können Sie in einem weiteren Fenster Daten aus einem vorangehenden oder folgenden Rechnungsjahr ansehen.

  • Im Fenster „Buchungen“ klicken Sie auf <Aktionen> und wählen <Anderes Geschäftsjahr….> (ist nur aktiv, wenn ein anderes Geschäftsjahr existiert).

  • Im neuen Fenster kann das entsprechende Geschäftsjahr oben links ausgewählt werden. Alle Filter‐und Suchfunktionen sind ebenfalls verfügbar. So könne 2 Geschäftsjahre effizient undschnell verglichen werden. Selbstverständlich können im neuen Fenster keine Änderungen vorgenommen werden.

1.6 Geldflussrechnung

1.6.1 Allgemeines, Konzept

Das Programm erlaubt, verschiedene Fonds zu definieren und verschiedene Darstellungen zu wählen.

Die Arbeitsgruppe „Methodik“ hat entschieden, folgende zwei Fonds zu definieren:

  • der Fonds „Netto‐flüssige Mittel“ gemäss SwissGAAP FER 4 (Einnahmen – Ausgaben)
  • der Fonds „Nettomonetäres Umlaufvermögen“ (NMUV), brauchbar für die Planung (Verkäufe – Zukäufe)

Sie hat ebenfalls entschieden, diese Fonds nach der direkten Methode darzustellen.

Die Definition der beiden Fonds, sowie die Berichte des Fonds „Netto‐flüssige Mittel“ wurden mit dem Programm geliefert. Diese Berichte müssen noch unter <Tabelle Finanzfluss><Aktionen><Importieren> importiert werden. Die aktuelle Datei „A‐twin.biz_financial_flows.xml“ befindet sich auf www.agro‐twin.ch (siehe Kapitel 1.9 Abschluss Dokument). Die ZIP‐Datei muss auf dem PC zwischengespeichert und entzipt werden, damit diese ins WinBIZ Agro importiert werden kann.

Der Bericht des Fonds „Nettomonetäres Umlaufvermögen“, welcher sich in der Landwirtschaft ziemlich vom übrigen Gewerbe unterscheidet, wurde nicht im Programm integriert. Dieser wird durch den A­TWIN.Datapool realisiert. Somit kann verhindert werden, dass es verschiedene Versionen des Hauptprogramms gibt.

1.6.2 Ausdruck Geldflussrechnung

Um den Geldfluss zu drucken, klicken Sie bei den Berichten im Menü <Buchhaltung> auf <Tabellen Finanzfluss> und wählen den Bericht <Veränderung Netto‐flüssige Mittel (D1)> aus.

Möchten Sie alle Buchungen anzeigen, können Sie das Häkchen bei <Detail der Buchungen> setzen.

1.7 Erfassung der zusätzliche Angaben des Mandanten

Unter <Datei> <Eigenschaften> finden Sie die verschiedenen Angaben zum Mandanten, wovon einige bereits beim Erstellen erfasst worden sind.

  • Auf dem ersten Register finden Sie zuunterst ein Link <Treuhand>, um die Treuhandsituation abbilden zu können.

  • Im Register <Treuhand> können die Angaben zur Treuhandstelle erfasst werden. Diese Angaben werden auf dem Deckblatt des Abschlusses verwendet.

Im Register <Einstellungen> kann der Pfad für das Logo angegeben werden.

  • Im Register <Zusätze> werden wichtige Angaben zum Steuerabschluss und für die Lieferung der Daten an den A‐TWIN.Datapool erfasst. Im Feld <Auswertungsvereinbarung> wird man auf dieAgroTwin Homepage verwiesen, wo man in einer Übersichtstabelle Kundenauswertungen auswählen kann (Diese Auswahl ist nur eine Hilfe für die Treuhandstelle, einen Einfluss aufs Programm WinBIZ Agro und deren Auswertung hat sie nicht).

  • Andere nicht monätere Daten müssen im A‐TWIN.eInventar oder im AGRO‐TECH erfasst werden.

1.8 Einstellungen beim Buchhaltungsabschluss und Kontoplan

1.8.1 Totalisierungskonto

Mit den Totalisierungskonto ist es möglich, irgendwo ein Total auf dem Kontoplan einzufügen.

Bei den vordefinierten Kontoplänen sind die Totalisierungskonti bereits eingefügt, damit entsprechen Sie dem Standard.

Sie können dies überprüfen beim Kontoplan des Mandanten.

  • Öffnen Sie den Kontoplan
  • Das erste Totalisierungskonto ist nach der Klasse 4 definiert worden.

