1 Datenflüsse
Mit A-TWIN.CashFarmdata befinden sich die Inventardaten in einer zentralen Datenbank. Dadurch kann WinBIZ nicht mehr direkt auf diese Daten zugreifen. Um die Verfügbarkeit der Daten da zu gewährleisten wo sie verwendet werden, ist es notwendig die Inventarbuchungen und die Betriebsdaten über den A-TWIN.Datapool fliessen zu lassen. Diese Daten können sowohl in CashFarmdata wie auch in WinBIZ gedruckt werden. Sie werden in Form von Datapool-Reports erzeugt. Die Grafik zeigt wie die Daten zwischen den Applikationen fliessen. In Rot die Datenflüsse die neu für die Nutzung von CashFarmdata entwickelt wurden.
2 Einstellungen zur Verwendung des Exports in den A-TWIN.Datapool und zum Drucken der Inventarlisten
Benutzereinstellungen
Um die Daten an den A-TWIN.Datapool zu übertragen, muss der Benutzer über die Verbindungsdaten zum Server verfügen. Die Login Daten können bei AGRO-TWIN AG mit dem entsprechenden Formular angefordert werden. https://www.agro-twin.ch/de-ch/dokumente.aspx unter Mitarbeitende Treuhandstellen/Datapool/Bestellformulare.
Die Login Daten werden in den Benutzereinstellungen der Rolle Datenerfassung und Buchhalter registriert.
Benutzername und Passwort erfassen, und OK drücken.
Mandanteneinstellungen
Die notwendigen Parameter für die Interaktionen zwischen CashFarmdata und AGRO-TECH werden im Datapool-Register der Mandanteneinstellungen eingetragen. Zudem werden einige Informationen für zukünftige Funktio-nen im Zusammenhang mit den Datenflüssen gespeichert.
Die Betriebsdaten können entsprechend ausgewählt werden:
- Allgemeine Betriebsdaten
- Grundstücke
- Bodennutzung
- Tierregister
- Divisoren
Unter „Pfad AgroTech“ wird der Pfad zur entsprechenden AGRO-TECH Datei hinterlegt. Diese Information wird durch OneKlick genutzt.
Unter „Pfad WinBiz“ wird der Pfad zum WinBiz Mandanten hinterlegt. Diese Information wird automatisch gespeichert wenn die Funktion „Grundlagen aus WinBiz übernehmen“ durchgeführt wird. Im Pfad kann das Jahr des zuletzt importierten Kontenplans entnommen werden. Auch diese Information wird in OneClick genutzt.
3 Daten in den A-TWIN.Datapool senden
Die Daten von CashFarmdata werden über das Menü „Exportieren in den Datapool“ übermittelt.
NEU: Im Rahmen der Übermittlung an den Datapool werden die Daten, die aus AGRO-TECH stammen, nicht wieder von CashFarmdata an den Datapool zurückgegeben.
Hinweis: In der A-TWIN.Cash 2.0 Umgebung werden die Treuhandstellennummer und die Mandantennummer automatisch aus dem aktiven Mandanten übernommen. Somit müssen diese beiden Felder in den Allgemeinen Betriebsdaten nicht mehr erfasst werden.
4 Inventarlisten Drucken
Alle Inventarlisten werden aus den in den A-TWIN.Datapool gesendeten Daten in Form von Reports generiert. Es werden keine Daten direkt aus der A-TWIN.Cash 2.0 Datenbank gedruckt.
Nachfolgend die Liste der verfügbaren Reports:
Bezeichnung (Description) | Dokument (Name) | Ordner/Dossier |
Finanzkonten / Liste comptes financiers | Report350 | /Inventar |
Forderungen Verbindlichkeiten / Créances et dettes | Report351 | /Inventar |
Vorräte / Marchandises | Report352 | /Inventar |
Tiere / Animaux | Report353 | /Inventar |
Interne Lieferungen / Livraisons internes | Report354 | /Inventar |
EL Finanzkonten / LS comptes financiers | Report360 | /Inventar |
EL Forderungen, Verb. / LS créances, dettes | Report361 | /Inventar |
EL Vorräte / LS marchandises | Report362 | /Inventar |
EL Tiere / LS animaux | Report363 | /Inventar |
EL Interne Lieferungen / LS livraisons internes | Report364 | /Inventar |
Betriebsdaten Farmdata / Données générales Farmdata | Report370 | /Inventar |
EL = Erfassungsliste / LS = Liste de saisie |
Die Inventarlisten können entweder direkt aus Farmdata oder aus WinBIZ, aus dem Menü Abschlussdokumente, gedruckt werden:
- Drucken der Inventarlisten aus CashFarmdata
Betriebsdaten werden in einem einzigen Report zusammengefasst. Die Divisoren werden einbezogen, wenn der Mandant an der Kostenrechnung teilnimmt.
Die Finanzkonten, Forderungen/Verbindlichkeiten, Vorräte, Tiere und interne Lieferungen können einzeln ausge-druckt werden.
- Drucken der Inventarlisten aus WinBiz
Inventarlisten und Betriebsdaten können über die entsprechende Funktion in die Abschlussdokumente integriert werden.
Hinweis: Der Report 310 Betriebsdaten ist die einseitige Zusammenfassung der Allgemeinen Daten, Betriebs-fläche je Gemeinde, Bodennutzung und Tiere zur Integration in die Abschlussdokumente. Dieser Bericht liegt in Hoch- und Querformat vor.
Der Report wird unabhängig davon zusammengestellt, ob die Betriebsdaten in AGRO-TECH, in A-TWIN.eInventar oder in CashFarmdata erfasst wurden.
Wichtig ist wie bis anhin die Reihenfolge der Datenlieferung an den A-TWIN.Datapool:
1. WinBiz -> 2. AGRO-TECH -> 3. A-TWIN.eInventar oder CashFarmdata
Erfassungsinventar
Das Erfassungsinventar wird im jeweiligen Buchhaltungsjahr gedruckt (z.B. Endinventar 2020, muss im Buch-haltungsjahr 2020 gedruckt werden!). Um die Vorjahreswerte im Erfassungsinventar anzeigen zu können, müs-sen folgende Schritte vorher ausgeführt werden, da das Endinventar ein Datapoolbericht ist:
- Das entsprechende Buchhaltungsjahr in den verwendeten Agro-Twin Programmen (Cash, Winbiz, AgroTech, etc.) muss eröffnet sein.
- Die Jahresüberträge, falls nötig, müssen ausgeführt worden sein, damit Anfangswerte im entsprechenden Buchhaltungsjahr vorhanden sind.
- Die Daten vom aktuellen Buchhaltungsjahr müssen an den Datapool gesendet werden (entweder manuell oder mit One Click).
5 Daten aus AGRO-TECH (ab AGRO-TECH Version 3.4.424)
Erkennung des Vorhandenseins von AGRO-TECH Daten
AGRO-TECH Daten wurden noch nie in den Mandanten importiert
Beim erstmaligen Start von CashFarmdata mit Rolle Buchhalter (ProfiUser) oder Datenerfassung (Simp-leUser) erkennt das Programm ob zuvor für das aktuelle Jahr aus AGRO-TECH Daten in das A-TWIN.Datapool exportiert wurden. Wenn dies der Fall ist, und in den Mandanteneinstellungen noch keine AGRO-TECH Option eingestellt ist, erscheint folgender Dialog:
Der Dialog erscheint nur ein einziges Mal pro Mandant, wird keine Option gewählt, oder auf Abbrechen geklickt, müssen die Optionen manuell in den Mandanteneinstellungen eingestellt werden.
Nach Bestätigung des Dialoges:
- werden die ausgewählten Daten in CashFarmdata importiert. Diese Daten haben in der Folge in Cash-Farmdata den Status schreibgeschützt, ihre Bearbeitung ist nur in AGRO-TECH möglich.
- wird die Auswahl in den Mandantenparameter gespeichert (siehe Kapitel 1.2). Diese Einstellung wird beim nächsten Start von CashFarmdata übernommen und kann jederzeit angepasst werden.
- Sind noch keine Inventardaten im aktuellen Jahr vorhanden, kommt dieser Dialog in der Reihenfolge nach dem Hinweis das Inventar aus dem Vorjahr zu übernehmen.
AGRO-TECH Daten wurden bereits einmal in CashFarmdata importiert
Die im Mandant gespeicherten Parameter werden berücksichtigt.
Beim Starten von CashFarmdata überprüft das Programm ob sich aktuellere Daten aus AGRO-TECH im A-TWIN.Datapool befinden, auf Grund des Einlieferungsdatums (Datum:Zeit).
Sind neuere AGRO-TECH Daten vorhanden. werden sie automatisch in CashFarmdata importiert.