Sollte das Totalisierungskonto nicht definiert sein, können Sie es ergänzen mit dem Pfeil neben dem Symbol “Neu“

Definieren Sie die Felder unten:

Als Standard für die Definition wurde der KMU Kontoplan 2013 genommen.

1.8.2 Saldierung der Privatkonten

Beim Jahresübertrag mit dem Assistenten unter <Datei> <Neues Geschäftsjahr>, werden die Bilanzkontensaldi auf das Folgejahr übertragen.

  • Die Saldierung der Privatkonten und des Erfolges kann nicht im laufenden Geschäftsjahr gemacht werden, wenn die Saldi noch in der Schlussbilanz ersichtlich sein sollen. Diese werden im Folgejahr saldiert.
  • Die Saldierung im Folgejahr wird auf dem Konto definiert. Bei den Kontoplanvorlagen ist dies bereits vordefiniert.
  • Sie können das auf dem Kontoplan überprüfen. Das erste Konto mit der Abschlusseinstellung ist 281x, im Register <Abschluss>

Das Überweisungskonto ist meisten das 2800 Eigenkapital, ausser bei den Gemeinschaften. Beim Geschäftsjahr ist der Eintrag <Nächstes Geschäftsjahr> anzuwählen.Der Buchungstext ist frei definierbar, zurzeit ist der Text <Überweisung an Kapital> definiert. Die Saldierung der Privatkonti und des Erfolges muss so wie oben eingestellt sein.

1.9 Druck des Abschlussdossiers

Die verschiedenen Listen, welche zu einem Abschluss gehören, können alle miteinander ausgedruckt werden Im Menü <Buchhaltung> im Bereich <Berichte> unter <Abschlussdokumente> können die nötigen Listen ausgewählt werden.

Es können auch Listen aus anderen Programmen integriert werden, wie z.B. PDF‐Dokumente der Treuhandstelle, Inventare die im A‐TWIN.eInventar erfasst wurden oder Auswertungen aus dem A­TWIN.Datapool.

Es können mehrere Druckdossiers als Vorlagen abgespeichert werden, zum Beispiel ein Exemplar für die Kontrolle, eins für die Steuererklärung, ein Dossier für die Treuhandstelle usw.

Im Register <Auswahl>:

Anwählbox: Dokument drucken oder nicht
Pfeile: Dokument nach unten oder oben verschieben
Neu : Dokumente zufügen

  • PDF: Dokument über den Explorer‐Pfad zufügen oder das Dokument direkt ins Auswahlfenster verschieben (drop‐down).
  • Datapool: sichtbare Dokumente die zugefügt werden sollen auswählen (siehe auch Anleitung Datapool)
  • A‐TWIN.eInventar: Listen auswählen, die zugefügt werden sollen. Wichtig: der Installationspfad von A‐TWIN.eInventar und der Datenpfad von A‐TWIN.Cash müssen erfasst und aktiviert werden. Diesen finden Sie unter WinBIZ Agro <Extras> <Einstellungen> Anwendungen <Zusätze>

Mit dem Blitz im Fenster <Abschlussdokumente> können selektierte Dokumente bearbeitet werden oder mit der rechten Maustaste auf dem gewünschten Dokument.

Ansicht: Ausgewählte Berichte werden angezeigt. Berichte aus dem A‐TWIN.eInventar und A­TWIN.Datapool werden als PDF angezeigt.
Ausdrucken: Alle angewählten Berichte werden als PDF angezeigt, diese müssen dann noch gedruckt werden.
Senden: Alle angewählten Berichte werden zu einem PDF zusammengefügt und können als E‐Mail oder als Datei gespeichert werden.
Öffnen: Öffnen des angewählten Berichtes, um die Auswahl und die Einstellungen anzupassen.
Löschen: Löscht den ausgewählten Bericht (nur aktiv, bei nicht WinBIZ Agro Berichten)
Vorlagen: Es können Vorlagen gespeichert, ausgewählt und bearbeitet <Verwaltung der Modelle> werden.

Auch können hier Vorlagen von einem anderen Mandat importiert werden. Mit dieser praktischen Funktion werden die in den importierten Vorlagen enthaltenen Grundeinstellungen mitimportiert, sofern dieselben auch beim aktuellen Mandaten vorhanden sind (z.B. die Auswahl im eInventar wie periodische Abgrenzungen, Waren, Tiere usw.).