Manueller Datenimport
Mit der Funktion Inventar/Importieren aus AGRO-TECH können sie jederzeit diese Daten in CashFarm-data aktualisieren. Damit ist gedacht, CashFarmdata nicht verlassen zu müssen, um die Daten zu aktuali-sieren, wenn der Benutzer zwischen AGRO-TECH und CashFarmdata wechselt.
A-TWIN.Cash 2.0 Pfad in AGRO-TECH
Bei gemeinsamer Nutzung von AGRO-TECH und CashFarmdata muss neu, da es die A-TWIN.Cash 2.0 Datei, die früher genutzt wurde nicht mehr gibt, eine Datei aus der AGRO Export Funktion von WinBIZ zu A-TWIN.Cash 2.0 erstellt werden.
Diese Datei wird mit dem Namen AtwinBizExport(Mandantennummer) erstellt und beinhaltet die notwendigen Tabellen mit den Sach- und Kostenkonten.
6 Sperren von Daten in CashFarmdata
Sperren der Daten durch den Kunden (ClientUser)
Wenn der Kunde, der die Inventardaten selbst eingibt diese fertig erfasst hat, steht ihm das Menü „Farmdata fertig erfasst“ zur Verfügung.
Diese Funktion muss er noch bestätigen:
Danach kann er die Daten in CashFarmdata nicht mehr bearbeiten.
Hinweise:
- Aktuell muss der Kunde diesen Status dem Buchhalter noch selber mitteilen.
- Wenn der Kunde die Daten irrtümlicher Weise gesperrt hat muss er den Buchhalter kontak-tieren.
- Mit der Funktion „CashFarmdata für Mandant wieder freigeben“ können die Daten wieder entsperrt werden.
Daten sperren durch den Buchhalter (ProfiUser)
Dem Buchhalter (ProfiUser) stehen zwei Optionen zur Verfügung:
CashFarmdata für Mandant sperren: Wird diese Funktion ausgeführt kann der Kunde (Client-User) keine Daten mehr bearbeiten, nur noch einsehen. Dadurch kann der Buchhalter sicherstellen, dass der Kunde nicht in seine Abschlussarbeit eingreifen kann.
CashFarmdata abschliessen: Diese Funktion wird ausgeführt wenn alle Abschlussarbeiten fertig sind.
Die Daten in CashFarmdata werden für alle Benutzer gesperrt. Es ist nicht mehr möglich Daten zu bearbeiten, neue Daten zu erfassen, Daten aus dem AGRO-TECH zu Importieren oder Daten in den Datapool zu exportieren. Die Funktion OneClick wird auch ausgeblendet.
Die Funktion, welche die Daten wieder freigibt, befindet unter dem Menü Sperren / „Farmdata für Treuhand-büro freigeben“.
7 OneClick
Die OneClick Funktion wurde entwickelt, um die Abschlussarbeit effizienter zu gestalten. In ihrer integralen Form gestartet überträgt sie die Inventarbuchungen nach WinBIZ und exportiert alle Daten in den A-TWIN.Datapool aus den Programmen, die zur Durchführung des Buchhaltungsabschlusses verwendet werden. Dies geschieht automa-tisch und in der richtigen Reihenfolge.
Die bereits genutzten Einzelfunktionen wie sie in WinBIZ, AGRO-TECH, A-TWIN.eInventar und CashFarmdata implementiert sind, können wie bis anhin genutzt werden.
Der Befehl für die OneClick Funktion befindet sich in CashFarmdata an zwei Stellen:
A. Im Modul Client, unter dem Menü Exportieren
Wird OneClick an dieser Stelle gestartet, erscheint ein Dialog in dem gewählt werden kann, welche Elemente der Funktion ausgeführt werden sollen. Dies kann in Fällen sinnvoll sein, in denen es darum geht einen Fehler in einem der Programme zu erkennen.
Der Übertrag der Inventarbuchungen in WinBIZ wird einem separaten Kapitel beschrieben.
Aktuell wird für den Export von AGRO-TECH Daten in den A-TWIN.Datapool noch der Transmitter ge-nutzt. Dieser Export wurde noch nicht auf die neue Technologie WEB API migriert, wie sie für den Export von WinBIZ und CashFarmdata umgesetzt wurde.
Die AGRO-TECH Dateien (atedb.mdb) enthalten verlinkte Tabellen aus atShared, beim Export in den Datapool wird darauf zurückgegriffen. Daher die Notwendigkeit den Datenpfad zu dieser Tabelle zu kennen.
In den Treuhandstelleneinstellungen kann der Standard Datenpfad bestimmt werden, insbesondere wenn sich in einer Terminal Server Umgebung die Programmdaten nicht auf dem Laufwerk C:\ befinden. Die Einstellung kann durch einen OfficeAdmin-User eingetragen werden, in folgender Maske:
Die Option zur Wahl des Datenpfades ist auch im OneClick Dialog verfügbar, um auf die Datei in einer abweichenden Umgebung zuzugreifen.
B. Im Modul CashFarmdata, ebenfalls unter dem Menü Exportieren:
An dieser Stelle wird die Funktion ohne weitere Bestätigung durch den Benutzer durchgeführt.
Die Reihenfolge ist in beiden Modulen CashClient und CashFarmdata, dieselbe:
- Inventarbuchungen in WinBIZ übertragen, so sind diese Buchungen bereits in WinBIZ, wenn der Export gemacht wird.
- WinBIZ Export in den Datapool.
- AGRO-TECH Export in den Datapool.
- CashFarmdata Export in den Datapool.
Am Ende der Datentransfers erhalten sie eine detaillierte Meldung zurück:
WICHTIG: Die Funktion „Farmdata abschliessen“ blendet das Menü OneClick aus.
Verteilungen der Inventarwerte via Verteilschlüssel:
Wird in WinBIZ mit Verteilschlüsseln gearbeitet, muss im Moment wie folgt mit OneClick gearbeitet werden:
1. Aus dem Modul CashClient können die Daten via Exportieren OneClick in WinBiz übertragen werden, indem NUR die Übermittlung an WinBiz gestartet wird:
2. Die Verteilung via Verteilschlüssel muss manuell aus WinBIZ angestossen werden:
3. Die Übermittlung muss anschliessend manuell in WinBIZ an den Datapool getätigt werden
4. Übermittlung via OneClick aus dem Modul Client: Unter Exportieren OneClick kann dann die erneute Übermittlung der „Inventare ins WinBiz übermitteln“ und „WinBiz in den Datapool über-mitteln“ ausgeschlossen werden:
8 Inventarbuchungen in WinBIZ übermitteln
Die bereits genutzten Einzelfunktionen, wie sie in CashFarmdata und WinBIZ implemen-tiert sind, können weiterhin einzeln genutzt werden.
In CashFarmdata: Inventare Exportieren für WinBiz Version 9 / In WinBiz: Extras – Importieren – AGRO.
Inventarbuchungen in WinBiz übermitteln kann als Einzelfunktion aufgerufen werden, Menü Exportiren in Cash-Farmdata:
Zudem ist dieser Export in die Funktion OneClick integriert.
Diese Funktion führt die oben erwähnten Funktionen, die einzeln in A-TWIN.Cash und WinBiz gestartet werden müssen, mit einem einzigen Klick aus.
Die Inventarbuchungen aus A-TWIN.CashFarmdata werden durch folgende vier Merkmale ge-zeichnet:
A. Datum: 31.12.
B. Journal: Rückgängig zu machen.
C. Belegnummer wird mit dem Präfix F- ergänzt.
D. Buchung gesperrt.
Ablauf der Übermittlung:
A. Bestehende Inventarbuchungen löschen.
Gelöscht werden alle Buchungen die den vier Merkmalen entsprechen, inklusiv den entsprechenden Kos-tenstellenbuchungen.
Manuel erfasste Inventarbuchungen, sowie Inventarbuchungen aus einem früheren Import einer *.csv Datei werden nicht gelöscht. Ein Import der über die Importfunktion von WinBiz durchgeführt wurde muss auch in der Tabelle Verlauf Importe gelöscht werden.
B. Direktes schreiben der Inventarbuchungen in die Tabellen von WinBiz
Zu den oben erwähnten Merkmalen werden zusätzlich im Buchungstext der Vorräte und Tiere werden Menge, Einheit und Preis je Einheit eingetragen.
C. Besonderheit für die Praxis in einigen Treuhandstellen -Private Abgrenzungen
In den Treuhandstelleneinstellungen kann eingestellt werden wie die Umbuchung stattfinden soll. Dies kann durch den OfficeAdmin-User eingestellt werden:
Mit der Einstellung „Default“ werden die Inventarbuchungen ohne Umbuchung in WinBiz übertragen, die zwei anderen Optionen bewirken:
Private Abgrenzung auf 2818: Sämtliche private Abgrenzungen werden auf das Konto 2818 in WinBiz gebucht.
Soll-Konto immer 2818: Das Soll-Konto wird in WinBiz immer auf 2818 gestellt (dabei wird das aktuelle Soll-Konto ins Haben-Konto geschrieben).