Im Register <Einstellung>:

  • Vordefinierte Einstellung von den Felder <Periode> und <von – bis> so belassen.
  • Zugangspunkt
  • Einstellungen <Die Nummer anstelle des Ordnernamens ausdrucken>: Diese Option muss aktiviert werden, wenn Dokumente von A‐TWIN.Datapool im Abschlussdokument enthalten sind. Der Grund dafür ist, weil der Datapool nur die Nummer des Mandanten erkennt.

Die benötigten Einstellungen zum A‐TWIN.Datapool sind in einem separaten Dokument <Anleitung für die Benutzung des A‐TWIN.Datapool> erläutert.

1.9.1 Dateiname definieren

Der Dateiname kann fest definiert werden, unter <Extras> <Einstellungen> im Register <Mitteilung> unter <Format>.

Präfix: Erscheint vor dem Dokumentname.
Suffix: Erscheint nach dem Dokumentname.
Ein Feld einfügen: Erscheint Auswahl von <Ordner Nr.>, <Ordner Name> und <Geschäftsjahr>.

Hinweis: zur besserer Ansicht fügen sind noch ein Zeichen “_“ vor den Suffix, dazwischen und auch am Schluss des Präfix. Sie können auch ein anderes Zeichen verwenden.

Muster des Dateinamens: 14000_Abschluss_Muster Fritz_2013

1.10 Jahresabschluss mit Eröffnen des neuen Geschäftsjahres mit Saldovortrag und Sperren des bisherigen Jahres

Die letzte Etappe in den Abschlussarbeiten ist der Jahresabschluss selbst. Dieser Schritt kann bei Bedarf wiederholt werden.

Im Menu <Datei> <Neues Geschäftsjahr> auswählen, danach führt Sie ein Assistent durch die verschiedenen Schritte.

Klicken Sie auf <Weiter> und dann auf <Prüfen>

Wenn die Überprüfung positiv verlaufen ist, klicken Sie auf <Weiter>. Beim ersten Abschluss müssen Sie die Konten erfassen, damit das Programm die Abschlussbuchungen buchen kann.

Achtung: Beim alten Kontoplan war das Bilanzkonto für den Jahresgewinn/Jahresverlust 2991, beim neuen Kontoplan 2013 ist das Bilanzkonto 2999. Somit muss bei einer Umstellung vom alten auf den neuen Kontenplan die Kontennummer geändert werden.

In der nächsten Etappe können Sie angeben, ob das aktuelle Jahr gesperrt werden soll (es kann auch erst bei einem weiteren Durchgang gesperrt werden). Man kann auch definieren, ob das Folgejahr eröffnet werden soll, ob die Abschlussbuchungen gebucht werden sollen (eigentlich immer) und ob die Buchungen, die dem Journal „Rückgängig zu machen“ zugeordnet sind (Inventare Umlaufvermögen) ausgebucht werden sollen, per angegebenem Datum.

Die nächste Etappe erscheint nur, wenn bereits das Folgejahr eröffnet ist. Hier kann im Detail entschieden werden, was alles nochmals ins nächste Jahr übertragen werden soll.

Die letzte Etappe fasst die zur Erledigung gewählten Schritte zusammen und mit <Beenden> wird diese ausgeführt.

Wird in der dritten Etappe die Option <Buchungsjahr sperren> gewählt, wird danach unter <Datei> <Öffnen> im Fenster <Buchungsordner> der Status <Offen> auf <Abgeschlossen> gesetzt.

Wenn Sie die Bilanz und das Resultat drucken, werden Sie feststellen, dass das Resultat des Geschäftsjahres verbucht worden ist. Auch die im Kontenplan definierten Saldoumbuchungen der Privatkonten wurden in der Bilanz verbucht.

2 A‐TWIN.eInventar

2.1 Verwendung und Positionierung gegenüber AGRO‐TECH.

A‐TWIN.eInventar erlaubt es, auf komfortable Art die Inventare des Umlaufvermögens zu erfassen, sowie die wichtigsten nichtmonetären Daten, die für den Steuerabschluss notwendig sind und die für die Betriebszweigauswertung von A‐TWIN.Datapool gebraucht werden.

A‐TWIN.eInventar ist eine minimale Ergänzung von WinBIZ Agro für die landwirtschaftliche Buchhaltung. AGRO‐TECH befriedigt viel weitergehende Bedürfnisse wie z.B. die Datenlieferung an die Zentrale Auswertung, die technisch‐ökonomische Betriebsführung oder die Nachweispflicht und kann auch verwendet werden für die Erfassung der nichtmonetären Daten.

2.2 Übernahme der Inventare aus AGRO‐TWIN und Verbindung mit A‐TWIN.Cash

Falls der Mandant mit AGRO‐TWIN Rechnungswesen geführt wird, ist es möglich die Inventare in A­TWIN.eInventar zu übernehmen. Das vereinfacht die Ersterfassung. Diese Übernahme wird durch A‐TWIN.Cash gemacht, gleichzeitig mit der Übernahme des Kontenplans und den sonstigen Einstellungen vom Mandant AGRO‐TWIN.

A‐TWIN.Cash öffnen (eventuell geöffneten Mandanten im AGRO‐TWIN schliessen).

Im Menü <Datei> <Importieren…> öffnet der Importassistent. Wählen Sie die Datenbank des AGRO‐TWIN Mandanten aus (ATWDB.MDB).

In der nächsten Etappe sicherstellen, dass die Option „Inventare und Betriebsdaten“ ausgewählt ist.

Wählen Sie eine bestehende Cash‐Datenbank aus (ACHTUNG, sie darf noch nicht auf den neuen Kontenplan migriert worden sein!) oder geben Sie den Namen einer neuen Datenbank an, die dann erstellt wird.

Die letzte Etappe fasst die auszuführenden Schritte zusammen. Klicken Sie auf <Fertigstellen>.

  • Die Cash‐Datenbank wird ergänzt oder erstellt und ist bereit für die Verwendung durch A‐TWIN.eInventar. ACHTUNG: Wenn der Mandant bei der Treuhandstelle mit WinBIZ Agro geführt wird, muss jetzt der Kontenplan migriert werden, bevor weitergefahren werden kann!
  • Klicken Sie auf das Icon von eInventar. Sie werden feststellen dass die ganze geschichtliche Entwicklung importiert worden ist. Jetzt können Sie die Endinventare des laufenden Geschäftsjahres erfassen oder die Datenbank dem Kunden zum Erfassen zusenden.

2.3 Erfassung der nichtmonetären Daten (Betriebsdaten)

Bemerkung: diese Funktion ist nicht verfügbar für Mandanten, deren Kontenplan nicht migriert worden ist (AGRO‐TWIN Mandanten). Nach dem Import der Inventare muss der Kontenplan im A‐TWIN.Cash migriert werden (Menü „Datei“ >Migrieren… dann ein geeignetes Umkontierungsschema wählen).

Öffnen von A‐TWIN.eInventar mit dem betroffenen Mandanten. Die Betriebsdaten werden im Treeview in jedem Geschäftsjahr hinzugefügt. Sie bestehen aus 4 Formularen:

Allgemeine Angaben:

Grundstücke:

Bodennutzung:

Divisoren:

  • Die aktivierten Kostenstellen werden angezeigt.
  • Um die Flächen und Erträge aus der Bodennutzung zu übernehmen, klicken Sie auf <Flächen und Naturalerträge aus Bodennutzung übernehmen> unten im Bildschirm.
  • Andere Divisoren können erfasst werden, indem auf der Zeile doppelgeklickt oder mit Enter betätigt wird.
  • Im Formular das sich öffnet, können drei Divisoren je Kostenstelle definiert werden. Wählen Sie den Divisorentyp, geben Sie die Anzahl Einheiten und die Einheit an. Wird ein Divisorentyp ausgewählt, für den bereits im eInventar Werte erfasst wurden, werden diese automatisch vorgeschlagen.

Drucken:

Menü <Datei> <Drucken>. Der Ausdruck enthält die Inventare und die erfassten Betriebsdaten des gewählten Geschäftsjahres.

Übertrag aufs Folgejahr:

Menü „Inventar“ >Übertrag aufs Folgejahr.Die Gesamtheit der Daten (Inventare und Betriebsdaten) wird verarbeitet. Der Übertrag kann nur gemachtwerden, wenn wenigstens ein Betrag im Inventar erfasst worden ist. Der Übertrag kann nicht wiederholt werden. Sollte es dennoch nötig sein, muss zuerst das neue Geschäftsjahr gelöscht werden.

2.4 Export der Inventarbuchungen nach A‐TWIN.Biz.

Die Exportfunktion in A‐TWIN.Cash enthält auch eine Funktion für den Export der Inventare.

  • A‐TWIN.eInventar beenden und A‐TWIN.Cash starten.
  • Menü <Datei> <Exportieren> auf <Laufwerk (Stick)…> oder <via E‐Mail senden…>, dann öffnet sich der Assistent:

 

  • Buchungen und Inventarexport in zwei Schritten durchführen, damit bei einer späteren Inventarkorrektur nur das Inventar erneut ins WinBIZ Agro exportiert werden kann (In WinBIZ Agro muss in diesem Fall der vorgängige Import <Rückgängig> verbucht werden. Wurden in diesem Fall die Buchungen und das Inventar zusammen importiert, muss das Ganze rückgängig verbucht werden und die evtl. bereits korrigierten Buchungen in WinBIZ Agro wurden vergebens gemacht).
    • Zuerst Buchungen exportieren (Hacken von <Inventar> entfernen) und die exportierten Buchungen als exportierte Buchungen markieren lassen (blau), damit diese nicht erneut exportiert werden.
    • Export nochmals durchführen, dieses Mal mit Inventar (mit dem zweiten Export eine Minute warten, damit der vordere Export nicht überschrieben wird).
  • In der folgenden Etappe überprüfen, ob die richtige Periode für den Export gewählt ist.

 

  • Im dritten Schritt werden Pfad und Name der Zieldatei angezeigt, welche erstellt werden soll. Für den Export nach WinBIZ Agro ist das Format CSV richtig (und nicht MDB wie für AGRO‐TWIN).

 

 

  • Der letzte Schritt zeigt eine Zusammenfassung der gewählten Optionen an. Die Anzahl Buchungen und Inventarzeilen wird angezeigt. Klicken Sie auf <Fertigstellen>.

Standardmässig wird die Datei im Verzeichnis des Cash‐Mandanten angelegt. Ein Lieferschein wird angezeigt und kann gedruckt oder Exportiert werden.

  • Die erstellte Datei muss im WinBIZ Agroübers Menü <Extras> <Importieren, Exportieren> <A­TWIN> im Register <Import> importiert werden.

    Es muss nur die zu importierende Datei ausgewählt werden, alle anderen Einstellungen können übernommen werden.

  • Beim anwählen von <Starten> werden die Inventarbuchungen und die Cash‐Buchungen importiert. Die Inventarbuchungen am Jahresende werden im Journal mit dem Typ <Rückgängig zu machen> versehen, somit werden diese beim Jahresübertrag automatisch rückgebucht (Analog wie im AGRO­TWIN über den Inventarassistenten).

2.5 Variante Datentransfer, wenn Kunde mit A‐TWIN.eInventar arbeitet

Arbeitet der Kunde neben dem A‐TWIN.Cash Buchhaltungsprogramm mit dem A‐TWIN.eInventar, empfiehlt sich folgender Ablauf, damit die von der Treuhandstelle korrigierten Werte, wieder dem Kunden zurückgegeben werden können:

  • Der Kunde muss eine „Sicherung“ aus dem A‐TWIN.Cash erstellen (nicht den Export), somit wird auch das eInventar mit der gleichen Datei gesichert.
  • Die Treuhandstelle holt die Kundensicherung vom A‐TWIN.Cash zurück.
  • Die Daten im A‐TWIN.eInventar werden kontrolliert und falls nötig ergänzt oder korrigiert. Die Inventardaten können danach an den A‐TWIN.Datapool gesendet werden (<Extras> <Daten an Datapool übermitteln>).
  • Im A‐TWIN.Cash den Export machen und anschliessend die Daten im WinBIZ Agro importieren
  • Wenn alle Ergänzungen und Korrekturen gemacht worden sind, wird die Sicherung dem Kunden zugestellt.
  • Der Kunde muss dann einen Import von der erhaltenen Datensicherung machen und das Inventar wird dann auch gerade mitaktualisiert (Nicht die Sicherung zurückladen, sonst gehen die vom Kunden in der Zwischenzeit erfassten Daten verloren! Dieses würde auch die Zahlungen übers A­TWIN.eBanking betreffen).

Beim Importieren kann nur eine mdb‐Datei ausgewählt werden, nicht die ZIP‐Datei. Somit muss die gesicherte A‐TWIN.Cash‐ZIP‐Datei zuerst entzipt werden.

Hinweis: Bei dieser Gelegenheit könnte auch der Kontoplan vom Kunden aktualisiert werden. Dieser muss vom WinBIZ Agrozuerst exportiert und dann im A‐TWIN.Cash importiert werden.

3 A‐TWIN.Datapool

Der ganze Ablauf und die Einstellungen zum Senden der Daten an A‐TWIN.Datapool oder das Empfangen sind in der Anleitung <Anleitung für die Benutzung des Datapools> ersichtlich.